Документы и Печать · 10 мин
Как настроить шаблоны в 1С: печатные формы, письма и документы
Пошаговая настройка шаблонов в 1С: редактирование печатных форм, шаблоны писем и СМС, параметры и автоподстановка. Инструкция для пользователя и администратора.
Под шаблонами в 1С обычно понимают три разных механизма: печатные формы документов (макеты), шаблоны писем и СМС, а также шаблоны заполнения документов. Все они решают одну задачу — избавить пользователя от ручного ввода повторяющегося текста и унифицировать внешний вид документов. Настройка большинства шаблонов доступна прямо в пользовательском режиме и не требует программирования.
Перед началом работы важно понять, какой именно механизм вам нужен. Если требуется изменить внешний вид счёта на оплату или акта — это печатная форма. Если нужно автоматически формировать текст письма клиенту с подстановкой суммы и номера заказа — это шаблон сообщения. Если менеджеры каждый раз вводят однотипные реализации — помогут шаблоны заполнения или копирование документов.
Ниже разобраны все три сценария с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой), где работа с шаблонами построена на стандартной библиотеке подсистем — БСП.
Что считается шаблоном в 1С и где они хранятся
В типовых конфигурациях шаблоны делятся на несколько групп. Печатные формы — это макеты, по которым строится табличный документ при нажатии кнопки «Печать». Шаблоны сообщений — тексты писем и СМС с параметрами в квадратных скобках, которые заменяются данными документа при отправке. Шаблоны заполнения — сохранённые наборы реквизитов, по которым создаются новые документы.
Пользовательские печатные формы хранятся в информационной базе (в справочнике пользовательских макетов), а не в конфигурации. Это важное следствие: при обновлении конфигурации ваши изменённые макеты не затираются, а при необходимости их можно удалить и вернуться к типовой форме. Шаблоны сообщений также хранятся в базе и доступны для редактирования пользователям с соответствующими правами.
Как изменить печатную форму документа
Самый простой способ — отредактировать макет прямо из формы печати. Откройте документ, нажмите «Печать», выберите нужную форму. В открывшемся окне предварительного просмотра найдите кнопку «Ещё» или «Изменить» — в типовых конфигурациях часто доступен пункт «Изменить макет». Откроется редактор табличного документа, где можно править текст, шрифты, ширину колонок и расположение элементов.
Второй путь — через раздел «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм». Здесь собраны все пользовательские макеты: можно найти нужный по имени, открыть, отредактировать и сохранить. Этот способ удобен, когда форму нужно поправить один раз для всех документов сразу.
- 1Откройте документ и сформируйте нужную печатную форму
- 2Нажмите «Изменить макет» (или откройте макет через Администрирование)
- 3Внесите правки: текст, логотип, ширину колонок, подписи
- 4Не переименовывайте области и параметры в квадратных скобках
- 5Сохраните макет и сформируйте печатную форму повторно
- 6Проверьте результат на документе с длинными наименованиями и максимальным числом строк
Главное правило при редактировании: не трогайте имена областей (они видны при выделении строк макета) и параметры в квадратных скобках. Если переименовать область, программа не найдёт её при печати и форма либо выведется пустой, либо вызовет ошибку. Изменять можно только статичный текст, оформление и размеры ячеек.
Как настроить шаблоны писем и СМС
Шаблоны сообщений находятся в разделе «Администрирование → Органайзер → Шаблоны сообщений» (в некоторых конфигурациях — «Настройки → Шаблоны сообщений»). Чтобы раздел был доступен, в настройках должна быть включена отправка почты и/или СМС. Создайте новый шаблон, укажите назначение — для какого объекта он применяется, например «Заказ клиента» или «Счёт на оплату».
В тексте шаблона используются параметры. Наберите текст письма, а вместо изменяемых значений вставьте параметры через кнопку «Вставить параметр» — программа покажет список доступных полей выбранного объекта: номер, дата, сумма, контрагент, ответственный. При отправке письма из документа параметры автоматически заменятся реальными данными.
Для писем доступно форматирование HTML, вложения и автоматическое прикрепление печатной формы документа. Для СМС действует ограничение: только текст, и длинное сообщение может разбиваться на несколько и тарифицироваться оператором как несколько СМС — учитывайте это при составлении шаблона.
Пример шаблона письма по счёту
Типовой шаблон для отправки счёта клиенту может выглядеть так: «Добрый день, [Контрагент.Наименование]! Направляем счёт № [Номер] от [Дата] на сумму [СуммаДокумента] руб. Счёт во вложении. С уважением, [Ответственный]». При отправке из конкретного счёта все параметры подставятся автоматически, пользователю останется только проверить текст и нажать «Отправить».
