Как настроить сканирование в 1С:Документооборот

Сканирование в 1С:Документооборот позволяет переводить бумажные документы в электронный вид напрямую из карточки документа, минуя сохранение файлов на диск и ручную загрузку. Система поддерживает два режима: одиночное сканирование по кнопке «Сканировать» и потоковое сканирование больших пачек документов с автоматическим разделением.

Для работы потребуется сканер с драйвером TWAIN или ISIS, установленный на компьютере пользователя, и корректно настроенные параметры в самой программе. Если сканирование организовано через тонкий клиент или веб-клиент, действуют дополнительные ограничения — они описаны ниже.

Настройка занимает от 15 минут для одного рабочего места до нескольких часов для потокового ввода на скоростном сканере. Основные сложности возникают с драйверами, правами доступа к папкам и распознаванием текста, поэтому ниже разобраны все этапы с проверкой результата.

Что понадобится перед началом настройки

Перед настройкой убедитесь, что сканер корректно работает вне 1С: откройте стандартное приложение сканирования Windows или фирменную утилиту производителя и выполните тестовый снимок. Если сканер не работает на уровне операционной системы, в 1С он тем более не заработает — сначала устраните проблему с драйвером.

Для одиночного сканирования достаточно TWAIN-драйвера, который поставляется практически с любым сканером. Для потокового сканирования на высокой скорости рекомендуется ISIS-драйвер — он стабильнее работает с протяжными устройствами и автоподатчиками. Уточните у производителя сканера наличие ISIS-драйвера для вашей модели.

Проверьте права пользователя: ему нужны права на добавление файлов к документам и, для потокового ввода, доступ к каталогу приема сканированных файлов на сервере или общем сетевом ресурсе. Также убедитесь, что у пользователя включена функциональная опция работы с файлами.

Установка и проверка драйвера сканера

Установите драйвер сканера с диска производителя или с официального сайта, затем перезагрузите компьютер. Важный нюанс: толстый и тонкий клиенты 1С работают с TWAIN через специальную компоненту, и разрядность драйвера должна соответствовать разрядности клиентского приложения. Если вы используете 32-разрядный клиент 1С, нужен 32-разрядный TWAIN-драйвер, даже на 64-разрядной Windows.

После установки откройте 1С:Документооборот под учетной записью пользователя, перейдите в карточку любого документа на закладку «Файлы» и нажмите «Сканировать». Если компонента сканирования еще не установлена, программа предложит установить ее автоматически — согласитесь и дождитесь завершения.

Если в диалоге сканирования список устройств пуст, причина почти всегда в драйвере: либо он не установлен, либо несовпадает разрядность, либо сканер подключен через сетевой интерфейс, который TWAIN-источник не видит. Для сетевых сканеров используйте фирменную утилиту производителя, эмулирующую локальное подключение.

Настройка одиночного сканирования в карточке документа

Одиночное сканирование — базовый сценарий: пользователь открывает карточку документа, переходит на закладку «Файлы» и нажимает кнопку «Сканировать» (или выбирает «Добавить» → «Сканировать» в зависимости от версии конфигурации). Откроется диалог выбора сканера и параметров изображения.

В диалоге сканирования укажите устройство, формат (рекомендуется PDF для многостраничных документов), цветность и разрешение. Для текстовых документов достаточно 200–300 dpi в оттенках серого — это дает читаемый результат при умеренном размере файла. Цветное сканирование в 600 dpi увеличивает размер файла в разы без выигрыша в качестве для обычных договоров.

После сканирования файл автоматически прикрепится к карточке документа. Проверьте результат: откройте файл из карточки, убедитесь, что все страницы на месте, текст читаем, ориентация страниц правильная. Если изображение повернуто, используйте функцию поворота в просмотрщике файлов или пересканируйте с корректной ориентацией.

1. 1
   Откройте карточку документа и перейдите на закладку «Файлы»
2. 2
   Нажмите «Сканировать» и выберите устройство в диалоге
3. 3
   Установите параметры: PDF, 300 dpi, оттенки серого
4. 4
   Выполните сканирование и дождитесь прикрепления файла
5. 5
   Откройте файл из карточки и проверьте полноту и читаемость страниц

Настройка потокового сканирования

Потоковое сканирование предназначено для ввода больших объемов: оператор загружает пачку документов в автоподатчик, а система раскладывает их по карточкам автоматически или полуавтоматически. Настройка выполняется в разделе «Настройка и администрирование» → «Настройка программы» → «Потоковое сканирование» (в некоторых версиях — через «Работа с файлами»).

Укажите каталог приема файлов — сетевую папку, куда сканер или утилита сканирования будет сохранять результат. Папка должна быть доступна и сканеру (или компьютеру оператора), и серверу 1С. Разделение документов в потоке обычно организуется через листы-разделители со штрихкодами или через пустые страницы — выберите способ, поддерживаемый вашей версией конфигурации.

Для разделения по штрихкодам распечатайте листы-разделители из самой системы: в карточке документа доступна команда печати листа со штрихкодом, который связывает отсканированный пакет с конкретным документом. Оператор вкладывает разделитель перед каждым документом, и система автоматически прикрепляет страницы к нужным карточкам.

Настройка распознавания текста (OCR)

Распознавание текста превращает скан-образ в документ с текстовым слоем, по которому работает полнотекстовый поиск. В 1С:Документооборот для этого используется компонента распознавания (в типовой поставке — на базе CuneiForm) либо интеграция с внешними OCR-сервисами, если это предусмотрено вашей версией.

