Как настроить печать в 1С:ЗУП

Печать документов в 1С:ЗУП используется постоянно: расчётные листки, приказы о приёме и увольнении, справки 2-НДФЛ, табели, платёжные ведомости. По умолчанию типовые формы уже встроены в конфигурацию, но на практике их приходится донастраивать: добавлять подписи, менять ориентацию листа, выводить логотип организации или подключать собственный макет. Большинство задач решается штатными средствами без доработки конфигурации.

Важно понимать устройство механизма: каждая печатная форма формируется из макета — шаблона, который либо хранится в конфигурации, либо подключается через механизм внешних печатных форм. Пользовательские настройки (поля, масштаб, принтер) задаются отдельно и не влияют на содержимое макета. Поэтому первый шаг — определить, что именно нужно изменить: внешний вид страницы или состав данных в форме.

Ниже разобраны основные сценарии: от печати расчётных листков и кадровых приказов до подключения внешних форм и исправления типичных проблем. Инструкции применимы к конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 в файловом и клиент-серверном варианте.

Как устроен механизм печати в 1С:ЗУП

Каждый документ и отчёт в ЗУП связан с одной или несколькими печатными формами. Команда «Печать» в форме документа открывает список доступных вариантов: например, у приказа о приёме на работу это типовая форма Т-1 и приказ в свободной форме. Выбранная форма заполняется данными документа и выводится в табличный документ, который уже можно отправить на принтер или сохранить в файл.

Подписи в формах подставляются автоматически из справочников: ответственные лица организации, должности руководителя и главного бухгалтера. Если подпись не выводится или выводится устаревшая, причина почти всегда в незаполненных или неактуальных сведениях об ответственных лицах, а не в самом макете.

Параметры самой страницы — ориентация, поля, масштаб, количество копий — задаются в момент печати через стандартный диалог или через меню «Файл — Параметры страницы» в открытом табличном документе. Эти настройки не сохраняются в макете и применяются к текущему выводу.

Настройка параметров страницы и принтера

Если форма обрезается по краям, не помещается на лист или печатается с неправильной ориентацией, начните с параметров страницы. Откройте сформированный табличный документ, перейдите в «Файл — Параметры страницы» и проверьте ориентацию (книжная или альбомная), размер бумаги и поля. Для широких форм вроде расчётных ведомостей обычно требуется альбомная ориентация.

Масштаб выводится в предварительном просмотре. Если текст мелкий или таблица разрывается на две страницы, уменьшите масштаб до 90–95% либо включите режим «По ширине страницы» в настройках масштабирования. Проверяйте результат именно в предварительном просмотре, а не пробной печатью — это экономит бумагу и время.

Принтер по умолчанию задаётся средствами Windows. Если в офисе несколько устройств и кадровые документы должны уходить на конкретный принтер, настройте его как основной в системе или выбирайте вручную в диалоге печати. Учтите, что настройки «черновой/качественной печати» и лотков хранятся в драйвере принтера, а не в 1С.

Контрольные точки

Как проверить настройку печати

Предварительный просмотр формы

Норма

Весь текст и таблицы помещаются на страницу без обрезки

Тревожный признак

Колонки уходят за край листа или переносятся на отдельную страницу

Подписи в форме

Норма

ФИО и должности ответственных лиц заполнены и актуальны

Тревожный признак

Пустые строки подписей или устаревшие фамилии

Пробная страница на принтере

Норма

Печать совпадает с предварительным просмотром

Тревожный признак

Смещение, обрезка, неверный лоток

Настройка подписей и реквизитов организации

Чтобы в приказах, справках и расчётных листках автоматически выводились правильные подписи, откройте карточку организации (раздел «Настройка — Организации») и перейдите на вкладку с ответственными лицами. Укажите руководителя, главного бухгалтера и кадровика с датами, с которых действуют их полномочия. Программа подставляет подписанта по дате документа.

Логотип и факсимильная подпись также хранятся в карточке организации — в разделе, где задаются картинки для печатных форм. Загрузите изображение логотипа, и оно будет выводиться в тех типовых формах, где это предусмотрено. Рекомендуется использовать изображение умеренного разрешения: слишком большой файл замедляет формирование документов.

Если организаций несколько, проверьте настройки для каждой отдельно. Частая ситуация: в документах одной организации подпись есть, а в другой — пусто, потому что ответственные лица заполнены не везде.

1. 1
   Откройте «Настройка — Организации» и выберите нужную организацию
2. 2
   Перейдите к сведениям об ответственных лицах и добавьте руководителя и главного бухгалтера с датами назначения
3. 3
   Загрузите логотип и при необходимости факсимиле в соответствующие поля карточки
4. 4
   Сформируйте любой приказ и проверьте, что подпись и логотип выводятся корректно

Печать расчётных листков и зарплатных форм

Расчётные листки формируются из раздела «Зарплата — Отчёты, справки — Расчётный листок». Можно вывести листки по одному сотруднику, по подразделению или по всей организации за выбранный месяц. Состав показателей в листке определяется настройками учётной политики зарплаты: например, выводится ли детализация по отработанному времени.