Как ускорить ввод документов шаблонами
Для однотипных документов в типовых конфигурациях есть несколько механизмов. Самый простой — копирование: откройте похожий документ и нажмите F9 или «Ещё → Скопировать». Второй вариант — «Изменить» с созданием на основании. Третий — сохранение документа как шаблона: в ряде конфигураций в форме документа доступна команда «Сохранить как шаблон», после чего новые документы создаются одной кнопкой с уже заполненными реквизитами.
В конфигурациях на БСП также работает механизм «Дополнительные отчеты и обработки», куда можно подключить обработку автозаполнения. Это уже граница между пользовательской настройкой и доработкой: подключение внешних обработок требует прав администратора и проверки файла на безопасность.
Какой механизм выбрать
Когда нужно изменить внешний вид печати: логотип, текст, колонки. Не требует программирования, безопасно при обновлении.
Когда нужно массово отправлять однотипные письма или СМС из документов. Подставляют данные автоматически.
Когда часто вводятся однотипные документы. Быстро, но без автоподстановки изменяющихся данных.
Когда возможностей редактора макета не хватает: сложная логика, условия, новые области. Требует разработчика и прав администратора.
Проверка результата и типичные ошибки
После любой правки шаблона проверяйте результат на реальных данных, а не на одном удобном документе. Сформируйте печатную форму для документа с длинным наименованием контрагента, большим числом строк табличной части и копейками в сумме — именно на таких случаях всплывают проблемы с переносом строк и шириной колонок.
Как проверить результат
Все данные документа на месте, текст не обрезан, шапка и подвал выводятся
Пустые поля, текст параметра вместо значения, ошибка при формировании
Параметры заменены данными документа, вложение прикреплено
В письме остались квадратные скобки или шаблон не предлагается
Пользовательские макеты сохранились и печатаются
Форма вернулась к типовой — макет был изменён в конфигураторе, а не в пользовательском режиме
Если печатная форма сломалась после правки, не паникуйте: откройте список макетов в «Администрировании», найдите изменённый и удалите его — программа автоматически вернётся к типовой форме. Это безопасный способ отката, доступный без резервной копии.
Границы самостоятельной настройки
Самостоятельно и без риска можно: править текст и оформление макетов, создавать и редактировать шаблоны сообщений, использовать копирование и шаблоны документов. К разработчику стоит обращаться, когда нужны новые области в печатной форме, вывод данных, которых нет в списке параметров, условная логика (разные формы для разных клиентов) или автоматическая рассылка по расписанию.
Что важно запомнить
Редактируйте шаблоны только в пользовательском режиме, не трогайте имена областей и параметры в скобках, проверяйте результат на длинных и сложных документах. Сломанный макет всегда можно удалить — вернётся типовая форма. Для логики, выходящей за рамки текста и оформления, привлекайте разработчика.
Частые вопросы
Пропадут ли мои шаблоны при обновлении конфигурации?
Нет, если вы правили макеты в пользовательском режиме (через «Изменить макет» или список макетов в администрировании). Пользовательские макеты хранятся в базе отдельно от конфигурации и при обновлении сохраняются. Пропадают только правки, внесённые напрямую в конфигураторе.
Почему в печатной форме выводится текст в квадратных скобках вместо данных?
Это значит, что параметр в макете написан с ошибкой или не существует — программа не смогла найти ему значение и вывела как обычный текст. Сверьте написание параметра с исходным типовым макетом: регистр букв и точное написание имеют значение.
Можно ли сделать разные печатные формы для разных организаций в одной базе?
Стандартный редактор макетов этого не умеет: пользовательский макет один на форму. Разные варианты для разных организаций реализуются внешней печатной формой с условной логикой — это задача для разработчика.
Почему шаблон письма не появляется при отправке из документа?
Проверьте поле «Назначение» в шаблоне: оно должно соответствовать типу документа, из которого вы отправляете письмо. Также убедитесь, что шаблон не помечен на удаление и у пользователя есть права на просмотр шаблонов сообщений.
Как вернуть типовую печатную форму после неудачной правки?
Откройте «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм», найдите изменённый макет в списке и удалите его. Программа автоматически начнёт использовать типовую форму из конфигурации.
Можно ли вставить логотип или печать в печатную форму?
Да. В редакторе макета вставьте картинку через меню вставки изображения в нужную ячейку. Для подписей и печатей в типовых конфигурациях часто есть отдельный механизм: изображения загружаются в карточку организации и автоматически выводятся в формы — проверьте настройки организации прежде чем править макет.