Документы и Печать · 11 мин
Как оприходовать печать в 1С
Как оприходовать печать организации в 1С: учёт изготовления, загрузка изображения в макет, настройка факсимиле и проверка печатных форм документов.
Вопрос «как оприходовать печать в 1С» обычно означает одну из двух задач. Первая — бухгалтерская: отразить в учёте расходы на изготовление печати организации и, при необходимости, поставить саму печать на баланс. Вторая — техническая: загрузить изображение печати в программу, чтобы она автоматически выводилась на счетах, актах, накладных и доверенностях. Обе задачи решаются штатными средствами типовых конфигураций 1С и не требуют доработок.
Важно понимать правовой контекст: обязательность круглой печати для ООО и АО отменена, организация вправе работать без неё. Однако если печать есть, сведения о ней указываются в уставе, а её оттиск используется в документообороте — в том числе в электронных печатных формах, формируемых из 1С. Поэтому корректное отражение печати и в бухгалтерском учёте, и в макетах документов остаётся практической задачей.
Ниже разобраны оба сценария: оприходование затрат на изготовление печати в 1С:Бухгалтерии и подключение изображения печати к печатным формам. Инструкции применимы к типовым конфигурациям 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация; названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии.
Что именно нужно оприходовать: определяем задачу
Прежде чем открывать программу, определите, какая из ситуаций ваша. Если организация только заказала печать и получила акт от изготовителя — это задача бухгалтерского учёта: отразить затраты и принять решение о постановке печати на учёт как объекта. Если печать уже есть, а требуется, чтобы её оттиск появлялся на счетах и актах, распечатываемых из 1С, — это задача настройки печатных форм.
Нередко нужно и то и другое: новая организация изготовила печать, оплатила её и хочет использовать факсимильный оттиск в документах. В этом случае действия выполняются последовательно: сначала оприходование затрат, затем загрузка изображения.
Как выбрать действие
Оприходование затрат на изготовление печати
Изготовление печати — это услуга сторонней организации, поэтому в 1С:Бухгалтерии оно отражается документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». Перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте новый документ и заполните контрагента-изготовителя, дату и номер акта.
В табличной части добавьте строку с наименованием «Изготовление печати», укажите количество, цену и ставку НДС по документу изготовителя. Ключевой реквизит — счёт затрат. Для большинства организаций расходы на печать относятся к управленческим: используется счёт 26 «Общехозяйственные расходы». Торговые организации могут отнести затраты на счёт 44 «Расходы на продажу». Статья затрат подбирается из справочника, например «Прочие затраты» или специально созданная «Изготовление печатей и штампов».
После проведения документа программа сформирует проводку Дт 26 (44) — Кт 60.01. Если изготовитель работает с НДС и выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа — тогда налог будет принят к вычету через Дт 19 — Кт 60.01 и далее Дт 68.02 — Кт 19.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» и создайте документ с видом «Услуги»
- 2Заполните контрагента-изготовителя, дату и номер акта
- 3Добавьте строку «Изготовление печати», укажите сумму и НДС
- 4Установите счёт затрат 26 или 44 и подходящую статью затрат
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру, если изготовитель работает с НДС
- 6Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Когда печать ставят на учёт как объект
Сама печать как физический предмет редко учитывается как основное средство: её стоимость обычно значительно ниже лимита для ОС, установленного учётной политикой. Чаще встречаются два варианта. Первый — затраты полностью списаны на расходы в момент изготовления, а для контроля сохранности печать учитывается за балансом, например на забалансовом счёте, созданном в плане счетов (некоторые организации используют для этого самостоятельно добавленный счёт «Печати и штампы»).
Второй вариант — оприходование печати как материала через документ «Поступление товаров и услуг» с типом «Товары» на счёт 10 с последующим списанием документом «Требование-накладная». Этот способ выбирают, когда учётной политикой предусмотрен складской учёт малоценных ценностей до передачи в эксплуатацию.
Какой вариант выбрать — решает учётная политика организации. Важно, чтобы подход был единообразным: если печати учитываются за балансом, то все, а не выборочно.
Загрузка изображения печати в карточку организации
Чтобы оттиск печати появлялся на печатных формах, откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (в УНФ — «Компания» → «Реквизиты»). Найдите блок «Логотип и печать» — в типовых конфигурациях он расположен на отдельной закладке или в нижней части формы реквизитов.
Нажмите на область «Печать» и выберите файл с изображением оттиска. Подойдёт скан чёткого оттиска на белом листе, сохранённый в формате PNG или JPG. Желательно, чтобы фон был чистым, без линий таблиц и текста — иначе они попадут на документы вместе с оттиском. Аналогично при необходимости загружаются изображения логотипа и факсимильной подписи руководителя.
После сохранения карточки организации откройте любой документ, например счёт на оплату, и сформируйте печатную форму. Если макет документа поддерживает вывод печати, оттиск появится в предусмотренном месте — обычно рядом с подписью руководителя.
