Как оформить возвратную накладную в 1С

Возвратная накладная оформляется всякий раз, когда товар движется в обратную сторону: покупатель возвращает продукцию вам или вы возвращаете товар поставщику. В 1С для этого существуют отдельные документы — «Возврат товаров от покупателя» и «Возврат товаров поставщику», и путать их нельзя: у них разные проводки, разное отражение НДС и разные основания.

Ошибка в оформлении возврата приводит к завышению или занижению выручки, расхождениям по складским остаткам и проблемам с НДС при вычетах. Особенно критично это при возвратах прошлого налогового периода, когда требуется корректировочный счёт-фактура, а не просто сторнирование.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей / Комплексная автоматизация. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика документов одинакова.

Какой документ выбрать: разница между возвратом от покупателя и поставщику

Первый шаг — определить направление возврата. Если клиент вернул вам ранее проданный товар, используется документ «Возврат товаров от покупателя». Он уменьшает выручку, дебиторскую задолженность покупателя и возвращает товар на складской счёт (обычно 41 «Товары»).

Если вы сами возвращаете товар поставщику (брак, несоответствие комплектации, пересорт), нужен документ «Возврат товаров поставщику». Он уменьшает кредиторскую задолженность перед поставщиком и списывает товар со склада. Проводки здесь зеркальные, и смешение документов — одна из самых частых ошибок.

Сравнение вариантов

Возврат товаров от покупателя

Используется, когда клиент возвращает вам проданный товар. Уменьшает выручку и дебиторку, товар приходуется обратно на склад.

Возврат товаров поставщику

Используется, когда вы возвращаете товар поставщику. Уменьшает кредиторку и списывает товар со склада.

Корректировка реализации

Подходит для частичного уменьшения количества или цены по соглашению сторон, когда юридически это не возврат, а изменение условий поставки.

Оформление возврата от покупателя на основании реализации

Самый надёжный способ — создать возврат на основании исходного документа продажи. Откройте нужную реализацию (акт, накладную) и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, табличную часть с товарами, цены и ставки НДС.

В табличной части откорректируйте количество: если возвращается не вся партия, удалите лишние строки или уменьшите количество. Цены по умолчанию берутся из исходной реализации — менять их вручную не нужно, иначе возникнет разница между сторнируемой и исходной выручкой.

Проверьте поле «Счёт учёта расчётов» и счёт учёта товара. Если возвращаемый товар будет продаваться повторно, он должен встать на тот же счёт 41 (или 43 для готовой продукции). Бракованный товар, который планируется вернуть поставщику или списать, иногда учитывают на отдельном складе или субсчёте — это упрощает дальнейший контроль.

1. 1
   Найдите исходный документ реализации в журнале «Реализация (акты, накладные)».
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
3. 3
   Скорректируйте количество возвращаемых позиций в табличной части.
4. 4
   Проверьте склад, счета учёта и ставки НДС.
5. 5
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок.
6. 6
   Распечатайте накладную на возврат (ТОРГ-12 или УПД) и подпишите у сторон.

Оформление возврата поставщику

Документ «Возврат товаров поставщику» находится в разделе «Покупки». Создавать его удобнее на основании документа «Поступление (акты, накладные)» — тогда подтянутся цены приобретения, номенклатура и счета учёта. Укажите количество возвращаемого товара и склад списания.

Обратите внимание на НДС. Если товар был принят к учёту и НДС по нему принят к вычету, при возврате вы как покупатель выставляете поставщику счёт-фактуру на возвращаемый товар (в типовых конфигурациях он формируется из документа возврата). Возврат в этом случае отражается как реализация для целей НДС. Если же товар не был оприходован (например, отказ при приёмке), оформляется простой отказ без проводок по вычетам.

После проведения документа сверьте взаиморасчёты с поставщиком: задолженность должна уменьшиться на сумму возврата. Если товар был оплачен авансом, образуется задолженность поставщика перед вами — её впоследствии закрывают возвратом денежных средств или зачётом в счёт других поставок.

НДС и счета-фактуры при возврате

Отражение НДС зависит от периода возврата и статуса сторон. При возврате от покупателя в текущем периоде продавец принимает к вычету НДС, ранее начисленный при реализации, — в 1С это отражается записью в книге покупок через документ «Формирование записей книги покупок» или автоматически при проведении возврата (зависит от конфигурации).

