Документы и Печать · 10 мин
Как отправить чек по электронной почте из 1С
Пошаговая инструкция: как отправить электронный чек покупателю по email из 1С. Настройка учётной записи, отправка из кассы и документов, типичные ошибки.
Отправка электронного чека на email покупателя — обязательная часть работы с онлайн-кассой по 54-ФЗ, если клиент запросил чек в электронном виде. В 1С это можно сделать несколькими способами: автоматически при пробитии чека ККТ, вручную из документа продажи или через отправку PDF-файла печатной формы. Выбор зависит от конфигурации (УТ, Розница, КА, ERP), подключенной кассы и настроек учётной записи электронной почты.
Главное условие — в программе должна быть корректно настроена системная учётная запись электронной почты, через которую 1С отправляет письма. Без неё ни автоматическая, ни ручная отправка работать не будет. Второе условие — адрес покупателя нужно указать до пробития чека, иначе касса напечатает бумажный чек, а электронный придётся отправлять отдельно.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: настройка почты, отправка чека из РМК, отправка из документа «Реализация товаров и услуг», а также вариант с сохранением чека в PDF и ручной отправкой. В конце — типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Что нужно настроить перед отправкой чека
Базовое требование — работающая учётная запись электронной почты в 1С. Откройте раздел Администрирование → Органайзер → Настройки электронной почты (в некоторых конфигурациях путь: НСИ и администрирование → Настройка интеграции). Убедитесь, что установлен флажок «Ведется учет электронной почты» и создана системная учётная запись с параметрами SMTP вашего почтового сервиса.
Если используется онлайн-касса, проверьте, что в настройках подключения ККТ указан способ передачи электронного чека: отправка через ОФД (оператор фискальных данных) или напрямую из 1С. При отправке через ОФД чек уходит покупателю с серверов оператора, и настройка почты в 1С для этого сценария не обязательна. При отправке из 1С письмо формирует сама программа.
Настройка учётной записи электронной почты
Откройте Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты и создайте новую запись. Укажите адрес отправителя, имя (оно будет видно получателю), а также параметры сервера исходящей почты: адрес SMTP-сервера, порт и тип шифрования (SSL/TLS). Точные параметры возьмите в справке вашего почтового сервиса — они различаются у разных провайдеров.
После заполнения нажмите «Проверить настройки» — 1С отправит тестовое письмо. Если проверка прошла успешно, учётная запись готова к работе. Отметьте её как используемую для отправки (флажок «Использовать для отправки»), иначе программа не сможет формировать исходящие письма.
Если проверка завершилась ошибкой, чаще всего причины такие: неверный пароль (нужен пароль приложения), закрыт порт на корпоративном файрволе, либо почтовый сервис блокирует вход из сторонних программ. В последнем случае включите в настройках ящика разрешение на доступ по SMTP.
- 1Откройте Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты
- 2Создайте учётную запись: адрес, имя отправителя, SMTP-сервер, порт, шифрование
- 3Укажите пароль приложения вместо основного пароля ящика
- 4Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь тестового письма
- 5Убедитесь, что запись отмечена для использования при отправке
Отправка чека при пробитии в РМК
В конфигурациях «Розница», «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой» рабочее место кассира (РМК) позволяет указать email или телефон покупателя непосредственно перед оплатой. Нажмите кнопку ввода данных покупателя (обычно «Email/телефон» или аналогичная на экране оплаты), введите адрес и выберите вариант «Электронный чек» вместо печатного или в дополнение к нему.
После оплаты фискальный регистратор передаёт данные в ОФД, и оператор отправляет чек покупателю на указанный адрес. В самой 1С письмо при этом не формируется — отправкой занимается ОФД. Статус отправки можно посмотреть в личном кабинете оператора фискальных данных по номеру фискального документа.
Обратите внимание: адрес нужно ввести до закрытия чека. Если чек уже пробит без указания email, передать его в ОФД задним числом из РМК нельзя — используйте ручную отправку чека или печатной формы, описанную ниже.
Как проверить результат
Чек передан, адрес покупателя указан, статус «отправлен»
Чек есть, но электронная отправка не выполнялась — email не был указан при пробитии
Письмо пришло в течение нескольких минут, вложение открывается
Письмо в очереди исходящих с ошибкой или попало в спам
Отправка чека из документа продажи
Если продажа оформлена документом «Реализация товаров и услуг» или «Чек ККМ», откройте документ и найдите команду отправки по электронной почте — кнопка с конвертом в панели инструментов или пункт «Отправить по электронной почте» в меню «Ещё». 1С сформирует выбранную печатную форму (товарный чек, УПД, накладную) и прикрепит её к письму в формате PDF или MXL.
В форме письма укажите адрес получателя — если в карточке контрагента заполнен email, программа подставит его автоматически. Проверьте тему и текст письма, при необходимости отредактируйте, и нажмите «Отправить». Письмо попадёт в папку исходящих, а после успешной отправки — в отправленные.