Скан оттиска делайте на чистом листе без каких-либо пометок. Если оттиск получился бледным, проставьте печать два-три раза на черновике и выберите самый чёткий экземпляр для сканирования. Разрешение порядка 300 dpi обычно даёт приемлемое качество на печати и в PDF.
Настройка печати в печатных формах документов
Не все макеты документов выводят печать автоматически. В части типовых форм место для оттиска предусмотрено, но изображение подставляется только если оно загружено в карточку организации. В других формах печать не выводится вовсе — например, в УПД и счетах-фактурах оттиск не требуется и макетом не предусмотрен.
Проверьте основные документы, которые вы отправляете контрагентам: счёт на оплату, акт выполненных работ, товарная накладная (ТОРГ-12), доверенность. Если в какой-то форме печать отсутствует, а контрагенты её требуют, варианты такие: использовать внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», либо заказать доработку макета у специалиста по 1С.
В 1С:Управление нашей фирмой предусмотрены дополнительные настройки: для отдельных печатных форм можно задать, использовать ли факсимиле подписи и печати. Эти переключатели находятся в настройках печатных форм документов и в карточке договора с контрагентом.
Как проверить результат
Дт 26 (44) — Кт 60.01 на сумму акта, НДС отражён на 19 счёте
Сумма зависла на 60.02 как аванс или счёт затрат пустой
Печать выведена в зоне подписей, изображение чёткое
Оттиск отсутствует, растянут или с серым фоном
Печать видна и при печати на принтере, и в сохранённом PDF
В PDF изображение пропадает или заменяется рамкой
Типичные ошибки и риски
Самая частая ошибка в бухгалтерской части — отнесение стоимости печати на счёт 08 или 01 как основного средства. При незначительной стоимости это приводит к лишним объектам ОС, начислению амортизации и расхождениям с лимитом учётной политики. Вторая ошибка — неверный выбор счёта затрат: если организация ведёт торговую деятельность, расходы на печать логичнее отнести на 44, а не на 26.
В технической части типичная проблема — изображение с фоном. Если скан оттиска сделан поверх текста или таблицы, все посторонние элементы попадут на печатные формы. Ещё одна ошибка — загрузка изображения не в ту организацию: в базах с несколькими юрлицами печать подставляется из карточки той организации, которая указана в документе.
Границы самостоятельной работы
Оприходование услуги по изготовлению печати и загрузка изображения в карточку организации — операции, которые пользователь с правами бухгалтера или администратора выполняет самостоятельно и без риска для данных. Перед изменением плана счетов (добавлением забалансового счёта) сделайте резервную копию информационной базы и согласуйте изменение с главным бухгалтером.
К привлечению специалиста стоит переходить, если требуется доработка макета печатной формы, подключение внешних печатных форм с изменённым составом полей или настройка вывода печати в самописных документах. Вмешательство в типовые макеты без опыта чревато ошибками при обновлении конфигурации.
Что важно запомнить
Изготовление печати оприходуется как услуга через «Поступление (акты, накладные)» со счётом затрат 26 или 44; саму печать при необходимости учитывают за балансом. Оттиск на документах появляется после загрузки изображения в карточку организации в блоке «Логотип и печать». Факсимиле применяйте только там, где это допускают закон и договор.
Частые вопросы
На какой счёт отнести изготовление печати?
Обычно на счёт 26 «Общехозяйственные расходы» с подходящей статьёй затрат. Торговые организации вправе использовать счёт 44. Конкретный счёт определяется характером деятельности и учётной политикой организации.
Нужно ли ставить печать на баланс как основное средство?
Как правило, нет: стоимость печати ниже лимита стоимости ОС, установленного учётной политикой, поэтому затраты списываются на расходы сразу. Для контроля сохранности допустим забалансовый учёт на самостоятельно добавленном счёте.
Загрузил печать, но на счёте она не появляется. Что проверить?
Убедитесь, что изображение сохранено в карточке той организации, которая указана в документе, и что карточка записана после загрузки. Затем проверьте, поддерживает ли конкретный макет вывод печати — часть типовых форм её не отображает, и тогда понадобится внешняя печатная форма.
Какого качества должно быть изображение оттиска?
Достаточно скана оттиска на чистом белом листе в формате PNG или JPG с разрешением около 300 dpi. Главное требование — отсутствие постороннего фона, текста и линий, которые попадут на печатные формы вместе с оттиском.
Можно ли использовать факсимиле печати и подписи в первичных документах?
Для налогового и бухгалтерского учёта первичные документы подписываются собственноручно или квалифицированной электронной подписью. Факсимиле допустимо только в документах, для которых его применение прямо согласовано с контрагентом в договоре, и не заменяет подпись на документах для налоговых органов.
Организация работает без печати — нужно ли что-то настраивать в 1С?
Нет. Если печати нет, блок «Логотип и печать» в карточке организации остаётся пустым, а печатные формы формируются без оттиска. При запросах контрагентов достаточно сослаться на то, что устав не предусматривает наличие печати.