Документы и Печать · 9 мин
Настройка печати и подписи в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая настройка печати и подписи в 1С 8.3 Бухгалтерия: макеты, подписи ответственных лиц, логотип, электронная подпись, типовые ошибки и проверка результата.
Печатные формы в 1С 8.3 Бухгалтерия формируются автоматически на основе данных документа, но реквизиты подписантов, логотип организации и состав выводимых полей нужно настроить заранее. Без этого счета на оплату, акты и накладные печатаются с пустыми строками «Руководитель» и «Главный бухгалтер», а исправлять каждый документ вручную приходится уже в Word или Excel.
Основные настройки распределены по трём местам: карточка организации (подписи ответственных лиц), раздел администрирования (общие параметры печати) и макеты печатных форм (внешний вид документов). В типовой конфигурации большинство задач решается без изменения конфигурации — достаточно механизма «Расширения» и редактирования пользовательских макетов.
Откуда печатные формы берут данные о подписантах
При формировании печатной формы программа подставляет ФИО руководителя и главного бухгалтера из справочника ответственных лиц организации, действующих на дату документа. Если документ создан задним числом, подпись берётся на ту дату, а не на текущую — это удобно, но требует корректной истории изменений.
Должности и полномочия подписантов хранятся вместе с периодом действия. Если руководитель сменился, а в карточке организации новая запись не создана, в документах продолжит печататься прежняя фамилия или строка останется пустой. Проверить источник данных можно, открыв карточку организации и перейдя по ссылке «Ответственные лица».
Доверенные лица, подписывающие документы по доверенности, указываются отдельно — либо в самом документе (если форма это предусматривает), либо через настройку макета. Типовые формы счетов и актов поддерживают вывод строки «по доверенности №…», если соответствующие реквизиты заполнены.
Настройка ответственных лиц организации
Откройте раздел «Главное → Реквизиты организации» (или «Справочники → Организации») и перейдите по ссылке «Ответственные лица». Здесь ведётся список должностей: руководитель, главный бухгалтер, кассир и другие. Для каждой позиции создаётся запись с указанием физического лица, должности и даты начала полномочий.
- 1Откройте карточку организации: Главное → Реквизиты организации
- 2Перейдите по ссылке «Ответственные лица»
- 3Создайте или отредактируйте записи «Руководитель» и «Главный бухгалтер»: выберите физлицо, укажите должность и дату начала
- 4Проверьте, что физическое лицо существует в справочнике «Физические лица» и ФИО заполнено полностью
- 5Сформируйте печатную форму любого документа и убедитесь, что подписи подставились
Если физическое лицо отсутствует в справочнике, создайте его заранее: подпись в печатной форме формируется из сокращённого ФИО физлица, а не из произвольного текста. Вводить фамилию вручную в макет не стоит — при смене руководителя придётся править все формы заново.
Для ситуаций, когда главный бухгалтер отсутствует (например, в малых организациях), запись можно не создавать — тогда соответствующая строка в формах останется пустой, и это не считается ошибкой программы.
Настройка печати: поля, ориентация и параметры страницы
Базовые параметры печати (принтер по умолчанию, количество копий, двусторонняя печать) задаются стандартным диалогом печати, который вызывается перед выводом документа. 1С использует системный диалог Windows, поэтому настройки принтера управляются операционной системой.
Ориентация страницы, поля и масштаб жёстко заданы в макете печатной формы. Если документ не помещается на один лист или обрезается, причина обычно в настройках принтера: проверьте, что в диалоге печати выбран формат A4 и масштаб 100%, а не «по размеру страницы» с другим форматом бумаги.
Для пакетной печати нескольких документов используйте кнопку «Печать» в списке документов с предварительным выделением нужных строк — программа сформирует единый пакет. Количество экземпляров при этом задаётся один раз на весь пакет.
