Как отправить акт в 1С: способы и пошаговые инструкции

Отправка акта выполненных работ (оказанных услуг) из 1С возможна несколькими способами: через встроенный обмен электронными документами (ЭДО), выгрузкой файла в PDF с последующей отправкой по электронной почте, либо печатью бумажного экземпляра. Выбор зависит от того, подключен ли у вас сервис 1С-ЭДО и требует ли контрагент подписанный электронный документ.

Самый быстрый и юридически значимый способ — отправка через ЭДО: документ подписывается электронной подписью прямо в программе и доставляется контрагенту за минуты. Если ЭДО не настроен, акт выгружается в PDF и отправляется обычным письмом, а подписание происходит на бумаге. Ниже разобраны все варианты с точными действиями.

Инструкции актуальны для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Комплексная автоматизация / Управление торговлей. Названия кнопок в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика та же.

Проверьте документ перед отправкой

Прежде чем отправлять акт, убедитесь, что сам документ корректен: ошибки в реквизитах приведут к отказу контрагента подписывать документ и к проблемам при выверке взаиморасчетов. Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и найдите нужный документ.

Проверьте дату и номер документа, организацию-продавца, контрагента и договор. Суммы, количество и наименования работ или услуг должны совпадать с условиями договора и счетом, если он выставлялся. Особое внимание уделите ставке НДС и итоговой сумме — именно по ним контрагент чаще всего находит расхождения.

Убедитесь, что документ проведен (в списке он не должен быть помечен крестиком или отображаться серым). Непроведенный документ нельзя отправить по ЭДО, а его печатная форма может формироваться с ошибками.

Контрольные точки

Как проверить документ перед отправкой

Статус документа

Норма

Документ проведен, доступны команды печати и ЭДО

Тревожный признак

Документ не проведен или помечен на удаление

Реквизиты сторон

Норма

ИНН, КПП и наименования совпадают с договором

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты контрагента или организации

Суммы и НДС

Норма

Итоги совпадают со счетом и договором

Тревожный признак

Расхождения в копейках или неверная ставка НДС

Отправка акта через ЭДО (1С-ЭДО)

Если в программе настроен обмен электронными документами и с контрагентом действует соглашение об ЭДО, отправка занимает меньше минуты. Это основной рекомендуемый способ, поскольку электронный акт, подписанный квалифицированной электронной подписью, имеет юридическую силу без бумажного дубликата.

Пошаговая отправка

Откройте проведенный документ реализации. На командной панели нажмите кнопку «ЭДО» и выберите команду отправки (в разных версиях она может называться «Отправить электронный документ» или формироваться автоматически при проведении). Программа сформирует универсальный передаточный документ (УПД) или акт в формате, согласованном с контрагентом.

Далее документ нужно подписать электронной подписью: программа предложит выбрать сертификат и ввести пароль, если он не сохранен. После подписания документ уходит оператору ЭДО, и его статус можно отслеживать в разделе «ЭДО» → «Текущие дела ЭДО» или по гиперссылке статуса в самом документе.

1. 1
   Откройте проведенный документ «Реализация (акты, накладные)»
2. 2
   Нажмите «ЭДО» → «Отправить» и проверьте сформированный электронный документ
3. 3
   Подпишите документ сертификатом электронной подписи
4. 4
   Дождитесь статуса «Доставлен контрагенту» в текущих делах ЭДО
5. 5
   Убедитесь, что контрагент подписал ответную часть — статус «Завершен»

Если контрагент не подключается к ЭДО

Отправка по ЭДО возможна только если у контрагента тоже подключен обмен электронными документами (любой оператор с роумингом). Проверить это можно в карточке контрагента или в настройках ЭДО: программа подскажет, участвует ли организация в обмене. Если контрагент не подключен, отправьте приглашение к ЭДО из раздела настроек обмена либо используйте отправку по email.

Отправка акта по электронной почте в PDF

Когда ЭДО не настроен, стандартный рабочий вариант — выгрузить акт в PDF и отправить письмом. Такой файл удобен контрагенту для ознакомления, но помните: подписанный скан или PDF без электронной подписи не всегда заменяет бумажный оригинал — уточните требования контрагента и условия договора.

