Как настроить транспортную накладную в 1С

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и нужна каждый раз, когда товар перевозит сторонний перевозчик или собственный транспорт компании. В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «ERP», «Комплексная автоматизация» и «Бухгалтерия предприятия» — документ уже предусмотрен, но по умолчанию часто скрыт или не настроен под конкретный процесс отгрузки.

Настройка сводится к трём задачам: включить функциональность документа, определить, как он связан с документом реализации, и привести печатную форму к виду, который примет перевозчик и грузополучатель. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций на управляемых формах; названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение настроек функциональности и печатных форм. В большинстве внедрений это права администратора или главного бухгалтера. Если вы работаете в клиент-серверной базе, согласуйте изменения с администратором: часть настроек применяется для всех пользователей сразу.

Где в 1С находится транспортная накладная и за что она отвечает

Транспортная накладная — самостоятельный документ, который фиксирует факт передачи груза перевозчику: кто везёт, на чём, откуда и куда, какой груз по количеству мест и массе. Она не заменяет товарную накладную (ТОРГ-12) или УПД: те подтверждают переход права собственности, а транспортная — договор перевозки.

В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документ называется «Транспортная накладная» и находится в разделе «Продажи» или «Склад и доставка». В «Бухгалтерии предприятия» отдельного документа исторически не было, и транспортную накладную печатали из реализации через дополнительные печатные формы — в актуальных релизах форма доступна из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» по кнопке «Печать».

Как включить функциональность транспортной накладной

Если документа нет в интерфейсе, сначала проверьте настройки функциональности. В «Управлении торговлей 11» откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и убедитесь, что включена опция, связанная с доставкой и транспортными накладными. В части конфигураций документ появляется только при включённой подсистеме «Доставка» в разделе «Склад и доставка».

В «Бухгалтерии предприятия» отдельного флага обычно нет: проверьте, что в документе реализации по кнопке «Печать» доступна форма «Транспортная накладная». Если её нет в списке, вероятно, используется старый релиз или форма скрыта настройкой комплекта печатных форм — тогда её добавляют через «Дополнительные отчеты и обработки».

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов»
2. 2
   Перейдите в раздел «Продажи» и включите опции, связанные с доставкой и транспортными накладными
3. 3
   Проверьте раздел «Склад и доставка»: при необходимости включите управление доставкой
4. 4
   Обновите интерфейс (перезайдите в раздел «Продажи») и убедитесь, что журнал «Транспортные накладные» появился
5. 5
   Проверьте права пользователя: документ должен быть доступен на создание, а не только на просмотр

Как создать транспортную накладную на основании реализации

Корректный способ — ввод на основании, чтобы данные о грузе, адресах и получателе подтянулись автоматически. Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная». Программа перенесёт грузоотправителя, грузополучателя, адрес доставки и состав отгрузки.

Если пункт «Транспортная накладная» отсутствует в меню «Создать на основании», причины обычно две: документ реализации не проведён либо в настройках вида операции отключена связь с доставкой. Также проверьте, что в реализации заполнен адрес доставки — без него часть полей накладной останется пустой.

После создания заполните блоки, которые не подтягиваются автоматически: данные перевозчика (контрагент или собственная организация), марка и госномер автомобиля, ФИО водителя и реквизиты его удостоверения, количество мест, масса брутто и нетто, дата и время подачи транспорта. Сохраните и проведите документ.

Как настроить реквизиты перевозчика и транспортного средства

Чтобы не вводить данные перевозчика вручную в каждой накладной, заведите его как контрагента с договором на оказание транспортных услуг. Если перевозки выполняет собственный транспорт, в качестве перевозчика указывается сама организация, а данные машин и водителей удобно хранить в справочниках конфигурации — в ряде конфигураций для этого предусмотрены справочники «Транспортные средства» и «Водители» либо регистры сведений с аналогичным назначением.

Типовая ошибка — указывать водителя произвольным текстом. Тогда при смене кадров или правке печатной формы старые накладные «разъезжаются». Заведите водителей как физических лиц или элементы справочника и выбирайте из списка: так данные будут единообразными во всех документах.

Проверьте также заполнение пунктов погрузки и выгрузки. Адрес погрузки по умолчанию берётся из адреса склада отгрузки, адрес выгрузки — из адреса доставки получателя. Если фактическая погрузка идёт со сторонней площадки (например, склада комитента), исправьте адрес вручную в самой накладной, а не в карточке склада.

Как настроить печатную форму транспортной накладной

Типовая печатная форма соответствует форме, утверждённой Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Открывается она из документа по кнопке «Печать» → «Транспортная накладная». Перед выводом на бумагу сформируйте форму и сверьте: наименования сторон, ИНН, адреса, реквизиты водителя, количество мест и масса должны быть заполнены — пустые поля на бумаге перевозчик может не принять.

