Документы и Печать · 10 мин
Как оформить доверенность в 1С 8
Как оформить доверенность в 1С 8: где найти документ, как заполнить реквизиты, распечатать форму М-2 и учесть электронные доверенности. Пошаговая инструкция.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из самых частых документов в учётной работе. В 1С 8 оформить её можно двумя способами: напрямую из документа поступления товаров или через отдельный журнал доверенностей. В обоих случаях программа автоматически подставляет реквизиты организации, контрагента и список ценностей, а на печать выводится унифицированная форма М-2 (или М-2а).
Конкретное расположение команд зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 доверенность создаётся из раздела «Покупки», в 1С:Управление торговлей и ERP — из документа закупки. Ниже разобраны оба сценария, типичные ошибки при заполнении и особенности работы с электронными доверенностями, которые постепенно вытесняют бумажную форму.
Где в 1С 8 находится документ «Доверенность»
В 1С:Бухгалтерии 8.3 журнал выданных доверенностей расположен в разделе Покупки → Доверенности выданные. Если такой пункт не виден в меню, откройте его через «Все функции» или главное меню — видимость команд настраивается в параметрах интерфейса. В журнале хранятся все оформленные доверенности с номерами, датами и сотрудниками.
В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «ERP» доверенность чаще создаётся на основании документа закупки: откройте «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг», нажмите Создать на основании → Доверенность на получение ТМЦ. Программа перенесёт в доверенность поставщика и табличную часть с номенклатурой, что исключает ручной ввод перечня ценностей.
Как создать доверенность из документа поступления
Самый быстрый сценарий — оформление доверенности непосредственно при получении товара. Откройте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия». В командной панели документа нажмите кнопку «Доверенность» — программа создаст новый документ и подставит в него контрагента-поставщика, договор и список товаров из табличной части.
Останется указать только сотрудника, на которого выписывается доверенность, и при необходимости скорректировать срок действия. После проведения документа доверенность готова к печати. Такой способ удобен тем, что перечень ценностей в доверенности гарантированно совпадает с накладной — расхождений при приёмке не возникнет.
- 1Откройте документ «Поступление товаров и услуг» по нужному поставщику
- 2Нажмите кнопку «Доверенность» в командной панели документа
- 3Укажите сотрудника-получателя и срок действия доверенности
- 4Проверьте перечень ценностей, перенесённый из накладной
- 5Проведите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)»
Как оформить доверенность вручную через журнал
Если доверенность нужна до создания документа поступления — например, сотрудник едет за товаром по устной договорённости или по счёту — создайте документ вручную. Перейдите в Покупки → Доверенности выданные и нажмите «Создать». Откроется пустая форма документа.
Заполните поля последовательно: организация (подставляется по умолчанию, если она одна), дата и номер формируются автоматически, контрагент — поставщик, у которого получают ценности. В поле «Физическое лицо» выберите сотрудника из справочника. Если у сотрудника заполнены паспортные данные, они подтянутся в печатную форму автоматически — это важно, потому что без паспортных данных поставщик доверенность не примет.
Табличную часть с перечнем ценностей заполните вручную: наименование, единица измерения и количество. Допустимо указывать ценности обобщённо («материалы по счёту № 15 от 12.05») — для этого в форме есть текстовое поле, если конкретная номенклатура ещё неизвестна. После заполнения проведите документ.
Печать доверенности: формы М-2 и М-2а
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите вариант формы. Форма М-2 применяется, когда доверенности выдаются нечасто; форма М-2а — при массовой выдаче, когда корешки подшиваются в специальный журнал. В 1С обе формы формируются автоматически с учётом введённых данных: шапка содержит реквизиты организации, наименование поставщика, паспортные данные доверенного лица и перечень ценностей.
Проверьте печатную форму перед выдачей: на ней должны быть номер и дата доверенности, срок действия, подпись руководителя и главного бухгалтера (подставляются из данных ответственных лиц организации), а также место для подписи получателя. Если подписи пустые, заполните их в разделе Главное → Реквизиты организации → Ответственные лица.
