Как оформить заказ-наряд в 1С:Автосервис

Заказ-наряд — центральный документ в конфигурациях 1С для автосервиса (1С:Автосервис, 1С:Управление автосервисом и отраслевые решения на базе УТ и КА). Через него оформляется приём автомобиля в работу, фиксируются работы и запчасти, рассчитывается стоимость для клиента и начисляется зарплата исполнителям. Ошибки в заказ-наряде приводят к неверным остаткам на складе, спорам с клиентами и искажению себестоимости.

Общая логика документа одинакова в большинстве типовых решений: сначала создаётся заказ-наряд с указанием клиента и автомобиля, затем в табличные части добавляются работы и товары, после чего документ проводится, а по завершении ремонта закрывается актом выполненных работ или реализацией. Названия кнопок и вкладок могут отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, поэтому ниже описан универсальный сценарий с пояснениями, где искать нужные элементы.

Перед оформлением заказ-наряда убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагенты, автомобили (марка, модель, VIN, госномер), номенклатура работ с нормами времени и ценами, склад и сотрудники. Если этих данных нет, документ придётся заполнять вручную, что повышает риск ошибок в ценах и нормо-часах.

Где находится документ и как его создать

Откройте раздел «Автосервис» или «Продажи» — в зависимости от конфигурации журнал называется «Заказ-наряды», «Заказы покупателей» или «Заказы на ремонт». Нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа с автоматически присвоенным номером и текущей датой.

Первым делом выберите организацию (если в базе их несколько) и склад, с которого будут списываться запчасти. От склада зависит, какие остатки покажет программа при подборе товаров и какая себестоимость попадёт в проводки. Если склад указан неверно, списание пройдёт не с того места хранения, и остатки «разъедутся».

Затем укажите контрагента — владельца автомобиля. Если клиент обслуживается впервые, создайте карточку контрагента прямо из документа: в поле «Контрагент» введите название или ФИО и выберите «Создать нового». Заполните телефон — он пригодится для уведомлений о готовности и истории обращений.

Как добавить автомобиль в заказ-наряд

Поле «Автомобиль» — обязательный реквизит в отраслевых конфигурациях. Если машина уже обслуживалась, выберите её из списка автомобилей контрагента. Для нового автомобиля создайте карточку: укажите марку, модель, год выпуска, VIN, государственный номер и пробег на момент приёма.

Пробег и примечания о состоянии (царапины, недостающие элементы, личные вещи в салоне) фиксируйте в поле «Примечание» или на отдельной вкладке «Приёмка», если она есть в вашей конфигурации. Это защищает сервис от претензий при выдаче автомобиля. Многие типовые решения позволяют приложить фотографии к документу через механизм присоединённых файлов.

Как добавить работы и назначить исполнителей

Перейдите на вкладку «Работы» и нажмите «Добавить» или «Подбор». Выберите работу из справочника номенклатуры: у корректно настроенной работы заполнены норма времени, цена за нормо-час или фиксированная стоимость. Программа рассчитает сумму автоматически, но её можно скорректировать вручную — например, при сложном доступе к узлу.

В строке работы укажите исполнителя — механика или бригаду. От этого зависит начисление сдельной зарплаты: в типовых решениях стоимость работы умножается на процент или тариф исполнителя, заданный в его карточке. Если исполнителей несколько, добавьте строки с распределением процентов, чтобы сумма по работе давала 100%.

Проверьте итоговую стоимость работ до проведения документа. Если цена в строке равна нулю, скорее всего, в карточке работы не задан вид цен или не заполнен прайс на дату документа. Заполните цены через документ «Установка цен номенклатуры» или вручную в строке.

1. 1
   Откройте журнал «Заказ-наряды» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и контрагента
3. 3
   Выберите или создайте автомобиль, зафиксируйте пробег и состояние
4. 4
   Добавьте работы на вкладке «Работы», назначьте исполнителей
5. 5
   Добавьте запчасти на вкладке «Товары», проверьте цены и остатки
6. 6
   Проведите документ и распечатайте заказ-наряд для клиента
7. 7
   По завершении ремонта закройте документ реализацией или актом

Как добавить запчасти и проверить списание

Вкладка «Товары» (или «Запчасти») предназначена для материалов и деталей. Добавляйте позиции через «Подбор» — так вы увидите остатки и цены по выбранному складу. Если запчасти заказываются под клиента, в некоторых конфигурациях строку можно пометить как «под заказ», чтобы товар не резервировался со склада.

