Как оформить накладную в 1С: пошаговая инструкция

Накладная в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка товаров покупателю или перемещение между складами. Чаще всего речь идёт о документе «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей. На его основе программа списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и печатает унифицированную форму ТОРГ-12 или товарную накладную по собственному шаблону.

Ошибки в накладной приводят к расхождениям в учёте: товар списывается не с того склада, НДС считается неверно, а покупатель получает документ с неправильными реквизитами. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, какие поля критичны и как проверить результат до отправки накладной контрагенту.

Ниже разобран полный цикл работы с накладной: от подготовки справочников до печати и исправления ошибок. Инструкция применима к типовым конфигурациям 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11; названия кнопок в вашей версии могут немного отличаться.

Подготовка: что проверить перед созданием накладной

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Накладная подтягивает данные автоматически, и если в карточке контрагента устарел адрес или ИНН, ошибка попадёт в печатную форму. Проверьте карточку покупателя: наименование, ИНН, КПП, юридический и грузополучательский адреса, банковские реквизиты.

Второй обязательный шаг — проверка остатков. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии) и убедитесь, что отгружаемое количество есть на нужном складе. Если включён контроль остатков, программа не даст провести документ при нехватке товара, но лучше узнать об этом до заполнения табличной части.

Также проверьте карточки номенклатуры: единицы измерения, ставки НДС, признак «товар» или «услуга». От этих данных зависит, какие счета учёта подставит программа и как будет сформирован счёт-фактура.

Создание документа «Реализация»

В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать». Выберите вид операции «Товары (накладная)» — программа сразу настроит документ под отгрузку товаров с печатью ТОРГ-12. В 1С:Управление торговлей путь такой: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать».

Заполните шапку документа в следующем порядке: дата (по умолчанию текущая, при отгрузке задним числом поменяйте вручную), контрагент, договор, склад, организация (если в базе их несколько). После выбора договора программа подставит валюту, порядок расчётов и налогообложение.

Заполнение табличной части

Добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом ассортименте: он показывает остатки и цены прямо в окне выбора. Для каждой строки укажите количество и цену — сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если цены подтягиваются из соглашения или прайса, проверьте, что применился нужный вид цен.

Обратите внимание на колонку «Счёт учёта» (в Бухгалтерии). Для товаров это обычно 41.01, для продукции — 43. Неверный счёт приведёт к тому, что списание пройдёт не с того счёта, и остатки в учёте «разъедутся».

1. 1
   Откройте список реализаций и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор, склад и дату отгрузки
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте счета учёта, ставки НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Показать проводки»
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 и при необходимости выставьте счёт-фактуру

НДС и счёт-фактура

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке документа. Проверьте итоговую строку «Всего» и сумму НДС — они должны совпадать с вашим расчётом или с заказом покупателя. Если организация работает без НДС (УСН), убедитесь, что в документе стоит ставка «Без НДС», а не 20%.

После проведения накладной создайте счёт-фактуру: в Бухгалтерии это ссылка «Выписать счёт-фактуру» внизу документа, в УТ — отдельный документ, создаваемый на основании реализации. Номер и дата счёта-фактуры формируются автоматически; проверить его можно в журнале «Счета-фактуры».

Проверка проводок и движений документа

После проведения откройте движения документа: в Бухгалтерии — кнопка «Дт/Кт» (показать проводки), в УТ — «Отчёты» → «Движения документа». Типовая накладная формирует проводки Дт 62.01 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС) и Дт 90.02 Кт 41.01 (списание себестоимости).

Если себестоимость не списалась или сумма равна нулю, чаще всего причина в отсутствии товара на складе на дату документа или в том, что документ проведён раньше поступления. Проверьте остатки по счёту 41 на дату накладной и хронологию документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара после проведения

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Появился минус по складу или остаток не изменился

Задолженность покупателя

Норма

В отчёте «Задолженность покупателей» появилась сумма накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или сумма отличается от документа

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Реквизиты продавца и покупателя корректны, суммы сходятся с документом

Тревожный признак

Устаревший адрес, неверный ИНН или расхождение сумм

Печать накладной и ТОРГ-12

Для печати нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Накладная на отпуск материалов» или внутреннюю форму организации. В УТ доступны также накладная на внутреннее перемещение и комплект документов (накладная + счёт-фактура + УПД).

Если организация применяет универсальный передаточный документ, вместо ТОРГ-12 и счёта-фактуры печатается один УПД — выберите соответствующий пункт в меню печати. Проверьте в форме графы «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»: если фактический адрес отгрузки отличается от юридического, укажите его в документе до печати.

Подписанную накладную можно отправить покупателю через ЭДО прямо из 1С, если подключён сервис обмена документами. Это исключает ошибки при ручной пересылке и ускоряет подтверждение получения.

Какую форму печатать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная; подходит, когда счёт-фактура выставляется отдельно

УПД

Объединяет накладную и счёт-фактуру; удобен при электронном документообороте и сокращает комплект документов

Внутренняя форма организации

Подходит для перемещений между своими складами и неформальных отгрузок; для покупателей на ОСНО обычно недостаточна

Исправление и отмена накладной

Если ошибку нашли до подписания документов покупателем, достаточно отредактировать и перепровести накладную. Если документы уже переданы, оформляется «Корректировка реализации»: создайте её по кнопке «Создать на основании» из исходной накладной. Программа сформирует сторнирующие и новые проводки, а для НДС — корректировочный счёт-фактуру.

Полную отмену отгрузки оформляют возвратом товара от покупателя, а не удалением накладной. Помечать документ на удаление стоит только если он создан ошибочно и не участвовал в оборотах — иначе в учёте останутся «висячие» ссылки и нарушится последовательность.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта на оплату в 1С?

Счёт на оплату — это предварительный документ: он резервирует условия сделки, но не списывает товар и не создаёт проводок по выручке. Накладная (реализация) фиксирует факт отгрузки: списывает товар со склада, начисляет задолженность покупателя и НДС. Обычно накладную создают на основании счёта после оплаты или согласования отгрузки.

Можно ли оформить накладную на основании заказа покупателя?

Да, это рекомендуемый способ. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть, что исключает расхождения между заказом и отгрузкой. При частичной отгрузке отредактируйте количество в строках накладной.

Почему документ не проводится с ошибкой «Не хватает товара»?

Включён контроль остатков, и на выбранном складе недостаточно товара на дату документа. Проверьте остатки отчётом, убедитесь, что поступление проведено и датировано раньше накладной, и что выбран правильный склад. Если товар есть, но контроль не проходит, возможно, он зарезервирован под другой заказ — снимите резерв или измените склад.

Как распечатать накладную в двух экземплярах с разными подписями?

В окне предварительного просмотра печатной формы укажите количество экземпляров — обычно два: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю. Подписи ответственных лиц настраиваются в карточке организации и в параметрах печатной формы; подписи покупателя проставляются вручную на его экземпляре.

Что делать, если в ТОРГ-12 подтягивается устаревший адрес покупателя?

Адрес берётся из карточки контрагента на момент печати. Откройте карточку, обновите адрес в контактной информации, затем заново сформируйте печатную форму. Если у покупателя несколько адресов доставки, в УТ используйте справочник адресов доставки в карточке партнёра и выбирайте нужный в документе.

Нужно ли оформлять накладную при перемещении между своими складами?

Для передачи между складами одной организации используется документ «Перемещение товаров», а не реализация: он меняет аналитику склада без выручки и НДС. Печатается внутренняя накладная на перемещение. Реализация оформляется только при отгрузке стороннему контрагенту.