Проверьте настройку в разделе «Настройка программы» → «Работа с файлами»: там указывается способ распознавания и путь к компоненте. Распознавание выполняется на сервере регламентным заданием, поэтому убедитесь, что компонента установлена именно на сервере 1С, а не только на клиентских машинах, и что регламентное задание распознавания активно.

Качество распознавания напрямую зависит от качества скана: перекошенные, засвеченные или слишком мелкие документы распознаются с ошибками. Для документов, по которым критичен поиск (договоры, претензии), контролируйте результат: откройте распознанный файл и попробуйте найти характерную фразу через полнотекстовый поиск.

Стандартная компонента CuneiForm уверенно распознает печатный текст хорошего качества, но плохо справляется с рукописными пометками, печатями поверх текста и таблицами со сложной структурой. Если в потоке много таких документов, заранее оцените внешние OCR-решения и проверьте их на реальных образцах вашего документооборота.

Типовые проблемы и их решение

Самая частая жалоба — пустой список сканеров в диалоге сканирования. Причины по убыванию вероятности: не установлен или не той разрядности TWAIN-драйвер; сканер подключен по сети и не виден TWAIN-источнику; компонента сканирования не установилась из-за ограничений антивируса или прав пользователя. Проверяйте в указанном порядке.

Вторая типовая ситуация — сканирование работает, но файлы огромного размера и база быстро растет. Решение: понизьте разрешение до 300 dpi, используйте оттенки серого вместо цвета, включите сжатие PDF. Дополнительно настройте хранение файлов в томах на диске, а не в базе данных, — это снижает нагрузку на СУБД.

Третья группа проблем — потоковое сканирование «не забирает» файлы из папки приема. Проверьте права учетной записи сервера 1С на сетевую папку, работу регламентного задания загрузки и корректность пути (используйте UNC-путь вида \\server\share, а не букву подключенного диска — буквы дисков у сервера и клиента могут не совпадать).

Проверка результата и контрольные точки

После настройки пройдите полный цикл на тестовом документе: создайте карточку, отсканируйте многостраничный документ, дождитесь распознавания и выполните поиск по фразе из текста. Весь цикл — от сканирования до успешного поиска — подтверждает, что цепочка «сканер → файл → OCR → поисковый индекс» работает целиком.

Для потокового ввода дополнительно проверьте разделение документов: отсканируйте пачку из трех документов с листами-разделителями и убедитесь, что каждый пакет прикрепился к своей карточке без смещения страниц. Ошибки разделения обычно видны сразу — страницы одного документа попадают в соседний.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сканер в диалоге сканирования

Норма

Устройство видно в списке, тестовая страница сканируется

Тревожный признак

Список пуст или сканирование завершается ошибкой

Прикрепленный файл

Норма

Все страницы на месте, текст читаем, размер разумный

Тревожный признак

Страницы потеряны, изображение перекошено или файл весит десятки мегабайт

Полнотекстовый поиск

Норма

Документ находится по фразе из текста после распознавания

Тревожный признак

Поиск не находит документ даже после обновления индекса

Потоковый ввод

Норма

Файлы из папки приема раскладываются по карточкам автоматически

Тревожный признак

Файлы копятся в папке, регламентное задание завершается с ошибкой

Частые вопросы

Почему в списке сканеров пусто, хотя сканер работает в других программах?

Чаще всего несовпадает разрядность: 1С использует 32-разрядную компоненту сканирования, а установлен только 64-разрядный драйвер. Установите 32-разрядную версию TWAIN-драйвера. Если сканер сетевой, проверьте, виден ли он как TWAIN-источник — многие сетевые сканеры требуют фирменной утилиты подключения.

Можно ли сканировать через веб-клиент?

Напрямую — практически нет, поскольку браузер не имеет доступа к TWAIN-устройствам. Обходной путь: настройте сохранение файлов сканером в сетевую папку приема, откуда их заберет регламентное задание потокового ввода, либо используйте толстый клиент для рабочих мест со сканерами.

Какое разрешение сканирования выбрать?

Для обычных текстовых документов достаточно 200–300 dpi в оттенках серого: текст читаем, OCR работает уверенно, размер файла умеренный. Цвет и 600 dpi оправданы только для документов, где важны цветные печати, подписи или мелкая графика.

Распознавание настроено, но поиск по сканам не работает. Что проверить?

Проверьте три вещи: активно ли регламентное задание распознавания и нет ли в его журнале ошибок; обновлен ли полнотекстовый поисковый индекс (обновление тоже выполняется регламентным заданием); распознан ли конкретный файл — откройте его и попробуйте выделить текст.

Куда лучше сохранять отсканированные файлы — в базу или в тома?

При любом заметном объеме сканирования — в тома на диске. Хранение в базе данных быстро раздувает ее размер, усложняет резервное копирование и замедляет выгрузку. Настройка томов выполняется в разделе «Настройка программы» → «Работа с файлами» → «Тома хранения файлов».

Потоковое сканирование не забирает файлы из сетевой папки. В чем причина?

Почти всегда дело в пути или правах. Укажите каталог приема как UNC-путь (\\сервер\папка), а не через букву диска, и проверьте, что учетная запись, под которой работает сервер 1С, имеет права на чтение и удаление файлов в этой папке. Заодно убедитесь, что регламентное задание загрузки не заблокировано и не завершается с ошибкой.