Этот способ подходит, когда покупателю нужен не фискальный чек, а подтверждающий документ: товарная накладная, счёт, УПД. Для фискального чека корректнее использовать отправку через ОФД — именно электронный чек от оператора имеет юридическое значение по 54-ФЗ.
Ручная отправка чека в PDF
Запасной вариант — сохранить чек или печатную форму в файл и отправить его обычным письмом. Откройте печатную форму документа, нажмите «Файл → Сохранить» (или значок сохранения) и выберите формат PDF. Затем прикрепите файл к письму в почтовом клиенте или в форме письма 1С.
Также многие ОФД и драйверы касс позволяют получить изображение чека по ссылке. В карточке фискального чека в 1С (раздел с чеками ККМ) часто доступна команда «Показать чек» или ссылка на чек в системе ОФД — её можно скопировать и отправить покупателю текстом. Это удобно, когда клиент просит чек повторно спустя время.
Сравнение способов отправки
Подходит для фискальных чеков при указании email до пробития; юридически корректно, но требует ввода адреса кассиром в момент оплаты
Подходит для печатных форм (накладная, УПД, товарный чек); требует настроенной учётной записи почты в 1С
Универсальный запасной вариант; медленнее и требует ручных действий при каждой отправке
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — письма формируются, но не уходят: они зависают в исходящих с ошибкой аутентификации. Причина почти всегда в пароле: для сервисов с двухфакторной защитой нужен пароль приложения, а не основной пароль ящика. Вторая причина — почтовый сервис заблокировал «небезопасные приложения», и доступ по SMTP нужно явно разрешить в настройках ящика.
Другая ситуация — покупатель не получил электронный чек, хотя адрес вводили. Проверьте в личном кабинете ОФД, был ли адрес передан вместе с чеком: если кассир указал email после закрытия чека или в неподдерживаемом поле, данные в ОФД не уйдут. Также попросите покупателя проверить папку «Спам» — письма от ОФД туда попадают нередко.
Если 1С выдаёт ошибку «Не настроена учётная запись для отправки», проверьте два момента: включён ли учёт почты в настройках органайзера и стоит ли у учётной записи признак использования для отправки. У пользователя также должны быть права на работу с электронной почтой.
Ограничения и безопасные границы работы
Отправка чека напрямую из 1С (не через ОФД) не заменяет фискальную отправку: если покупатель запросил электронный чек при расчёте, обязанность продавца — передать данные через кассу и ОФД. PDF из 1С подойдёт как дубликат или подтверждение сделки, но не как исполнение требования закона о передаче электронного чека.
Не изменяйте настройки фискального регистратора и параметры подключения к ОФД без понимания последствий: ошибка в адресе сервера ОФД приведёт к накоплению непереданных чеков, а при длительном перерыве касса может заблокироваться. Такие настройки лучше менять с участием специалиста, обслуживающего кассовую технику.
Частые вопросы
Можно ли отправить чек на email после того, как он пробит?
Через ОФД — нет, адрес передаётся только в момент пробития. Но вы можете найти чек в личном кабинете ОФД по номеру, скопировать ссылку на него и отправить покупателю письмом, либо сохранить печатную форму из 1С в PDF и отправить как дубликат.
Почему письма из 1С попадают в спам у получателей?
Чаще всего из-за отсутствия у домена отправителя записей SPF, DKIM и DMARC или из-за массовых рассылок с корпоративного ящика. Настройку этих записей выполняет администратор домена или почтового хостинга. Как временная мера — просите получателей добавить адрес отправителя в контакты.
Нужна ли отдельная настройка почты в каждой базе 1С?
Да, учётные записи электронной почты хранятся в конкретной информационной базе. Если у вас несколько баз (например, по разным организациям), системную учётную запись нужно создать и проверить в каждой из них.
Чем электронный чек от ОФД отличается от PDF из 1С?
Чек от ОФД — это фискальный документ с подписью, сформированный на основании данных кассы; он подтверждает расчёт по 54-ФЗ. PDF печатной формы из 1С — это внутренний документ (накладная, товарный чек), который не содержит фискальных реквизитов и не заменяет кассовый чек.
Кассир не видит кнопку ввода email в РМК. Что делать?
Проверьте, что в настройках РМК включён показ поля для email/телефона покупателя, а в параметрах подключения ККТ разрешена передача электронного чека. В некоторых конфигурациях видимость кнопки зависит от прав пользователя и настроек рабочего места кассира.
Что важно запомнить
Настройте системную учётную запись почты с паролем приложения и проверьте её тестовым письмом. Фискальный чек отправляется через ОФД при указании email до пробития; печатные формы и дубликаты — кнопкой «Отправить по электронной почте» из документа или вручную через PDF. Проверяйте статус отправки в личном кабинете ОФД и папку исходящих в 1С.