Документы и Печать · 10 мин
Как оформлять накладные в 1С
Как оформить накладную в 1С: создание ТОРГ-12 и реализации, заполнение реквизитов, печать, проверка ошибок и настройка нумерации. Практическая инструкция.
Накладная в 1С — это не отдельный документ, а печатная форма, которая формируется на основании проведённого документа «Реализация (акты, накладные)» или «Поступление товаров и услуг». Поэтому правильное оформление накладной начинается не с кнопки «Печать», а с корректного заполнения самого документа: шапки, табличной части, счетов учёта и реквизитов контрагента.
Ошибки в накладных приводят к конкретным последствиям: покупатель отказывается принимать документы, налоговая снимает вычет НДС, а склад и бухгалтерия расходятся в остатках. Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных реквизитов грузоотправителя, неверных единиц измерения и расхождений между накладной и счётом-фактурой.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей»: от создания документа до печати унифицированной формы ТОРГ-12 и товарной накладной по УПД. Конкретные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика везде одинаковая.
Какие виды накладных используются в 1С
В типовых конфигурациях доступно несколько печатных форм, которые на практике называют «накладными». Выбор формы зависит от ситуации: обычная отгрузка товара, передача с НДС, внутреннее перемещение между складами или отгрузка комитенту.
Основные варианты: унифицированная форма ТОРГ-12 (товарная накладная), универсальный передаточный документ (УПД), накладная на внутреннее перемещение (ТОРГ-13) и накладная на отпуск материалов на сторону (М-15). С 2013 года применение унифицированных форм не обязательно — организация вправе использовать собственную форму, закрепив её в учётной политике, но ТОРГ-12 остаётся самым распространённым вариантом, потому что его без вопросов принимают контрагенты.
Какую форму выбрать
Классическая товарная накладная при продаже товаров. Требует отдельного счёта-фактуры для НДС.
Объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Подходит для отгрузок с НДС, уменьшает количество бумаг.
Перемещение товара между своими складами или подразделениями, без смены собственника.
Отпуск материалов на сторону, например при передаче давальческого сырья переработчику.
Подготовка: что проверить до создания документа
Прежде чем создавать реализацию, убедитесь, что в программе корректно заполнены справочники. Накладная «собирается» из данных карточек, и любая ошибка в справочнике автоматически попадёт в печатную форму.
Проверьте карточку собственной организации: полное наименование, ИНН, КПП, юридический и фактический адрес, банковские реквизиты. В карточке контрагента должны быть заполнены те же реквизиты, а также адрес доставки, если он отличается от юридического. Если грузополучатель отличается от покупателя, его нужно указать в документе отдельно — иначе в графе «Грузополучатель» накладной окажутся неверные данные.
Для номенклатуры важны единица измерения, код по ОКЕИ, ставка НДС и признак «товар» или «услуга». Накладная ТОРГ-12 предназначена для товаров; услуги оформляются актом, и смешивать их в одной накладной не нужно.
Создание документа реализации
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте новый документ с видом операции «Товары (накладная)». В «1С:Управление торговлей» используется документ «Реализация товаров и услуг» из раздела «Продажи».
Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор, склад и дату отгрузки. Дата документа попадёт в накладную, поэтому она должна совпадать с фактической датой отгрузки — расхождение дат между накладной и реальной передачей товара является частой причиной претензий при проверках.
Табличную часть заполните товарами: укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если документ создаётся на основании счёта на оплату или заказа покупателя, табличная часть заполнится автоматически — это снижает риск расхождений в количестве и ценах.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)»
- 3Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 4Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 5Проверьте счета учёта на закладке или по ссылке «Счета учёта»
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 7Нажмите «Печать» и выберите нужную форму накладной
Печать накладной и настройка формы
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В списке будут доступны формы, соответствующие виду операции: для товаров — «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». Если нужной формы нет, проверьте, не выбрана ли операция «Услуги (акт)» — для услуг ТОРГ-12 не предлагается.
ТОРГ-12 по умолчанию печатается в двух экземплярах: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю. В форме автоматически проставляются номер и дата документа, реквизиты сторон, таблица товаров с итогами и строка «Итого» с суммой НДС. Проверьте, чтобы количество наименований и итоговые суммы прописью сформировались корректно.
Подписи в накладной заполняются из данных о responsible лицах организации. Если в печатной форме не выходит должность или ФИО руководителя, проверьте настройку «Ответственные лица» в карточке организации и регистр сведений об ответственных лицах.