Распечатанную доверенность подписывает руководитель и заверяет печатью организации (если печать используется). Сотрудник расписывается в получении на корешке, который остаётся в бухгалтерии. После поставки товара к корешку прикладывают приходные документы — так закрывается отчётность по выданной доверенности.
Как проверить готовую доверенность
Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены
Пустые строки в блоке удостоверения личности
Дата окончания не раньше дня предполагаемой отгрузки
Срок истёк или не указан
Подставлены руководитель и главный бухгалтер
Пустые строки подписей — не заполнены ответственные лица
Совпадает с накладной или счётом поставщика
Расхождения в наименованиях или количестве
Электронная (машиночитаемая) доверенность в 1С
При электронном документообороте всё чаще требуется машиночитаемая доверенность (МЧД) — файл в установленном формате, подписанный усиленной квалифицированной подписью. Она подтверждает полномочия подписанта при обмене электронными документами и при работе с госорганами. Бумажная форма М-2 для этих целей не подходит.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 работа с МЧД встроена в механизм обмена электронными документами: доверенность регистрируется в едином реестре ФНС, а её данные автоматически передаются контрагентам вместе с электронным документом. Для этого потребуется действующая квалифицированная подпись руководителя и настроенный обмен ЭДО. Статус регистрации доверенности виден прямо в программе.
Бумажная и электронная доверенность
Подходит для получения ТМЦ у поставщика при личном визите. Ограничение: не работает в электронном документообороте и требует ручного контроля корешков.
Обязательна для подтверждения полномочий в ЭДО и при сдаче отчётности. Ограничение: требует квалифицированной подписи и регистрации в реестре ФНС.
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных данных в справочниках, а не в самом документе. Пустые паспортные данные, отсутствующие подписи ответственных лиц, устаревшие реквизиты организации — всё это приводит к тому, что поставщик отказывается отгружать товар по такой доверенности.
Вторая группа ошибок — учётные. Доверенность с истёкшим сроком, расхождение перечня ценностей с накладной, отсутствие приходных документов к корешку после отгрузки. Такие нарушения вскрываются при инвентаризации расчётов и могут привести к тому, что стоимость полученных ценностей будет отнесена на сотрудника как невозвращённая подотчётная сумма.
Частые вопросы
Можно ли в 1С 8 распечатать доверенность по своей форме, а не по М-2?
Да. Организация вправе утвердить собственную форму доверенности в учётной политике. В 1С её можно подключить как внешнюю печатную форму через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки». Макет готовит разработчик или специалист по настройке.
Почему в печатной форме доверенности пустые паспортные данные сотрудника?
Данные берутся из справочника «Физические лица», а не из карточки сотрудника. Откройте карточку физического лица, перейдите к личным данным и заполните документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан. После этого пересоздайте или перепроведите доверенность.
Какой срок действия указать в доверенности?
Срок определяется организацией самостоятельно — жёсткого законодательного ограничения для доверенностей от юридического лица нет. Практично указывать период с небольшим запасом от даты планируемой отгрузки, например 10–15 дней, чтобы задержка поставщика не обесценила документ.
Можно ли оформить доверенность на несколько накладных одного поставщика?
Да. При ручном создании доверенности перечень ценностей можно указать обобщённо, со ссылкой на счёт или договор, либо перечислить позиции из нескольких документов. При создании на основании конкретного поступления переносится только его табличная часть.
Нужна ли доверенность, если товар получает директор?
Руководитель действует от имени организации без доверенности на основании устава, поэтому формально доверенность ему не требуется. Однако на практике многие поставщики запрашивают документ у любого получателя — в этом случае доверенность оформляют в общем порядке.
Как аннулировать ошибочно выданную доверенность в 1С?
Откройте документ в журнале «Доверенности выданные» и пометьте его на удаление либо отмените проведение. Если бумажный бланк уже выдан сотруднику, потребуйте его возврата и храните вместе с корешком с пометкой об аннулировании.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С 8 создаётся из документа поступления или вручную через «Покупки → Доверенности выданные», печатается по форме М-2. Ключ к корректной форме — заполненные паспортные данные физлица и ответственные лица организации. Для электронного документооборота используется машиночитаемая доверенность через реестр ФНС.