Как оформить доверенность в 1С

Доверенность в 1С оформляется как отдельный документ, который фиксирует передачу сотруднику полномочий на получение товарно-материальных ценностей или представление интересов организации. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» — документ называется «Доверенность» и доступен в разделе покупок или складских документов. Он позволяет распечатать форму по унифицированному бланку М-2 (М-2а) или в свободной форме, утверждённой учётной политикой.

Перед оформлением важно понимать: с 2021 года применение унифицированных форм не обязательно, организация вправе использовать собственный бланк доверенности, закреплённый в учётной политике. Однако типовые печатные формы 1С остаются рабочим вариантом, поскольку содержат все обязательные реквизиты: номер, дату выдачи, срок действия, данные доверенного лица и перечень полномочий.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие данные потребуются, как заполнить и распечатать доверенность, а также какие ошибки чаще всего приводят к тому, что поставщик отказывается отгружать товар по такому документу.

Где в 1С находится документ «Доверенность»

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) доверенность создаётся из раздела «Покупки» → «Доверенности» либо из карточки документа поступления через кнопку создания на основании. В «1С:Управление торговлей 11» документ находится в разделе «Закупки» → «Доверенности на получение товаров», а также доступен из заказа поставщику или поступления товаров.

В «1С:ERP Управление предприятием» доверенность оформляется в подсистеме закупок и может формироваться на основании распоряжения — заказа поставщику. Это удобно: перечень товаров в доверенность подставляется автоматически из документа-основания, что исключает расхождения между заказом и выданными полномочиями.

Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройки прав пользователя и функциональность программы: в некоторых конфигурациях видимость документа включается в настройках раздела «НСИ и администрирование». Также документ может быть недоступен пользователю с ограниченными правами — тогда потребуется обращение к администратору 1С.

Какие данные подготовить перед оформлением

Чтобы доверенность заполнилась корректно и напечаталась без пустых полей, заранее проверьте данные в справочниках. В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники» и связанный элемент «Физические лица») должны быть заполнены ФИО полностью, должность, паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан документ. В типовых формах М-2 эти сведения выводятся в обязательные поля.

По контрагенту-поставщику нужны: полное наименование, ИНН, КПП, адрес, а также реквизиты договора или счёта, на основании которого получаются ценности. Номер и дата договора подставляются в доверенность как основание. Если договор не заведён в базе, создайте его в карточке контрагента либо укажите реквизиты счёта на оплату.

Также определите срок действия доверенности и перечень получаемых ценностей. Перечень можно указать таблично — с наименованиями, единицами измерения и количеством — или описательно, если точный состав заранее неизвестен. Табличный вариант надёжнее: поставщики и проверяющие лучше принимают доверенности с конкретным перечнем.

Пошаговое оформление доверенности

Откройте список доверенностей и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность, сотрудника-получателя и контрагента-поставщика. Программа подставит должность и паспортные данные сотрудника из справочника — проверьте их актуальность.

Заполните реквизиты основания: договор, счёт или заказ, по которому получаются ценности. Укажите срок действия доверенности. Затем заполните табличную часть: наименования товаров или материалов, единицы измерения и количество. Если доверенность создаётся на основании заказа поставщику, табличная часть заполнится автоматически — сверьте её с актуальным заказом.

Проведите документ. Номер доверенности присваивается автоматически по нумератору конфигурации; при необходимости номер можно изменить вручную, но следите за непрерывностью нумерации — это требование к учёту выданных доверенностей. После проведения документ готов к печати.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (или «Закупки») → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника-получателя и контрагента-поставщика
3. 3
   Заполните основание: договор, счёт или заказ поставщику
4. 4
   Установите срок действия доверенности
5. 5
   Заполните перечень получаемых ценностей в табличной части
6. 6
   Проведите документ и проверьте присвоенный номер
7. 7
   Распечатайте доверенность по нужной форме и подпишите у руководителя

Печать доверенности: форма М-2 и свободная форма

В типовых конфигурациях доступны печатные формы «М-2» и «М-2а», а также доверенность в свободной форме. Форма М-2 применяется при разовом получении ценностей, М-2а — при массовой выдаче с регистрацией в журнале. Кнопка печати находится в командной панели документа; если нужной формы нет, откройте подменю «Печать» и проверьте список доступных макетов.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте каждое поле: ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, реквизиты основания, срок действия, перечень ценностей. Пустые поля в печатной форме — признак незаполненных данных в справочниках, а не ошибки макета. Вернитесь в карточку физического лица или контрагента, дополните сведения и сформируйте печатную форму заново.

После печати доверенность подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) и главный бухгалтер — при использовании формы М-2 подпись главбуха предусмотрена бланком. Печать организации на доверенности не обязательна, если организация отказалась от печати, но некоторые поставщики по инерции её требуют — уточните это заранее, чтобы не получить отказ в отгрузке.

