Документы и Печать · 10 мин
Как оформляется доверенность в 1С
Как оформить доверенность в 1С: где находится документ, как заполнить реквизиты, распечатать форму М-2 и проверить корректность данных.
Доверенность в 1С оформляется как самостоятельный документ, который фиксирует передачу полномочий сотруднику на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. Чаще всего его создают в конфигурациях «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», где документ называется «Доверенность» и доступен в разделе покупок или закупок.
Документ нужен в двух ситуациях: когда сотрудник организации лично получает товар у контрагента по счёту или договору и когда материально ответственное лицо действует от имени компании при приёмке. Без корректно оформленной доверенности поставщик вправе отказать в отпуске ценностей, а бухгалтерия не сможет подтвердить полномочия получателя при проверке.
Ниже разобран порядок создания доверенности в типовых конфигурациях, заполнение обязательных реквизитов, печать унифицированной формы и типичные ошибки, из-за которых документ приходится переоформлять.
Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если пункта нет в меню, его можно открыть через «Все функции» либо добавить в панель навигации настройкой раздела. В журнале отображаются все выданные доверенности с номером, датой, сотрудником и контрагентом.
В «1С:Управление нашей фирмой» документ находится в разделе Закупки → Доверенности, в «1С:Комплексной автоматизации» и ERP — в разделе «Закупки» или «Казначейство» в зависимости от настроек интерфейса. Логика заполнения во всех конфигурациях одинаковая: шапка с реквизитами сторон и табличная часть с перечнем ценностей.
Если документ не открывается или его нет в списке, проверьте права пользователя: роль должна включать возможность добавления документов по закупкам. В некоторых настроенных решениях доверенность оформляется не отдельным документом, а печатной формой из документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщику».
Какие данные подготовить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что в справочниках программы корректно заполнены: карточка организации (наименование, ИНН, КПП, ОКПО при необходимости), карточка сотрудника с паспортными данными и должностью, а также карточка контрагента-поставщика. Именно отсюда доверенность подтянет реквизиты в печатную форму.
Паспортные данные сотрудника вводятся в регистр сведений «Документы физических лиц» (в Бухгалтерии: карточка сотрудника → «Личные данные»). Если паспорт не указан, в печатной форме строка «Документ, удостоверяющий личность» останется пустой, и такую доверенность поставщик может не принять.
Также понадобится основание выдачи: номер и дата счёта, договора или заказа поставщику, по которым сотрудник получает ценности. Подготовьте перечень получаемых позиций с количеством и единицами измерения — он вносится в табличную часть.
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию и сотрудника, которому выдаётся доверенность
- 3Укажите контрагента-поставщика и основание: счёт, договор или заказ
- 4Задайте срок действия доверенности и дату выдачи
- 5Заполните табличную часть перечнем получаемых ценностей
- 6Проведите документ и распечатайте форму М-2 или М-2а
- 7Передайте бланк на подпись руководителю и главному бухгалтеру
Пошаговое заполнение доверенности
Создайте новый документ из журнала доверенностей. Номер присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию равна текущей — при необходимости скорректируйте её, учитывая, что нумерация зависит от даты.
В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо из справочника. Программа подставит должность и паспортные данные, если они заполнены. В поле «Контрагент» укажите поставщика, у которого получаются ценности. В поле основания («На получение по») впишите реквизиты счёта, договора или заказа — в части конфигураций основание выбирается ссылкой на документ, и тогда табличная часть заполняется автоматически.
Укажите срок действия доверенности. По общим правилам срок определяется организацией, но на практике выдают на период, достаточный для получения ценностей, — обычно от нескольких дней до месяца. Доверенности на получение ТМЦ, как правило, оформляются на короткий срок.
В табличной части перечислите наименования ценностей, единицы измерения и количество. Заполнять можно вручную или подбором из номенклатуры. Если доверенность создаётся на основании заказа поставщику, используйте кнопку заполнения по документу-основанию — это исключит расхождения в количестве.
Печать доверенности: формы М-2 и М-2а
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. Типовые конфигурации предлагают унифицированные формы М-2 и М-2а, утверждённые для доверенностей на получение материальных ценностей. Форма М-2а применяется при массовой выдаче доверенностей и отличается отсутствием отрывного корешка — учёт ведётся в журнале.