Как проверить накладную перед выдачей
Номер соответствует нумерации в журнале, дата совпадает с датой отгрузки
Номер сбит или дата отличается от фактической отгрузки
ИНН, КПП и адреса продавца и покупателя заполнены полностью
Пустые графы, устаревший адрес, грузополучатель не указан
Все позиции с количеством, ценой, суммой и ставкой НДС, итоги сходятся
Нулевые цены, неверная единица измерения, расхождение итогов
Указаны ответственные лица, документ подписан обеими сторонами
Пустые поля подписантов, нет подписи покупателя о приёмке
Накладная на перемещение и поступление
При перемещении товара между собственными складами используется документ «Перемещение товаров» (в бухгалтерии — «Склад» → «Перемещение товаров»). На его основании печатается форма ТОРГ-13. В документе указываются склад-отправитель и склад-получатель; счета учёта, как правило, не меняются, так как собственник тот же.
Входящие накладные от поставщиков в 1С не создаются вручную как печатные формы — оформляется документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», куда вносятся данные из бумажной накладной поставщика: её номер и дата указываются в полях «Номер входящего документа» и «Дата». Эти данные затем попадают в книгу покупок, поэтому важно переносить их без ошибок.
Если поставщик прислал УПД, в документе поступления отметьте соответствующий вид документа и введите номер и дату УПД — тогда счёт-фактура регистрируется автоматически на основании тех же данных.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — расхождение между накладной и счётом-фактурой по суммам или датам. Это происходит, когда документы создаются вручную по отдельности, а не один на основании другого. Правильный путь: сначала провести реализацию, затем создать счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру» внизу документа.
Вторая типичная ошибка — редактирование проведённого документа «задним числом» без перепроведения связанных документов. Если накладную уже передали покупателю, а потом изменили количество или цены в программе, бумажный и электронный документы разойдутся. В такой ситуации оформляется корректировка реализации, а не прямое редактирование.
Нумерация, ЭДО и хранение накладных
Нумерация документов реализации в 1С ведётся автоматически в пределах года и организации. Если нужен префикс (например, по складам или филиалам), он настраивается через «Префиксацию объектов» в настройках программы. Не стоит вручную менять номера документов — это нарушает сквозную нумерацию и вызывает вопросы при проверках.
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), накладную можно отправить прямо из документа реализации кнопкой «ЭДО». Электронный УПД, подписанный усиленной квалифицированной подписью, юридически равнозначен бумажному документу и избавляет от необходимости печатать и хранить бумажные экземпляры.
Бумажные накладные подлежат хранению в составе первичных документов в течение сроков, установленных правилами архивного хранения — как правило, не менее пяти лет. Уничтожение накладных раньше срока создаёт риски при налоговых проверках, даже если в программе все документы сохранены.
Что важно запомнить
Накладная в 1С печатается из проведённого документа реализации или поступления. Качество накладной определяется заполнением справочников и шапки документа. Исправления после передачи документа покупателю оформляются корректировкой, а не редактированием. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру и удобен для ЭДО.
Частые вопросы
Можно ли распечатать накладную без проведения документа?
Технически программа иногда позволяет вывести печатную форму непроведённого документа, но так делать не следует: без проведения не формируются движения по учёту, а номер и данные могут измениться. Печатайте накладную только после успешного проведения документа.
Что делать, если в накладной не выводится подпись руководителя?
Проверьте в карточке организации раздел «Подписи» или регистр «Ответственные лица организаций»: на дату документа должны быть указаны руководитель и главный бухгалтер. После заполнения обновите печатную форму — подписи подтянутся автоматически.
Как оформить накладную, если товар отгружается частями по одному счёту?
На каждую фактическую отгрузку создаётся отдельный документ реализации на основании счёта или заказа с указанием фактически отгруженного количества. Каждая частичная отгрузка получает свою накладную с собственным номером и датой.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что выбрать?
УПД совмещает товарную накладную и счёт-фактуру в одном документе, ТОРГ-12 требует отдельного счёта-фактуры. Если отгрузка облагается НДС и контрагент согласен принимать УПД, удобнее использовать его — меньше документов и проще сверка.
Как исправить ошибку в уже выданной накладной?
Если ошибка обнаружена в текущем периоде и покупатель ещё не принял товар, можно отменить проведение, исправить документ и распечатать накладную заново. Если документ уже принят покупателем или период закрыт, оформляется документ «Корректировка реализации», на основании которого печатается исправленный документ.
Обязательно ли ставить печать на накладную?
Для организаций, которые не обязаны иметь круглую печать и не закрепили её использование в уставе, печать на накладной не требуется — достаточно подписей ответственных лиц обеих сторон. Если организация использует печать, её обычно ставят в поле «М.П.» формы ТОРГ-12.