Если типовой макет не устраивает (нужен логотип, дополнительные строки, иное расположение блоков), есть два пути. Первый — без изменения конфигурации: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Второй — доработка макета в конфигураторе, что требует снятия объекта с полной поддержки и усложняет обновления.

Способы изменения печатной формы

Внешняя печатная форма

Подключается без изменения конфигурации, не мешает обновлениям. Подходит для добавления логотипа, правки текстов и перестановки полей. Ограничение: нужен разработчик, который подготовит файл обработки.

Доработка типового макета в конфигураторе

Полный контроль над формой, но объект снимается с полной поддержки, при каждом обновлении доработку нужно сопоставлять вручную. Оправдано только при глубокой переработке.

Параметры вывода типовой формы

Часть настроек (количество экземпляров, вывод подписей) доступна без программирования через настройки печати. Подходит, если менять нужно немного.

Как проверить корректность заполнения перед печатью

Перед подписанием накладной пройдите по контрольным точкам. Несоответствие адресов или отсутствие данных о транспортном средстве — самые частые причины, по которым документ приходится переделывать уже после отгрузки, когда исправления требуют согласования со всеми сторонами.

Дополнительно сверьте накладную с реализацией: количество строк и номенклатура могут отличаться (в транспортной накладной груз часто описывается укрупнённо), но общее количество мест и масса должны быть согласованы с фактической отгрузкой. Расхождение массы — типичный повод для претензий при страховании груза.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

Грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик указаны с ИНН и адресами

Тревожный признак

Поле пустое или указано краткое наименование без реквизитов

Транспорт и водитель

Норма

Заполнены марка, госномер, ФИО водителя

Тревожный признак

Данные вписаны произвольным текстом или отсутствуют

Адреса погрузки и выгрузки

Норма

Совпадают с фактическими точками отгрузки и доставки

Тревожный признак

Подтянулся юридический адрес вместо адреса склада

Количество мест и масса

Норма

Совпадают с фактической отгрузкой и данными реализации

Тревожный признак

Поля пустые или масса расходится с документом отгрузки

Типичные ошибки и ограничения при работе с документом

Частая ситуация: накладную создают не на основании реализации, а «с нуля», и заполняют вручную. Это допустимо, но повышает риск расхождений между отгрузкой и перевозкой. Если процесс массовый, настройте ввод на основании как обязательный стандарт для менеджеров.

Второе ограничение касается электронного документооборота: типовая транспортная накладная в бумажном виде не всегда имеет готовый электронный аналог в конкретной конфигурации. Если вы переходите на ЭДО с перевозчиком, проверьте поддержку электронной транспортной накладной в вашем релизе и операторе ЭДО — это отдельная настройка, не связанная с печатной формой.

Частые вопросы о настройке транспортной накладной в 1С

Нет пункта «Транспортная накладная» в меню «Создать на основании». Что делать?

Проверьте три вещи: проведён ли документ реализации, включена ли функциональность доставки в настройках раздела «Продажи» или «Склад и доставка», и есть ли у пользователя права на создание документа. В «Бухгалтерии предприятия» отдельного документа может не быть — там накладная печатается из формы реализации по кнопке «Печать».

Можно ли оформить одну транспортную накладную на несколько реализаций?

Да, если груз едет одной машиной одному получателю. В конфигурациях с подсистемой доставки накладная формируется из задания на перевозку или распоряжения на доставку, куда входят несколько документов отгрузки. Условие — совпадение грузополучателя и адреса выгрузки.

Как добавить логотип и изменить текст в печатной форме?

Безопасный способ — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки». Конфигурация при этом не изменяется и обновляется штатно. Прямая правка макета в конфигураторе возможна, но снимает объект с полной поддержки.

Чем транспортная накладная отличается от товарно-транспортной (ТТН)?

ТТН — более старый комбинированный документ, который одновременно оформлял и перевозку, и переход права на товар. Сейчас для продажи товара используют ТОРГ-12 или УПД, а для перевозки — отдельную транспортную накладную. В 1С это разные печатные формы, и печатать ТТН «по привычке» вместо полного комплекта документов не стоит.

Обязательно ли указывать массу груза и количество мест?

Формально форма допускает описание груза в разных единицах, но на практике перевозчики и страховые компании требуют массу и число мест. Без этих данных документ могут не принять, а при утрате груза доказать объём перевозки будет сложно. Заполняйте поля всегда, сверяясь с фактической отгрузкой.

Можно ли отправить транспортную накладную по ЭДО?

Зависит от релиза конфигурации и оператора ЭДО. Электронная транспортная накладная — отдельный формат документа, его поддержку нужно проверять в настройках обмена электронными документами. Если формат не поддерживается, накладную оформляют на бумаге, а по ЭДО передают только УПД.