Как оформить заявку в 1С: пошаговое руководство

Заявка в 1С — это документ, который фиксирует потребность: в денежных средствах, товарах, материалах или услугах. В зависимости от конфигурации (1С:ERP, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия) состав заявок различается, но логика оформления везде похожа: создать документ, заполнить реквизиты, проверить, провести и при необходимости отправить на согласование.

Чаще всего пользователи работают с тремя видами заявок: заявкой на расходование денежных средств (оплата поставщику или подотчёт), заявкой покупателя (заказ от клиента) и внутренней заявкой на обеспечение потребности (заказ материалов на склад). Ниже разобраны общие шаги и особенности каждого сценария.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание и проведение соответствующего документа, заполнены справочники (контрагенты, номенклатура, договоры), а в настройках программы включены нужные функциональные опции — иначе часть полей будет недоступна.

Какие виды заявок есть в 1С и какую выбрать

Прежде чем оформлять документ, определите его назначение. От этого зависит раздел меню и набор полей.

Заявка на расходование денежных средств используется в 1С:ERP, УТ и КА для планирования оплат: поставщикам, подотчётным лицам, налоговых платежей. Находится в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств».

Заявка покупателя (заказ клиента) фиксирует намерение клиента приобрести товары или услуги. Создаётся в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». В УТ 11 этот документ называется «Заказ клиента», в старых версиях — «Заказ покупателя».

Внутренняя заявка (заказ на внутреннее потребление, заявка на обеспечение) оформляет потребность подразделения в материалах или товарах. В ERP это документ «Заказ на внутреннее потребление» или «Заявка на обеспечение» в разделе «Склад и доставка» / «Закупки».

Сравнение видов заявок

Заявка на расходование ДС

Для планирования оплат. Требует статью ДДС, сумму и получателя. Не двигает товарные остатки.

Заказ клиента

Для фиксации заказа покупателя. Резервирует товар, является основанием для реализации и счёта на оплату.

Заявка на обеспечение / внутренний заказ

Для потребностей подразделений. Запускает закупку или перемещение, не связана с контрагентами напрямую.

Как создать заявку на расходование денежных средств

Откройте раздел «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» и нажмите «Создать». Если заявок ещё не было, убедитесь, что в настройках (НСИ и администрирование → Казначейство) включена опция «Заявки на расходование денежных средств».

Заполните ключевые поля: организацию, подразделение, дату платежа (желаемую), операцию (оплата поставщику, возврат клиенту, выдача подотчётному и т.д.), статью движения денежных средств, сумму и валюту. В поле «Получатель» укажите контрагента или сотрудника — от выбранной операции зависит, какие варианты доступны.

Если оплата привязана к конкретному документу (заказу поставщику, поступлению), используйте кнопку «Подобрать по расчётам» на закладке «Расшифровка платежа» — программа сама подставит сумму долга и объект расчётов. Это снижает риск ошибок в суммах.

1. 1
   Откройте Казначейство → Заявки на расходование денежных средств → Создать
2. 2
   Выберите операцию и заполните организацию, подразделение, получателя
3. 3
   Укажите статью ДДС, сумму, валюту и желаемую дату платежа
4. 4
   На закладке «Расшифровка платежа» подберите документ расчётов при необходимости
5. 5
   Нажмите «Провести» и при настроенном согласовании — «Отправить на согласование»
6. 6
   Дождитесь статуса «К оплате» и проверьте, что заявка попала в платёжный календарь

Как оформить заказ клиента (заявку покупателя)

Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать». Укажите клиента, соглашение или договор — программа подставит условия продажи: цены, скидки, условия оплаты и доставки. Если соглашений несколько, выберите нужное вручную.

На закладке «Товары» добавьте номенклатуру: через кнопку «Добавить», подбор или вставку из буфера обмена. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и вариант обеспечения — «Со склада», «Резервировать» или «К обеспечению». От этого зависит, будет ли товар зарезервирован под заказ.

После заполнения нажмите «Провести». На основании заказа далее создаются счёт на оплату, реализация товаров и услуг и акты — через кнопку «Создать на основании», чтобы не вводить данные повторно.

Как оформить внутреннюю заявку на материалы

Для потребностей подразделений в 1С:ERP и КА используется документ «Заказ на внутреннее потребление» (раздел «Склад и доставка» или «Бюджетирование и планирование», в зависимости от настроек). Создайте документ, укажите организацию, подразделение-заказчик, склад отгрузки и хозяйственную операцию.

