Документы и Печать · 8 мин
Как отправить чек на почту из 1С
Как отправить чек на электронную почту покупателя из 1С: настройка учётной записи, отправка из РМК и документов, типичные ошибки и их решение.
Отправка электронного чека на почту покупателя — стандартная операция при работе с онлайн-кассой из 1С. По закону о применении ККТ продавец обязан выдать чек, и при расчётах в интернет-магазине или по желанию клиента чек отправляется в электронном виде: на e-mail или по SMS. В программах 1С это реализовано штатно: достаточно настроить учётную запись электронной почты и указать адрес покупателя в чеке.
Механизм работает одинаково в большинстве современных конфигураций — «Розница», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «1С:ERP». Отличия касаются только расположения команд в интерфейсе. Ниже разобраны настройка почтовой учётной записи, отправка чека из рабочего места кассира и из документов, а также типичные проблемы.
Что потребуется перед настройкой
Для отправки электронных чеков нужны три условия: подключённая и зарегистрированная в ФНС онлайн-касса, настроенное подключение кассы к 1С через драйвер и действующая почтовая учётная запись, с которой будут уходить письма. Если касса уже пробивает бумажные чеки, первые два пункта обычно выполнены.
Почтовый ящик лучше завести отдельный — служебный, например на корпоративном домене или в публичном почтовом сервисе. Учтите, что многие почтовые сервисы требуют для внешних программ не обычный пароль, а отдельный «пароль приложения», который создаётся в настройках безопасности ящика. Без этого подключение из 1С будет отклоняться даже при верном логине и пароле.
Настройка учётной записи электронной почты
Откройте раздел «Администрирование» и перейдите по ссылке «Органайзер» или «Обмен электронными письмами» — название зависит от конфигурации. Включите опцию использования электронной почты, затем создайте новую учётную запись.
В форме учётной записи укажите адрес отправителя, имя (оно будет видно получателю), а также параметры серверов входящей и исходящей почты. Для отправки чеков достаточно корректно настроить SMTP-сервер: адрес сервера, порт, тип шифрования (SSL/TLS) и пароль или пароль приложения. Эти параметры берутся из справки вашего почтового сервиса.
После заполнения нажмите «Проверить настройки» или аналогичную команду. Программа попытается подключиться к серверу и отправить тестовое письмо. Если проверка прошла успешно — учётная запись готова к использованию.
- 1Откройте Администрирование → Органайзер (Обмен электронными письмами)
- 2Включите использование электронной почты и создайте учётную запись
- 3Укажите адрес, имя отправителя и параметры SMTP-сервера
- 4Введите пароль приложения, если сервис его требует
- 5Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешного теста
Отправка чека из рабочего места кассира
В рабочем месте кассира (РМК) конфигураций «Розница» и «Управление торговлей» адрес покупателя указывается при пробитии чека. Наберите товары, нажмите кнопку оплаты, затем найдите поле или кнопку «Телефон или e-mail» — обычно она расположена рядом с выбором способа оплаты.
Введите адрес электронной почты покупателя и выберите вариант доставки «Электронная почта». Если покупатель просит и бумажный, и электронный чек, укажите оба варианта — закон этого не запрещает. После оплаты чек фискализируется, а данные для отправки передаются автоматически.
Если покупатель — контрагент из справочника с заполненным e-mail, программа может подставить адрес автоматически при выборе покупателя в чеке. Это удобно при работе с постоянными клиентами: кассиру не нужно вводить адрес вручную и рисковать ошибиться в символах.
Отправка и повторная отправка из документов
Чек можно отправить не только в момент пробития. Все фискальные операции хранятся в журнале «Фискальные операции» (раздел продаж или настройки оборудования). Найдите нужный чек по номеру, дате или сумме, откройте его и воспользуйтесь командой отправки — письмо уйдёт на указанный адрес.
Повторная отправка выручает в типовых ситуациях: покупатель ошибся в адресе, письмо попало в спам, в момент пробития не было связи с интернетом. В документах «Чек ККМ» и «Отчёт о розничных продажах» также доступна печатная форма чека, которую можно отправить по почте через стандартную команду «Отправить по электронной почте» из меню печати.
