Документы и Печать · 10 мин
Как отправить чек из 1С на электронную почту
Как отправить электронный чек из 1С на почту покупателя: настройка учётной записи, отправка из РМК и документа, типичные ошибки и проверка результата.
Отправка электронного чека на почту покупателя — обязательный сценарий при расчётах без выдачи бумажного чека и удобная опция при обычной розничной продаже. В конфигурациях 1С (Розница, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, УНФ) это реализовано через механизм фискализации: программа передаёт данные чека на ККТ, а дальше чек уходит покупателю либо напрямую с кассы, либо через оператора фискальных данных (ОФД), либо письмом с вложением из самой 1С.
Путь отправки зависит от того, какая касса подключена и как настроена учётная запись электронной почты в программе. Частая ситуация: кассир пробивает чек, вводит e-mail покупателя, а письмо не приходит — причина почти всегда в не настроенной системной учётной записи или в том, что чек ушёл через ОФД, а покупатель ждёт письмо от магазина.
Ниже разобраны основные способы отправки, настройка почты, порядок действий кассира и типичные ошибки. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на управляемых формах; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии.
Какие способы отправки чека существуют в 1С
Прежде чем настраивать, важно понять, каким путём чек может попасть к покупателю. От этого зависит, где искать проблему, если письмо не приходит.
Первый способ — отправка через ОФД. Касса передаёт фискальные данные оператору, и именно ОФД отправляет электронный чек на адрес или телефон, который кассир указал при пробитии. В этом случае 1С сама письмо не формирует: она лишь передаёт адрес покупателя в составе данных чека.
Второй способ — отправка письма из 1С с вложением. Программа формирует PDF или текстовое представление чека и отправляет его через настроенную учётную запись электронной почты. Этот вариант используется для документов «Чек ККМ», «Отчёт о розничных продажах» и при отправке из карточки документа кнопкой «Отправить».
Сравнение вариантов
Работает автоматически при пробитии, не требует настройки почты в 1С. Ограничение: письмо приходит от имени ОФД, а не магазина, и его вид зависит от оператора.
Требует настроенной системной учётной записи почты. Подходит для повторной отправки и отправки чеков за прошлые периоды, но зависит от работоспособности почтового сервера.
Указывается номер телефона вместо адреса, отправку выполняет ОФД или касса. Ограничение: у части ОФД SMS — платная услуга.
Настройка учётной записи электронной почты
Если планируется отправка писем непосредственно из 1С, первым шагом настраивается системная учётная запись. Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» (в некоторых конфигурациях — «Настройка почты» или «Учётные записи электронной почты») и включите возможность отправки писем.
Создайте новую учётную запись и заполните параметры SMTP-сервера: адрес сервера, порт, тип шифрования (SSL/TLS), логин и пароль. Для популярных почтовых сервисов часто требуется не обычный пароль, а отдельный пароль приложения, который создаётся в настройках безопасности почтового ящика.
После заполнения параметров обязательно выполните проверку: в форме учётной записи есть кнопка «Проверить настройки» или отправка тестового письма. Если проверка завершилась ошибкой, чек покупателю тоже не уйдёт — сначала добейтесь успешной отправки тестового сообщения.
- 1Откройте Администрирование → Органайзер → Учётные записи электронной почты
- 2Создайте запись и укажите адрес отправителя и отображаемое имя
- 3Введите параметры SMTP: сервер, порт, шифрование, логин и пароль приложения
- 4Нажмите «Проверить настройки» и добейтесь успешного теста
- 5Установите признак использования записи для системных писем, если такой флаг есть в конфигурации
Отправка чека при пробитии в РМК
В рабочем месте кассира (РМК) конфигураций Розница и УНФ отправка электронного чека выполняется на этапе оплаты. После добавления товаров и выбора способа оплаты кассир нажимает кнопку указания контакта покупателя — обычно это отдельная кнопка «Электронный чек», «Отправить чек» или поле рядом с итогом.
В открывшемся окне кассир вводит e-mail покупателя (или номер телефона, если чек отправляется по SMS) и подтверждает ввод. После пробития чека адрес передаётся в составе фискальных данных, и отправку выполняет касса или ОФД.
Важно: адрес нужно вводить до закрытия чека. После фискализации добавить контакт в этот чек уже нельзя — останется только повторная отправка из документа, если она предусмотрена конфигурацией и настройками ОФД.
Если кнопки отправки нет в РМК
Отсутствие кнопки обычно означает, что в настройках РМК или кассы ККТ не включена функция отправки электронных чеков. Проверьте настройки подключаемого оборудования: в карточке кассы ККТ должен быть включён признак отправки электронных чеков, а в настройках РМК — соответствующая кнопка в раскладке.