В табличной части добавьте номенклатуру и количество. Если в компании работает обеспечение потребностей, строки получат статус «К обеспечению», и на их основании будут сформированы заказы поставщикам или перемещения между складами.

После проведения заявка попадает в рабочее место снабженца. Отследить исполнение можно через отчёт «Состояние обеспечения заказов» или по статусам строк в самом документе.

Согласование и статусы заявки

Во многих компаниях заявки проходят согласование: руководитель подразделения, финансовый отдел, директор. В 1С это реализовано через статусы документа (например, «Не согласована» → «Согласована» → «К оплате») или через механизм согласования с ролями и маршрутами.

Чтобы отправить заявку на согласование, проведите документ и нажмите соответствующую команду (обычно «Согласовать» или смена статуса в шапке). Согласующий увидит заявку в своём списке задач или в рабочем месте «Согласование заявок». Пока заявка не утверждена, оплата по ней может быть заблокирована настройками программы.

Следите за статусом: если заявка отклонена, в ней обычно есть комментарий согласующего. Исправьте данные и отправьте повторно — создавать дубликат не нужно.

Как проверить, что заявка оформлена правильно

После проведения откройте документ и сверьте ключевые реквизиты: организацию, получателя, сумму и дату. Ошибка в организации или контрагенте — самая частая причина проблем при оплате и в отчётности.

Проверьте движения документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» покажет, какие регистры затронула заявка. У заказа клиента должны появиться записи по заказам клиентов и, при резервировании, по обеспечению; у заявки на оплату — по денежным средствам к выплате.

Дополнительно убедитесь, что заявка видна в связанных рабочих местах: заявка на оплату — в платёжном календаре, заказ клиента — в списке заказов менеджера, внутренняя заявка — в рабочем месте обеспечения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Проведён, при согласовании — «Согласована» / «К оплате»

Тревожный признак

«Не согласована» долго висит без движения или отклонена без комментария

Сумма и получатель

Норма

Совпадают с договором, счётом или заказом-основанием

Тревожный признак

Расхождения с первичкой, пустой получатель

Движения по регистрам

Норма

Есть записи в ожидаемых регистрах (заказы, ДС к выплате)

Тревожный признак

Движений нет — документ записан, но не проведён

Видимость в рабочих местах

Норма

Заявка отображается у казначея / снабженца / менеджера

Тревожный признак

Документ есть в журнале, но в рабочем месте отсутствует — проверьте статус и отборы

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с заявками связано не с программой, а с исходными данными: незаполненными справочниками, неверными правами и пропущенным согласованием. Разберите ошибки ниже до обращения к администратору — часто причина на поверхности.

Часто задаваемые вопросы

Нет кнопки «Создать» в списке заявок. Что делать?

Скорее всего, у пользователя нет прав на добавление документа или отключена функциональная опция. Проверьте: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → соответствующий раздел (Казначейство, Продажи). Если опция включена, обратитесь к администратору для настройки роли и профиля группы доступа.

Можно ли создать заявку на основании другого документа?

Да, и это рекомендуемый способ. Откройте документ-основание (заказ поставщику, поступление, заказ клиента) и нажмите «Создать на основании» → нужный вид заявки. Программа перенесёт контрагента, суммы и табличную часть, что исключает ошибки ручного ввода.

Заявку отклонили. Нужно создавать новую?

Нет. Откройте отклонённый документ, прочитайте комментарий согласующего, исправьте данные и отправьте на согласование повторно. Новый документ создавайте только если потребность изменилась полностью — иначе получите дубликаты в планах и отчётах.

Как отменить уже проведённую заявку?

Если по заявке ещё не было оплаты или отгрузки, откройте её и нажмите «Отмена проведения», затем пометьте на удаление или установите статус «Отклонена» / «Аннулирована» — зависит от настроек. Если по заявке созданы подчинённые документы, сначала разберитесь с ними: оплату сторнируют казначеи, реализацию — отменяют или корректируют.

Почему заявка не попадает в платёжный календарь?

Чаще всего причина в статусе: в календарь попадают только согласованные заявки со статусом «К оплате». Также проверьте дату платежа в документе (она должна попадать в отображаемый период) и форму оплаты — безналичные и наличные могут показываться в разных разделах календаря.

Чем заявка отличается от счёта на оплату?

Заявка — внутренний документ планирования: она показывает потребность и проходит согласование внутри компании. Счёт на оплату — внешний документ, который выставляется клиенту. В типовом процессе сначала создаётся заказ клиента, на его основании — счёт, а заявка на расходование ДС используется для исходящих платежей поставщикам.