При возврате прошлого периода или частичном возврате корректнее оформлять корректировочный счёт-фактуру через документ «Корректировка реализации». Это особенно важно, если декларация по НДС за период реализации уже сдана: прямое сторнирование может привести к необходимости подачи уточнённой декларации.

Печать возвратной накладной

Из документа возврата доступны стандартные печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (универсальный передаточный документ), а также счёт-фактура, если возврат облагается НДС. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа.

Унифицированная форма ТОРГ-12 сейчас не обязательна — организация вправе использовать собственную форму накладной, утверждённую в учётной политике, либо УПД. Главное, чтобы документ содержал обязательные реквизиты первичного учётного документа: наименование, дату, наименование сторон, содержание операции, количество и сумму, подписи ответственных лиц.

Если организация работает с электронным документооборотом, возвратная накладная отправляется контрагенту через оператора ЭДО прямо из 1С. Проверьте, что контрагент подписал документ с обеих сторон — неподписанный документ не имеет юридической силы при спорах.

Проверка результата и контроль проводок

После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Для возврата от покупателя типичная картина: сторно Дт 62 Кт 90 (уменьшение выручки и задолженности), сторно Дт 90 Кт 41 (возврат себестоимости на склад), сторно НДС. Для возврата поставщику — сторно Дт 41 Кт 60 и корректировка НДС.

Сверьте остатки по складу через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» или складской отчёт «Остатки товаров». Количество возвращённого товара должно совпасть с фактически принятым на склад. При расхождениях проверьте, не был ли товар оприходован по другому документу или на другой склад.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62

Норма

Задолженность покупателя уменьшилась на сумму возврата

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или появилась отрицательная задолженность без аванса

Остатки по счёту 41

Норма

Возвращённый товар числится на нужном складе в корректном количестве

Тревожный признак

Товара нет на остатках или он на неправильном складе

Книга покупок / продаж

Норма

НДС по возврату отражён в корректном периоде и регистре

Тревожный признак

Запись отсутствует или попала не в тот квартал

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают из-за ручного создания возврата без связи с исходным документом. В этом случае цены, партии и счета учёта приходится заполнять вручную, и легко получить разницу между сторнируемой себестоимостью и исходной. Всегда используйте «Создать на основании», если исходная реализация есть в базе.

Вторая распространённая ошибка — неверная дата возврата. Документ должен быть датирован фактической датой возврата товара, а не датой исходной продажи. Проведение возврата задним числом в закрытом периоде ломает последовательность документов и может потребовать перепроведения.

FAQ: частые вопросы о возвратных накладных в 1С

Можно ли оформить возврат, если исходной реализации нет в базе?

Да, документ возврата можно создать вручную без основания, заполнив контрагента, товары и цены самостоятельно. Однако при этом не будет автоматической связи с партией и исходной себестоимостью, поэтому проводки и НДС нужно проверить особенно тщательно. Если продажа была в другой программе, приложите к документу реквизиты входящей накладной в поле комментария или дополнительных сведений.

Чем возврат отличается от корректировки реализации?

Возврат — это физическое движение товара обратно на склад, он отражается в складском учёте. Корректировка реализации — изменение условий уже состоявшейся сделки (цены или количества) по соглашению сторон, она формирует корректировочный счёт-фактуру. Для НДС при частичном возврате прошлого периода корректировка обычно предпочтительнее.

Как оформить возврат от розничного покупателя по чеку?

Для розницы используется документ «Возврат товаров от розничного покупателя» (в 1С:Розница или УТ) либо чек ККТ на возврат в кассовой программе. Он не требует указания контрагента и закрывает день выдачи наличных или возврат на карту. Возвратная накладная ТОРГ-12 в рознице обычно не оформляется.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате поставщику?

Если товар был принят к учёту и НДС принят к вычету, то при возврате вы выставляете поставщику счёт-фактуру (или УПД) на возвращаемый товар — для целей НДС это считается реализацией. Если товар не был оприходован (отказ при приёмке), счёт-фактура не требуется. Детали зависят от условий договора и статуса плательщика НДС у обеих сторон.

Что делать, если возврат проведён с ошибкой?

Если период ещё открыт, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт и отчётность сдана, не редактируйте документ задним числом — оформите корректирующий документ текущей датой и проконсультируйтесь с бухгалтером о необходимости уточнённой декларации. Перед любыми исполнениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.