Особые сценарии и ограничения

Если ценности получает не штатный сотрудник, а стороннее лицо или работник другой организации (например, экспедитор транспортной компании), стандартный документ 1С может не подойти: он ориентирован на сотрудников организации. В этом случае доверенность оформляется в свободной форме вне 1С либо через дополнительные печатные формы, подключаемые из внешних файлов.

Для получения ценностей по нескольким поставкам у одного поставщика удобнее выдавать доверенность с более длительным сроком и обобщённым перечнем, но помните об ограничении: доверенности на получение товарно-материальных ценностей от имени юридического лица выдаются на разумный срок, и чем длиннее срок, тем выше риск злоупотреблений. Многие организации ограничивают срок одним месяцем или кварталом.

Отдельный сценарий — электронная доверенность (машиночитаемая доверенность, МЧД) для электронного документооборота. Она оформляется не печатной формой, а в формате XML с подписанием квалифицированной электронной подписью и регистрацией в распределённом реестре ФНС. В 1С работа с МЧД доступна в решениях для ЭДО; это отдельный процесс, не связанный с документом «Доверенность» для бумажного оборота.

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Сотрудник разово получает товар у поставщикаСоздайте документ «Доверенность» и напечатайте форму М-2

Доверенности выдаются регулярно и массовоИспользуйте форму М-2а и ведите журнал учёта выданных доверенностей

Получатель — не сотрудник организацииОформите доверенность в свободной форме вне типового документа

Нужна доверенность для электронного документооборотаОформляйте машиночитаемую доверенность (МЧД) через сервис ЭДО, а не печатную форму

Типичные ошибки и проверка результата

Самая частая проблема — пустые паспортные данные в печатной форме. Причина всегда одна: в справочнике «Физические лица» не заполнен документ, удостоверяющий личность. Вторая типичная ошибка — расхождение перечня в доверенности с фактической отгрузкой: поставщик отгрузил больше позиций, чем указано, и часть товара оформить не удалось. Выводите в доверенность перечень из документа-основания и при изменениях переоформляйте документ.

Ещё одна ошибка — истёкший срок действия на дату отгрузки. Проверяйте, чтобы дата окончания полномочий была позже планируемой даты получения ценностей с запасом в несколько дней. Также контролируйте корректность наименования поставщика: доверенность, выписанная на другое юридическое лицо (например, на головную организацию вместо обособленного подразделения), поставщик не примет.

После оформления проверьте результат по контрольным точкам: документ проведён, номер присвоен, печатная форма не содержит пустых обязательных полей, подписи проставлены. Использованные доверенности с отметкой поставщика об отгрузке подлежат хранению вместе с оправдательными документами — накладными и счетами-фактурами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма М-2

Норма

Все поля заполнены: паспорт, должность, поставщик, перечень, срок

Тревожный признак

Пустые поля паспортных данных или перечня ценностей

Срок действия

Норма

Дата окончания позже планируемой даты отгрузки

Тревожный признак

Срок истекает раньше или в день отгрузки

Реквизиты поставщика

Норма

Наименование совпадает с договором и счётом

Тревожный признак

Указано другое юрлицо или устаревшее наименование

Подписи

Норма

Подписи руководителя и главбуха проставлены

Тревожный признак

Форма отдана сотруднику без подписей

Частые вопросы

Обязательно ли использовать унифицированную форму М-2?

Нет. Организация вправе разработать собственную форму доверенности и закрепить её в учётной политике. Формы М-2 и М-2а в 1С остаются удобным готовым вариантом, так как содержат все необходимые реквизиты и привычны поставщикам.

Почему в печатной форме не выводятся паспортные данные сотрудника?

Программа берёт эти сведения из справочника «Физические лица», а не из карточки сотрудника. Откройте элемент справочника «Физические лица», перейдите по ссылке «Личные данные» (или «Документы, удостоверяющие личность») и заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт. После этого пересоздайте печатную форму.

Можно ли оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?

Типовой документ рассчитан на одного получателя. Если ценности может получить любой из нескольких сотрудников, оформляется отдельная доверенность на каждого либо используется свободная форма с перечнем уполномоченных лиц.

Нужно ли регистрировать выданные доверенности в журнале?

При использовании формы М-2а регистрация в журнале предусмотрена самой формой — корешок остаётся в бухгалтерии. Для формы М-2 и свободных бланков ведение журнала учёта выданных доверенностей не обязательно, но рекомендуется для внутреннего контроля: так проще отслеживать неиспользованные и не возвращённые документы.

Чем доверенность в 1С отличается от машиночитаемой доверенности (МЧД)?

Документ «Доверенность» в 1С предназначен для бумажного документооборота: его печатают и подписывают вручную. МЧД — это электронный файл в формате XML, подписанный квалифицированной электронной подписью и зарегистрированный в распределённом реестре ФНС; он применяется в электронном документообороте и оформляется через сервисы ЭДО.

Что делать с доверенностью после получения товара?

Использованная доверенность с отметкой поставщика об отгрузке прикладывается к оправдательным документам — накладной или акту — и хранится вместе с ними. Неиспользованную доверенность с истёкшим сроком следует вернуть и погасить, чтобы она не могла быть использована повторно.