Для массовой рассылки листков по электронной почте используется механизм рассылки отчётов: настраивается расписание, список получателей формируется по сотрудникам, каждому отправляется только его листок. Это избавляет от ручной выгрузки и снижает риск отправить чужие данные не тому адресату — критично, поскольку расчётный листок содержит персональные данные.

Платёжные и расчётные ведомости (Т-51, Т-53 и свободные формы) печатаются из документов «Ведомость…» соответствующего вида. Если типовая форма ведомости не подходит под требования банка или внутреннего документооборота, её заменяют внешней печатной формой, о чём ниже.

Подключение внешних печатных форм

Когда типовой макет не устраивает — нужна другая шапка, дополнительные поля, фирменный бланк — используют внешние печатные формы. Это файл с расширением .epf, который подключается через раздел «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки». Предварительно включите сам механизм, установив флаг «Дополнительные отчёты и обработки» в том же разделе.

После подключения внешняя форма появляется в списке «Печать» соответствующего документа рядом с типовыми. При этом конфигурация не изменяется, поддержка не снимается, обновления проходят штатно. Это принципиальное преимущество перед прямым редактированием макета в конфигураторе.

Разработку файла .epf обычно выполняет специалист по 1С, поскольку требуется знание встроенного языка и структуры данных документа. Готовые формы под конкретные задачи (бланки банков, отраслевые формы) часто предоставляют партнёры или берут из проверенных источников, но любой файл перед подключением следует проверять: внешняя обработка исполняет код на вашей базе.

Изменение типовых макетов и его ограничения

Теоретически типовой макет можно отредактировать в конфигураторе: найти макет у документа, изменить шаблон и сохранить. На практике это почти всегда плохое решение. Изменённый объект требует снятия с полной поддержки, и при каждом обновлении конфигурации изменения придётся сопоставлять вручную — иначе они будут затёрты типовой версией.

Безопасная альтернатива — скопировать макет во внешнюю печатную форму и доработать уже её. Тогда обновления проходят автоматически, а кастомная форма живёт отдельно. Единственное ограничение: если в новом релизе изменится структура данных документа, внешнюю форму может потребоваться адаптировать.

Часть потребностей вообще не требует изменения макетов. Например, дополнительный текст в подвале приказа можно вывести через дополнительные реквизиты и сведения, а состав справок о доходах регулируется настройками учётной политики. Прежде чем заказывать доработку, проверьте штатные настройки документа и организации.

Способы изменения печатной формы

Настройки документа и справочников

Подходит для подписей, реквизитов, состава показателей. Не требует доработок, но меняет только предусмотренное разработчиком.

Внешняя печатная форма (.epf)

Подходит для любых изменений внешнего вида. Не затрагивает конфигурацию, но требует разработки и проверки файла.

Редактирование макета в конфигураторе

Даёт полный контроль, но снимает объект с поддержки и усложняет обновления. Рекомендуется только в крайнем случае.

Типичные проблемы и их решение

Ситуация «кнопка печати недоступна» обычно означает, что документ не проведён либо у пользователя нет прав. Проверьте статус документа и роль пользователя — для печати некоторых форм требуются права на чтение связанных данных, например кадровых сведений.

Если форма печатается с пустыми полями, причина почти всегда в незаполненных данных: не указан подписант, нет сведений об ответственных лицах на дату документа, не заполнены реквизиты организации. Откройте карточку организации и документ и сверьте, откуда форма берёт каждое значение.

Проблемы «в предпросмотре всё хорошо, а на бумаге обрезано» относятся к драйверу принтера: проверьте размер бумаги в настройках устройства, отключите масштабирование в драйвере и задайте поля в параметрах страницы 1С. Если печать идёт через RDP или тонкий клиент, убедитесь, что принтер корректно проброшен в сессию.

Частые вопросы

Как добавить логотип в печатные формы ЗУП?

Откройте карточку организации в разделе «Настройка — Организации» и загрузите изображение в поле логотипа. Он выводится в типовых формах, где это предусмотрено. Если логотип нужен в форме, где типовой макет его не поддерживает, потребуется внешняя печатная форма.

Почему в приказе пустая подпись руководителя?

Подпись берётся из сведений об ответственных лицах организации с учётом даты документа. Проверьте, что руководитель указан в карточке организации и дата начала его полномочий не позже даты приказа. Если документ старый, а запись добавлена недавно, проверьте период действия записи.

Можно ли сохранить печатную форму в PDF прямо из 1С?

Да. Сформированный табличный документ сохраняется через «Файл — Сохранить как» с выбором формата PDF. Это удобно для отправки документов по почте и архивирования без виртуальных принтеров.

Как печатать расчётные листки сразу всем сотрудникам?

В отчёте «Расчётный листок» не выбирайте конкретного сотрудника — формируйте по организации или подразделению. Программа выведет листки по каждому сотруднику подряд, и все они отправятся на печать одной командой. Для электронной доставки используйте механизм рассылки отчётов.

Пропала нужная печатная форма после обновления — что делать?

Если это была внешняя форма, проверьте, что она осталась подключённой в «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки», и при необходимости подключите заново. Если исчезла типовая форма, возможно, изменились права пользователя или настройки состава команд печати у документа.