Как оформить доверенность на получение товара в 1С

Доверенность на получение товара нужна, когда сотрудник организации забирает материальные ценности у поставщика или перевозчика от имени компании. Без корректно оформленной доверенности склад поставщика вправе отказать в отпуске товара, а бухгалтерия — в оприходовании полученных ценностей. В программах 1С документ создаётся за пару минут, если заранее заполнены справочники контрагентов, сотрудников и организаций.

Чаще всего доверенность оформляется по унифицированной форме М-2 (или М-2а для журнального учёта), утверждённой постановлением Госкомстата № 71а. Законодательство допускает и собственную форму документа, если она содержит обязательные реквизиты. В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия» — предусмотрены готовые механизмы для выпуска и печати доверенностей.

Ниже разобран практический порядок работы: где находится документ в разных конфигурациях, какие поля обязательны, как связать доверенность с заказом поставщику и как проверить результат перед выдачей сотруднику.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» редакции 11 и «1С:ERP» доверенность находится в разделе «Закупки» → «Документы закупки» → «Доверенности» либо создаётся кнопкой «Создать на основании» из заказа поставщику или приобретения товаров. В некоторых интерфейсах документ называется «Выданная доверенность».

В «1С:Бухгалтерии предприятия» доверенность доступна через раздел «Покупки» → «Доверенности». Здесь документ проще: он предназначен в первую очередь для печати формы М-2 и не ведёт складского учёта. Если доверенности в меню нет, проверьте права пользователя и настройки функциональности — иногда документ скрыт ограниченным интерфейсом.

В «1С:Комплексной автоматизации» логика аналогична торговле: документ живёт в подсистеме закупок и связан с заказами и поступлениями. Если вы работаете в самописной или сильно доработанной конфигурации, уточните расположение у администратора — документ мог быть переименован или вынесен в отдельный раздел.

Подготовка справочников перед созданием доверенности

Чтобы документ заполнился корректно и без ручного ввода, заранее проверьте справочные данные. В карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — они попадают в шапку печатной формы. В карточке контрагента-поставщика проверьте наименование и реквизиты: именно они указываются в строке «поставщик».

Сотрудник, на которого выписывается доверенность, должен быть заведён в справочнике физических лиц или сотрудников с паспортными данными: серия, номер, кем и когда выдан документ. Без паспортных данных печатная форма выйдет с пустыми полями, и поставщик может отказать в отпуске товара. Должность сотрудника подтягивается из кадровых данных или указывается вручную.

Если доверенность оформляется регулярно, полезно проверить шаблоны номенклатуры и договоры с поставщиками. Корректно заполненный договор позволит автоматически подставить основание доверенности — номер и дату договора или заказа.

Пошаговое создание доверенности в 1С

Самый надёжный способ — создать доверенность на основании заказа поставщику. Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа подставит организацию, поставщика, договор и табличную часть с перечнем товаров, количеством и единицами измерения. Останется указать сотрудника и срок действия.

При создании документа «с нуля» заполните поля последовательно: дата и номер (нумерация обычно автоматическая), организация, сотрудник и его должность, паспортные данные, поставщик, основание (договор, счёт, заказ), срок действия доверенности. Затем заполните табличную часть: наименование ценностей, единица измерения, количество. Наименования можно вписать текстом, как они указаны в документах поставщика.

Срок действия доверенности устанавливается организацией самостоятельно. Обычно выдают на 10–15 дней; если товар получает тот же сотрудник регулярно по одному договору, допустим более длительный срок. После заполнения запишите и проведите документ, затем нажмите кнопку «Печать» и выберите форму М-2.

1. 1
   Откройте заказ поставщику или раздел «Закупки» → «Доверенности» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и проверьте его паспортные данные и должность
3. 3
   Выберите поставщика и основание: договор, счёт или заказ
4. 4
   Заполните перечень товаров: наименование, единица измерения, количество
5. 5
   Установите срок действия доверенности
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму М-2
7. 7
   Проверьте печатную форму и зарегистрируйте корешок в журнале доверенностей

Печать формы М-2 и регистрация доверенности

Печатная форма М-2 состоит из двух частей. Отрывная часть с подписью руководителя, главного бухгалтера и печатью (при её наличии) выдаётся сотруднику. Корешок остаётся в организации и подшивается в журнал учёта выданных доверенностей. В 1С журнал можно вести электронно — список документов «Доверенности» сам по себе является регистром выдачи, но многие организации дополнительно ведут бумажный журнал с подписью получателя.

Перед печатью убедитесь, что в настройках организации указаны данные подписантов — руководителя и главного бухгалтера. Они подтягиваются из регистра ответственных лиц. Если подписи в форме пустые, проверьте, что на дату документа в регистре «Ответственные лица организаций» заполнены соответствующие записи.