Проверьте печатную форму перед выдачей: наименование и реквизиты организации, ФИО, должность и паспорт сотрудника, наименование поставщика, основание, срок действия и перечень ценностей. Организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму доверенности, если она содержит обязательные реквизиты первичного документа, — в этом случае макет дорабатывается в конфигурации.
Бланк подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (либо уполномоченными лицами) и заверяется печатью при её наличии. Подпись на доверенности должна соответствовать образцу, который сотрудник оставляет при получении документа.
Сравнение вариантов
Подходит для разовой выдачи: есть отрывной корешок, который остаётся в бухгалтерии как подтверждение выдачи
Подходит при регулярной выдаче доверенностей: корешка нет, учёт ведётся в журнале регистрации
Подходит, если утверждена в учётной политике и содержит обязательные реквизиты; требует доработки макета в 1С
Как проверить корректность оформления
Сверьте данные печатной формы с первичными документами: основание должно совпадать с реальным счётом или договором, а перечень ценностей — с тем, что сотрудник фактически получит. Расхождение в количестве или наименовании — основание для отказа поставщика в отпуске товара.
Убедитесь, что дата выдачи не позже даты получения ценностей, а срок действия не истёк на момент предъявления. Доверенность, выданная «задним числом» после получения товара, не подтверждает полномочия и создаёт риски при налоговой проверке.
Как проверить результат
Серия, номер, кем и когда выдан заполнены полностью
Строка пустая или указан просроченный документ
Номер и дата счёта или договора совпадают с документом поставщика
Основание не указано или ссылается на другой документ
Дата получения ценностей в пределах срока
Срок истёк или дата выдачи позже получения
Подписи руководителя и главбуха, при необходимости печать
Нет одной из подписей или подписал неуполномоченное лицо
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее частая проблема — незаполненные паспортные данные сотрудника. Печатная форма формируется из справочников на момент печати, поэтому исправление карточки после выдачи доверенности не поможет: бланк придётся перепечатывать и подписывать заново.
Вторая ошибка — оформление доверенности на сотрудника, который не является работником организации. Доверенность от организации на получение ТМЦ выдаётся, как правило, своему работнику; для сторонних лиц оформление требует отдельной юридической оценки.
Также учтите ограничение: доверенность в 1С — это документ внутреннего учёта полномочий на получение ценностей. Доверенности для представительства в госорганах, судах, на подписание договоров или машиночитаемые доверенности (МЧД) для электронного документооборота оформляются по другим правилам и в других подсистемах.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли распечатать доверенность без проведения документа?
В большинстве типовых конфигураций печать доступна и для записанного, но не проведённого документа, однако корректная практика — провести доверенность, чтобы она попала в учётные регистры и журнал выданных доверенностей. Непроведённые документы легко потерять при сверке.
Как изменить уже выданную доверенность?
Откройте документ, внесите изменения, перепроведите и распечатайте форму заново. Старый бланк нужно изъять у сотрудника и погасить. Учитывайте, что изменение документа прошлого периода может потребовать прав на редактирование закрытых дат.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Организация вправе применять собственную форму доверенности, утверждённую в учётной политике, если она содержит обязательные реквизиты первичного учётного документа. В 1С тогда потребуется добавить внешнюю печатную форму или доработать макет.
Что делать, если в списке нет нужного сотрудника?
Сначала создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники» (или «Физические лица»), заполните должность и паспортные данные в регистре документов физических лиц. После этого сотрудник станет доступен для выбора в доверенности.
Оформляется ли в 1С машиночитаемая доверенность (МЧД)?
Машиночитаемые доверенности для электронного документооборота регистрируются в специальных подсистемах ЭДО и распределённых реестрах, а не документом «Доверенность» из раздела покупок. Порядок зависит от используемого оператора ЭДО и релиза конфигурации.
На какой срок выдавать доверенность на получение ТМЦ?
Срок определяет сама организация исходя из времени, необходимого для получения ценностей. Практическое правило — выдавать на минимально достаточный период, обычно несколько дней или недель, чтобы снизить риск использования доверенности не по назначению.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С создаётся в разделе «Покупки» → «Доверенности»: заполните организацию, сотрудника с корректными паспортными данными, контрагента, основание, срок и перечень ценностей, затем проведите и распечатайте форму М-2 или М-2а. Перед выдачей сверьте печатную форму с первичными документами и убедитесь в наличии подписей руководителя и главного бухгалтера.