Различают два случая: запчасти сервиса (продаются клиенту с наценкой и списываются со склада) и запчасти клиента (приняты на ответственное хранение, в стоимость заказа не входят). Второй случай оформляется отдельным признаком в строке или отдельной табличной частью — иначе программа спишет чужую деталь как свою и исказит себестоимость.

После проведения документа проверьте движения: кнопка «Дт/Кт» или отчёт «Проведённый документ» покажет, с какого склада и по какой себестоимости списались товары. Отрицательные остатки — признак того, что приход запчастей не был оприходован вовремя.

Статусы, резервирование и контроль выполнения

Типовые конфигурации поддерживают статусы заказ-наряда: «Новый», «В работе», «Ожидает запчастей», «Выполнен», «Закрыт». Статусы помогают мастеру-приёмщику видеть загрузку постов и не терять заказы. Переключайте статус по факту, а не «про запас» — от статусов зависят отчёты по незавершённым заказам.

Если в вашей конфигурации включено резервирование, при проведении заказ-наряда запчасти резервируются под клиента и недоступны для других продаж. Это удобно, но требует дисциплины: незакрытые заказы надолго «замораживают» остатки. Регулярно проверяйте список открытых заказ-нарядов и закрывайте или отменяйте те, по которым клиент не приехал.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма документа

Норма

Суммы работ и товаров посчитаны, НДС и скидки учтены корректно

Тревожный признак

Нулевые строки, скидка применена дважды, сумма не совпадает с озвученной клиенту

Остатки по складу

Норма

После проведения остатки уменьшились на списанные запчасти, без минусов

Тревожный признак

Отрицательные остатки или списание не с того склада

Печатная форма

Норма

В заказ-наряде указаны клиент, автомобиль, работы, запчасти и итог

Тревожный признак

Пустые поля, неверный VIN или госномер, отсутствует подпись сторон

Как распечатать заказ-наряд и закрыть документ

Кнопка «Печать» в форме документа открывает список печатных форм: заказ-наряд, акт приёма-передачи автомобиля, счёт на оплату, гарантийный талон. Печатную форму заказ-наряда подписывают обе стороны — это основание для передачи автомобиля в ремонт и фиксации согласованной стоимости.

После завершения работ заказ-наряд закрывается: в отраслевых конфигурациях — сменой статуса на «Выдан» и вводом документа реализации на его основании, в решениях на базе УТ — документом «Акт выполненных работ» и «Реализация товаров и услуг». Используйте кнопку «Создать на основании» — тогда все строки перенесутся автоматически и не будет расхождений между заказом и фактической продажей.

Если клиент отказался от части работ, не редактируйте проведённый заказ-наряд задним числом молча: отмените лишние строки до закрытия или оформите корректировку. Иначе в отчётах по продажам и зарплате останутся лишние суммы.

FAQ

Чем заказ-наряд отличается от акта выполненных работ?

Заказ-наряд фиксирует договорённость: что, на каком автомобиле и за какую цену будет сделано. Акт выполненных работ подтверждает факт оказания услуг и является основанием для оплаты. В 1С акт обычно создаётся на основании заказ-наряда после завершения ремонта.

Можно ли изменить проведённый заказ-наряд?

Да, если у пользователя есть права: документ можно распровести, отредактировать и провести снова. Но если на его основании уже создана реализация или оплата, сначала придётся отменить связанные документы. Безопаснее закрывать исходный заказ и оформлять изменения новым документом.

Почему при подборе запчастей не видно остатков?

Чаще всего неверно выбран склад в шапке документа или товар оприходован на другой склад. Также проверьте, что документ поступления проведён, и дата заказ-наряда не раньше даты оприходования.

Как учесть скидку постоянному клиенту?

Если в конфигурации настроены скидки, они применяются автоматически по карте клиента или виду цен. Вручную скидку можно указать в строке работы или товара либо в поле скидки по документу — но согласуйте порядок ручных скидок с руководителем, чтобы не размывать маржу.

Что делать, если клиент оставил свои запчасти?

Оформите их отдельно: в отраслевых конфигурациях есть признак «товар заказчика» или отдельная табличная часть, в типовых — документ принятия на ответственное хранение. В стоимость заказ-наряда такие позиции включать не нужно.

Можно ли оформить заказ-наряд без автомобиля, например на ремонт агрегата?

В отраслевых конфигурациях поле «Автомобиль» обычно обязательно, но можно завести условную карточку «Агрегат» или «Без автомобиля». Проверьте настройки вашей конфигурации — иногда тип заказа переключается на «прочие работы», и требование автомобиля снимается.