Если типовая форма М-2 не устраивает — например, нужна собственная форма доверенности, утверждённая в учётной политике, — макет печатной формы можно доработать. Это делается через механизм внешних печатных форм или изменением макета в конфигураторе; такую доработку лучше поручить специалисту по 1С.

Если доверенность создаётся на основании заказа, а затем состав заказа меняется, доверенность автоматически не перезаполнится. Перед печатью сверьте табличную часть с актуальным заказом или счётом поставщика — расхождение в номенклатуре частая причина отказа в отпуске товара на складе.

Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

Самая частая проблема — незаполненные паспортные данные сотрудника. Печатная форма выходит с прочерками, и поставщик отказывается отгружать товар. Вторая типичная ошибка — расхождение наименований товаров в доверенности и в документах поставщика: кладовщик сверяет перечень дословно, и «труба стальная» вместо «труба стальная водогазопроводная» может стать поводом для отказа.

Также встречаются: истёкший срок действия доверенности на дату получения, отсутствие подписи руководителя или печати, неверно указанный поставщик (например, выбрано другое юрлицо группы компаний), доверенность выписана на сотрудника, который уже уволен. Все эти ошибки обнаруживаются простой сверкой печатной формы перед выдачей.

Проверка готовой доверенности перед выдачей

Перед тем как отдать доверенность сотруднику, пройдитесь по контрольным точкам: реквизиты организации и поставщика, ФИО и паспорт сотрудника, срок действия, перечень и количество ценностей, подписи и печать. Займёт это меньше минуты, но избавит от повторной поездки и срыва поставки.

После получения товара сотрудник передаёт в бухгалтерию отрывную часть накладной поставщика и отчёт об использовании доверенности. В 1С факт получения отражается документом «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров»), который привязывается к тому же заказу. Использованные доверенности с отметкой об исполнении хранятся вместе с корешками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — все поля заполнены

Тревожный признак

Прочерки или пустые строки в блоке удостоверения личности

Перечень товаров

Норма

Наименования и количество совпадают со счётом или заказом поставщика

Тревожный признак

Расхождения в названиях, единицах измерения или количестве

Подписи и печать

Норма

Подписи руководителя и главного бухгалтера, печать при наличии

Тревожный признак

Форма без подписей — поставщик её не примет

Срок действия

Норма

Дата получения товара входит в срок действия

Тревожный признак

Доверенность просрочена на дату отгрузки

Частые вопросы

Обязательно ли использовать именно форму М-2?

Нет. Унифицированная форма носит рекомендательный характер: организация вправе разработать собственный бланк доверенности, если в нём есть все обязательные реквизиты, и закрепить его в учётной политике. Однако форма М-2 привычна поставщикам, и с ней реже возникают вопросы при отпуске товара.

Можно ли оформить доверенность на получение товара без заказа поставщику?

Да. Документ «Доверенность» можно создать вручную без основания и заполнить табличную часть самостоятельно. Основанием в этом случае указывают договор, счёт на оплату или просто формулировку «по документам поставщика». Создание на основании заказа — лишь способ сэкономить время и избежать расхождений в перечне.

На какой срок выписывать доверенность?

Закон не устанавливает жёсткого предельного срока для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей — срок определяет организация. На практике разовую доверенность выдают на 10–15 дней, а при регулярных поставках одному сотруднику — на месяц или квартал. Слишком длинные сроки увеличивают риск misuse, поэтому разумно ограничивать их реальной потребностью.

Что делать, если в печатной форме не выводятся подписи руководителя?

Подписи подтягиваются из регистра сведений «Ответственные лица организаций». Откройте карточку организации, перейдите к ответственным лицам и проверьте, что на дату доверенности указаны руководитель и главный бухгалтер. После заполнения перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново.

Нужно ли отражать выдачу доверенности в бухгалтерском учёте?

Сама по себе выдача доверенности не формирует бухгалтерских проводок — это не хозяйственная операция, а полномочие. Учётное значение документ приобретает при поступлении товара: накладная поставщика и отчёт об использовании доверенности подтверждают оприходование ценностей. Задача бухгалтерии — контролировать журнал выданных доверенностей и своевременное закрытие их отчётными документами.

Можно ли оформить электронную доверенность вместо бумажной?

Да, законодательство допускает машиночитаемые доверенности в электронном виде, подписанные квалифицированной электронной подписью. Однако на практике при получении товара со склада поставщика чаще требуют бумажный оригинал. Перед переходом на электронный формат согласуйте порядок с контрагентами и убедитесь, что их учётная система принимает такие доверенности.