Документы и Печать · 9 мин
Как открыть PDF-файл в 1С
Как открыть PDF-файл в 1С: просмотр из присоединённых файлов, открытие с диска, вывод печатных форм в PDF. Инструкции для типовых конфигураций и решение типичных проблем.
PDF-документы постоянно встречаются в учётной работе: акты и накладные от контрагентов, счета, банковские выписки, договоры. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Зарплата и управление персоналом) PDF-файлы чаще всего попадают в базу как присоединённые файлы к документам и справочникам, а также формируются самой системой при сохранении печатных форм.
Открыть PDF в 1С можно несколькими способами: двойным щелчком по присоединённому файлу, через меню «Файл — Открыть», через встроенный механизм просмотра электронных документов. Во всех случаях фактический просмотр выполняет либо внешняя программа (Adobe Acrobat Reader, браузер), либо встроенные средства платформы, если они предусмотрены конфигурацией.
Ниже разобраны основные сценарии: открытие присоединённого PDF из карточки документа, открытие файла с диска, вывод печатной формы в PDF, а также типичные ошибки — например, когда файл «не открывается» или открывается пустым.
Как 1С работает с PDF-файлами
1С не является полноценным просмотрщиком PDF. Платформа умеет хранить файлы любого формата в информационной базе (в справочниках присоединённых файлов или в томах на диске) и передавать их операционной системе для открытия. Просмотр выполняет программа, назначенная в Windows или Linux как обработчик PDF по умолчанию.
В ряде конфигураций есть встроенные механизмы показа: например, предварительный просмотр электронных документов в подсистеме ЭДО, отображение PDF на управляемой форме через поле HTML-документа, показ вложений писем во встроенной почте. Наличие этих возможностей зависит от конкретной конфигурации и её версии.
Открытие PDF, присоединённого к документу
Самый частый сценарий: скан или PDF от контрагента прикреплён к поступлению, реализации или счёту. Откройте карточку документа и найдите панель присоединённых файлов — обычно это кнопка со значком скрепки в командной панели формы либо ссылка «Присоединённые файлы» в меню «Ещё».
Дважды щёлкните по нужному файлу в списке. 1С извлечёт файл из базы во временную папку и передаст его системной программе просмотра PDF. Если программа просмотра не установлена или ассоциация сбита, появится сообщение об ошибке — тогда сначала установите любой PDF-ридер и назначьте его программой по умолчанию.
Если файла в списке нет, его можно добавить: в той же панели нажмите «Добавить» (или «Создать — Из файла на диске») и выберите PDF с компьютера. После загрузки файл будет храниться в базе и открываться у всех пользователей с соответствующими правами.
- 1Откройте карточку документа или элемента справочника
- 2Нажмите кнопку со скрепкой или пункт «Присоединённые файлы»
- 3Дважды щёлкните по нужному PDF-файлу в списке
- 4Дождитесь запуска программы просмотра PDF и проверьте содержимое
Открытие PDF-файла с диска через меню «Файл — Открыть»
Если PDF лежит на диске и не привязан к базе, используйте команду главного меню «Файл — Открыть» (в большинстве конфигураций также работает сочетание Ctrl+O). В диалоге выбора укажите тип файлов «Все файлы» или PDF, найдите документ и подтвердите открытие.
Учтите ограничение: платформа 1С не отображает PDF внутри своего окна как, например, табличный документ. При таком способе файл будет передан внешней программе просмотра — фактически это то же самое, что открыть файл из проводника. Смысл команды в том, чтобы не покидать интерфейс 1С.
Если документ нужен в учёте регулярно, лучше не открывать его с диска каждый раз, а прикрепить к соответствующему объекту базы. Тогда он будет доступен всем пользователям, попадёт в резервные копии и не потеряется при перемещении папок на локальном компьютере.
Просмотр PDF в электронном документообороте и почте
В конфигурациях с подсистемой обмена электронными документами (ЭДО) входящие документы от контрагентов часто содержат PDF-представление. Оно отображается прямо в форме электронного документа на закладке просмотра — отдельная программа при этом не требуется.
Во встроенной почте 1С вложения PDF открываются двойным щелчком по вложению в форме письма. Платформа сохранит вложение во временный каталог и вызовет системный просмотрщик.
Если просмотр внутри формы не работает (пустая область вместо документа), причиной обычно служат ограничения веб-клиента или отключённый показ содержимого. В этом случае сохраните файл на диск командой «Сохранить как» и откройте внешней программой.