Откройте документ, нажмите «Печать» и выберите форму «Акт об оказании услуг» (или «Акт выполненных работ» — название зависит от конфигурации). В открывшейся печатной форме нажмите кнопку «Сохранить» и выберите формат PDF, либо сразу используйте команду «Отправить по электронной почте» — программа сама сформирует файл и вложит его в письмо.

Для отправки прямо из 1С должна быть настроена учетная запись электронной почты: «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройка электронной почты». Если почта не настроена, сохраните PDF на диск и отправьте через обычный почтовый клиент.

Печать и отправка бумажного акта

Бумажный акт остается обязательным, если договор прямо требует обмена оригиналами или контрагент не работает с электронными документами. В документе реализации нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг» и отправьте форму на принтер. Стандартно печатают два экземпляра — по одному для каждой стороны.

Подпишите акты у руководителя или уполномоченного лица и поставьте печать, если организация ее использует. Отправить документы можно курьером или почтой заказным письмом с описью вложения — опись подтвердит факт отправки именно этого акта при возможном споре.

Как проверить, что акт дошел и принят

При отправке по ЭДО контроль встроен в программу: в документе отображается гиперссылка со статусом. Нормальная цепочка состояний — «Отправлен», «Доставлен контрагенту», «Завершен» (после подписания ответной части). Если статус долго висит на «Ожидается подписание контрагентом», напомните получателю — документ у него в очереди на подпись.

При отправке по email признаком доставки служит ответ контрагента или уведомление о прочтении. Обязательно зафиксируйте дату отправки и адресата — эти сведения понадобятся при сверке взаиморасчетов и в спорах о сроках закрытия документов.

Что делать, если акт нужно исправить после отправки

Если ошибка обнаружена до подписания контрагентом, по ЭДО отправьте исправленный документ: откройте реализацию, скорректируйте данные и сформируйте новый электронный документ на замену. В программе для этого предусмотрены команды исправления и аннулирования в меню «ЭДО».

Если контрагент уже подписал акт, простое редактирование недопустимо: оформляется исправительный документ (исправление реализации с новым актом) либо корректировка реализации. Аннулирование электронного документа требует согласия обеих сторон — инициируйте его через меню «ЭДО» → «Аннулировать» и дождитесь подтверждения контрагента.

Частые вопросы

Можно ли отправить акт из 1С, если ЭДО не подключен?

Да. Сформируйте печатную форму акта, сохраните ее в PDF и отправьте по электронной почте, а подписанный оригинал передайте на бумаге. Подключение ЭДО ускоряет процесс, но не является обязательным условием для оформления акта.

Имеет ли юридическую силу акт, отправленный в PDF по email?

PDF без электронной подписи — это копия для ознакомления. Юридическую силу имеет бумажный оригинал с подписями сторон либо электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью и переданный по ЭДО. Условия могут дополнительно регулироваться договором.

Как узнать, подписал ли контрагент отправленный акт?

Откройте документ реализации и посмотрите гиперссылку статуса ЭДО, либо перейдите в раздел «ЭДО» → «Текущие дела ЭДО». Статус «Завершен» означает, что обе стороны подписали документ. Если висит «Ожидается подписание контрагентом» — документ в очереди у получателя.

Что делать, если кнопка отправки по ЭДО неактивна?

Проверьте, что документ проведен, в карточке организации действует сертификат электронной подписи, а с контрагентом настроено соглашение об обмене электронными документами. Чаще всего причина — отсутствие настройки ЭДО с данным контрагентом или истекший сертификат.

Как отправить акт сразу нескольким контрагентам?

Массовая отправка по ЭДО выполняется из раздела «ЭДО» → «Исходящие электронные документы»: отметьте нужные документы и выполните подписание и отправку пакетом. Для email используйте обработку групповой рассылки печатных форм, если она есть в вашей конфигурации.

Нужно ли отправлять акт вместе со счетом-фактурой?

При ЭДО акт обычно формируется как УПД, объединяющий акт и счет-фактуру, и отправляется одним документом. При бумажном обмене акт и счет-фактура оформляются отдельно и передаются комплектом — так удобнее контрагенту для принятия НДС к вычету.