Перед отправкой повторного чека уточните у покупателя точный адрес и попросите проверить папку «Спам». Письма с вложениями от незнакомых служебных адресов почтовые сервисы часто фильтруют автоматически, хотя сама отправка прошла успешно.
Что именно получит покупатель
Содержимое письма зависит от способа отправки. При отправке через ОФД покупатель получает письмо от оператора со ссылкой на чек и его реквизитами: номером ФД, ФП, датой, суммой и перечнем товаров. При отправке из 1С вложением обычно идёт печатная форма чека в формате PDF или текст письма с реквизитами.
Юридическую силу имеет фискальный чек, данные которого переданы в налоговую через ОФД. Покупатель всегда может проверить подлинность чека через приложение ФНС по QR-коду или реквизитам. Поэтому даже если письмо из 1С выглядит просто, главное — чтобы чек был корректно фискализирован.
Как проверить результат
Чек пробит, данные переданы в ОФД
Чек не фискализирован или висит в очереди отправки
Письмо пришло, реквизиты чека читаемы, QR-код сканируется
Письма нет во «Входящих» и в «Спаме»
Чек находится по QR-коду или реквизитам
Чек не находится — проблема с передачей данных в ОФД
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — письма не уходят из-за неверных настроек SMTP. Проверьте порт и тип шифрования: для большинства сервисов используется порт 465 с SSL или 587 с STARTTLS. Если почтовый сервис включил двухфакторную аутентификацию, обычный пароль не сработает — создайте пароль приложения.
Вторая группа ошибок связана с самим чеком. Если чек не фискализировался из-за обрыва связи, отправлять покупателю нечего — сначала восстановите соединение с ОФД и дождитесь передачи данных. Если адрес покупателя введён с опечаткой, исправить его в уже пробитом чеке нельзя: отправьте чек повторно на правильный адрес из журнала фискальных операций.
Частые вопросы
Можно ли отправить чек на почту, если он был пробит вчера?
Да. Откройте журнал фискальных операций, найдите чек по дате, номеру или сумме и воспользуйтесь командой отправки на e-mail. Срок хранения фискальных данных в программе и у ОФД это позволяет.
Почему письмо не приходит, хотя в 1С ошибок нет?
Чаще всего письмо попадает в «Спам» у получателя или блокируется почтовым сервисом из-за частых массовых отправок. Проверьте папку «Спам», убедитесь, что адрес введён без опечаток, и посмотрите журнал почты в 1С — там видны ошибки доставки.
Нужен ли отдельный почтовый ящик для чеков?
Формально нет, но практически удобно: служебный ящик не смешивается с личной перепиской, проще контролировать отправки и не страдает основная почта, если сервис временно ограничит отправку из-за объёма писем.
Чем отправка чека отличается от отправки через ОФД?
ОФД отправляет официальный электронный чек со ссылкой на сервис проверки — это требование закона о ККТ при безналичных расчётах с дистанционной передачей чека. Письмо из 1С — дополнительный канал с печатной формой или реквизитами. В идеале работают оба механизма.
Можно ли отправить чек по SMS вместо почты?
Да, в РМК при указании контакта покупателя выбирается вариант доставки: телефон или e-mail. SMS с реквизитами чека отправляет оператор фискальных данных — убедитесь, что услуга подключена в вашем договоре с ОФД.
Покупатель просит исправить адрес в уже пробитом чеке. Что делать?
Отредактировать данные фискализированного чека невозможно — это защита от подделки. Откройте чек в журнале фискальных операций и выполните повторную отправку на правильный адрес. Сам чек при этом не изменится, изменится только получатель письма.
Что важно запомнить
Отправка чека на почту из 1С сводится к трём шагам: настройте SMTP-учётную запись и проверьте её тестовым письмом, укажите e-mail покупателя при пробитии чека в РМК, а при необходимости используйте повторную отправку из журнала фискальных операций. Следите, чтобы чек реально передавался в ОФД — только тогда он имеет юридическую силу.