Сохранение и открытие печатных форм в PDF
Обратная задача — получить PDF из самой 1С. Сформируйте печатную форму документа, затем в форме предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (или «Файл — Сохранить как») и выберите формат «Документ PDF». Полученный файл можно отправить контрагенту или прикрепить к документу.
Во многих конфигурациях доступна отправка печатной формы по электронной почте прямо из формы документа — кнопка с конвертом. При этом 1С автоматически формирует PDF-вложение.
При сохранении в PDF проверьте результат: откройте полученный файл и убедитесь, что все страницы на месте, шрифты отображаются корректно, таблицы не обрезаны. Если в PDF пропали символы или появились «квадраты», обычно помогает включение встраивания шрифтов в настройках сохранения или выбор другого масштаба печати.
Как проверить результат
Запустилась программа просмотра, документ читается полностью
Ошибка «не найдена программа» или пустое окно просмотрщика
Все страницы на месте, текст и таблицы читаемы
Пропущены страницы, символы заменены квадратами
Открывается у других пользователей с нужными правами
Файл виден только у одного пользователя или не открывается
Типичные проблемы и их решение
Наиболее частая жалоба — «PDF не открывается из 1С». Причины почти всегда на стороне операционной системы, а не самой конфигурации: не установлен просмотрщик PDF, сбита ассоциация типа файлов, либо антивирус блокирует извлечение файла во временную папку.
Если файл открывается пустым или с ошибкой «файл повреждён», возможно, он был прерван при загрузке в базу или повреждён изначально. Попросите контрагента прислать документ повторно и прикрепите его заново.
В файловых базах с хранением файлов в томах на диске встречается ситуация: запись о файле есть, а самого файла в каталоге тома нет (его удалили вручную). Восстановить такой файл можно только из резервной копии.
Открытие PDF в веб-клиенте и на тонком клиенте
При работе через веб-браузер поведение немного отличается: двойной щелчок по присоединённому файлу либо открывает его на новой вкладке браузера (если браузер умеет показывать PDF), либо инициирует скачивание. Это нормальное поведение веб-клиента, а не ошибка.
На тонком клиенте механизм тот же, что и на толстом: файл извлекается во временную папку и передаётся системной программе. Если открытие не срабатывает, проверьте, не заблокировано ли создание временных файлов политиками безопасности, и достаточно ли прав у пользователя операционной системы.
Что важно запомнить
1С хранит и передаёт PDF, а просматривает его внешняя программа. Основной путь — двойной щелчок по присоединённому файлу в карточке документа. Для файлов вне базы используйте «Файл — Открыть», а документы, важные для учёта, прикрепляйте к объектам базы, чтобы они не потерялись и были доступны всем пользователям.
Частые вопросы
Почему 1С пишет, что не найдена программа для открытия файла?
В операционной системе не назначена программа по умолчанию для типа PDF. Установите любой просмотрщик (например, Adobe Acrobat Reader) или в настройках Windows укажите браузер как приложение для PDF, затем повторите открытие из 1С.
Можно ли просматривать PDF прямо внутри окна 1С без внешних программ?
В типовых конфигурациях встроенный показ есть в отдельных механизмах — просмотр электронных документов в ЭДО, вложения встроенной почты. Универсального просмотрщика PDF для любого присоединённого файла в платформе нет; для этого потребуется доработка конфигурации или внешняя компонента.
Как прикрепить PDF к документу, если кнопки со скрепкой нет?
Проверьте меню «Ещё» в форме документа — пункт «Присоединённые файлы» часто находится там. Если команды нет совсем, возможно, у вашей роли нет прав на работу с присоединёнными файлами — обратитесь к администратору 1С для настройки прав доступа.
Файл открывается, но вместо текста — нечитаемые символы. Что делать?
Чаще всего проблема в самом PDF: шрифты не встроены или документ сконвертирован с ошибками. Попробуйте открыть файл в другом просмотрщике. Если проблема сохраняется, запросите у отправителя корректную версию документа.
Можно ли отредактировать PDF средствами 1С?
Нет, платформа 1С не редактирует PDF-документы. Для правки используйте специализированные редакторы PDF, а изменённый файл прикрепите к документу в базе как новую версию или новый файл.
Где 1С хранит присоединённые PDF-файлы?
В зависимости от настроек базы — либо непосредственно в информационной базе, либо в томах на диске (специальных каталогах, настроенных администратором). Узнать текущий режим можно в настройках хранения файлов в разделе администрирования.