Повторная отправка чека из документа
Если покупатель не получил письмо или попросил продублировать чек позже, откройте документ «Чек ККМ» в журнале чеков (раздел «Продажи» или «Розничные продажи»). В форме документа доступна команда «Отправить» или «Отправить электронный чек» — в зависимости от конфигурации она находится в меню «Ещё» или на панели команд.
При повторной отправке программа использует либо контакт, сохранённый в чеке, либо предложит ввести адрес заново. Письмо уходит через настроенную учётную запись 1С либо запрос на повторную отправку передаётся в ОФД — уточните в личном кабинете оператора, поддерживается ли такая функция по вашему договору.
Учтите, что повторная отправка не создаёт новый фискальный документ: покупатель получает копию того же чека с тем же фискальным признаком. Это безопасно и не влияет на отчётность.
Проверка результата и типичные ошибки
Признак успешной отправки через ОФД — чек пробит без ошибок, а в личном кабинете оператора у документа отображается статус «отправлен покупателю». При отправке из 1С признак успеха — отсутствие ошибок в журнале и наличие письма в папке «Отправленные» почтового ящика, указанного в учётной записи.
Если письмо не пришло, проверяйте по цепочке: настройки почты (тестовое письмо), корректность адреса покупателя, папку «Спам» у получателя, статус чека в кабинете ОФД. Чаще всего виноваты опечатка в адресе или пароль приложения, который перестал действовать после смены пароля ящика.
Как проверить результат
Проверка настроек завершается успешно, письмо приходит на указанный адрес
Ошибка аутентификации или тайм-аут — проверяйте пароль приложения и параметры SMTP
У чека отмечена отправка на e-mail покупателя
Чек есть, но отправки нет — адрес не был передан при пробитии
Письмо во входящих, чек открывается и содержит корректные данные
Письмо в спаме — добавьте отправителя в белый список или проверьте репутацию ящика
Ограничения и дополнительные возможности
Формат электронного чека определяется не 1С, а фискальными требованиями и ОФД: программа не может произвольно менять состав реквизитов. Если нужен красивый брендированный чек, это настраивается на стороне оператора, если он предоставляет такую услугу.
Для массовой или автоматической отправки (например, чеков по безналичным оплатам из документов «Операция по платёжной карте») используется тот же механизм: контакт покупателя берётся из карточки контрагента, если он заполнен. Полезно заранее вести актуальные e-mail в справочнике контрагентов — тогда адрес подставляется автоматически.
Если стандартных возможностей не хватает — например, нужно отправлять чек вместе с актом или гарантийным талоном одним письмом — это решается доработкой конфигурации или внешней обработкой. Такую задачу стоит поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить механизм фискализации.
Что важно запомнить
Настройте системную учётную запись почты и проверьте её тестовым письмом. Адрес покупателя вводите до закрытия чека. Помните, что отправку может выполнять ОФД, а не сама 1С. При проблемах проверяйте цепочку: почта → адрес → спам → статус в ОФД.
Частые вопросы
Покупатель не получил чек, хотя адрес вводили. Что делать?
Сначала проверьте статус чека в личном кабинете ОФД — там видно, была ли отправка. Затем убедитесь, что адрес введён без опечаток, и попросите покупателя проверить папку «Спам». Если отправка не выполнялась, сделайте повторную отправку из документа «Чек ККМ».
Можно ли отправить чек на несколько адресов сразу?
Штатно при пробитии указывается один контакт — e-mail или телефон. Для отправки на несколько адресов используйте повторную отправку из документа, вводя адреса по очереди, либо перешлите полученное письмо средствами почты.
Нужна ли подпись согласия покупателя на отправку чека?
Отправка электронного чека на адрес, который покупатель сообщил для этой цели, является исполнением требования законодательства о ККТ и обычно не требует отдельного письменного согласия. Однако использовать этот адрес для рекламных рассылок без согласия нельзя.
Почему тестовое письмо из 1С не отправляется?
Наиболее частые причины: используется обычный пароль вместо пароля приложения, неверный порт или тип шифрования SMTP, блокировка со стороны почтового сервиса или антивируса. Откройте текст ошибки в журнале — в нём обычно указан код ответа почтового сервера.
Можно ли отправить чек за прошлый месяц?
Да, если документ «Чек ККМ» сохранён в базе. Откройте его и выполните команду отправки — покупатель получит копию чека с исходным фискальным признаком. Новый фискальный документ при этом не создаётся, поэтому на отчётность это не влияет.
Чем отличается отправка чека через ОФД от письма из 1С?
При отправке через ОФД письмо формирует и отправляет оператор от своего имени, а 1С лишь передаёт адрес в составе фискальных данных. Письмо из 1С отправляется с вашего корпоративного ящика и может содержать вложение, но требует настроенной учётной записи почты.