Изменение макета печатной формы: логотип, печать организации, дополнительные строки
Типовые макеты редактируются через меню «Ещё → Изменить макет» в форме печати документа (в ряде версий — «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм»). Открывается табличный документ, где можно добавить картинку, изменить текст или переставить области. Изменённый макет сохраняется как пользовательский и не затирается при обновлениях.
Логотип и изображение печати организации добавляются как картинки в ячейки макета. Учитывайте, что картинка встраивается в макет и хранится в информационной базе — чем больше файл, тем тяжелее база. Используйте изображения умеренного разрешения, достаточного для печати.
Если требуется вывести поле, которого нет в типовом макете (например, дополнительный реквизит договора), одного редактирования табличного документа недостаточно: понадобится изменить и код формирования формы через расширение конфигурации. Это работа для специалиста с опытом разработки на встроенном языке 1С.
Электронная подпись и обмен документами
Если документы отправляются контрагентам в электронном виде, используется механизм электронной подписи. Настройка выполняется в разделе «Администрирование → Обмен электронными документами» (в ряде версий — «Настройки ЭДО»). Потребуется действующий сертификат квалифицированной электронной подписи, установленный на компьютере пользователя.
В настройках ЭДО указывается профиль организации, сертификат подписанта и оператор обмена документами. После настройки счета, акты и УПД можно подписывать и отправлять прямо из программы, не распечатывая. Юридическую силу таким документам придаёт квалифицированная подпись и соблюдение формата обмена.
Проверьте, что сертификат виден программе: в настройках подписи он должен отображаться в списке доступных. Если сертификат установлен, но не отображается, обычно помогает проверка установки криптопровайдера и разрядности клиента 1С.
Проверка результата и типовые проблемы
После настройки сформируйте печатные формы нескольких типовых документов: счёта на оплату, акта, накладной и счёта-фактуры. Проверьте подписи на документах разных дат — они должны соответствовать истории ответственных лиц.
Как проверить результат
Подставляются актуальные ФИО руководителя и главбуха
Строки пустые или выводится прежняя фамилия
ФИО соответствует тому, кто работал на дату документа
Во всех документах одна и та же текущая фамилия
Изображения выводятся чётко, не смещают таблицу
Картинка обрезана, размыта или сдвигает строки
Документ целиком помещается на страницу A4
Колонки уходят за край листа
Если подпись не подставляется, проверьте три вещи: заполненность справочника «Физические лица», наличие записи ответственного лица с датой начала не позже даты документа и отсутствие пользовательского макета, в котором строка подписи могла быть удалена при редактировании.
При проблемах с печатью на конкретном компьютере (обрезка, неверный масштаб) сначала проверьте настройки драйвера принтера, а не программу: 1С передаёт в диалог печати готовый табличный документ, и искажения чаще возникают на уровне системы.
Что важно запомнить
Подписи настраиваются через ответственных лиц организации с учётом истории, макеты правятся в пользовательском режиме без изменения конфигурации, электронная подпись требует настроенного ЭДО и сертификата. Перед изменениями конфигурации всегда делайте резервную копию базы.
Частые вопросы
Почему в печатной форме пустая строка «Руководитель»?
Чаще всего в карточке организации нет записи ответственного лица с датой начала не позже даты документа. Откройте «Главное → Реквизиты организации → Ответственные лица» и проверьте периоды действия записей. Также убедитесь, что выбранное физическое лицо заполнено в справочнике.
Можно ли поставить изображение росчерка подписи в печатную форму?
Да, картинку можно вставить в макет через «Ещё → Изменить макет». Однако документ с изображением подписи, но без живой подписи, не считается подписанным — росчерк на бумаге или электронная подпись при ЭДО всё равно обязательны.
Пропадут ли мои изменения макета при обновлении конфигурации?
Макеты, изменённые через пользовательский режим («Изменить макет» в форме печати), сохраняются в базе и при обновлении не затираются. Изменения, внесённые через конфигуратор в типовой макет, при обновлении могут быть замещены типовой версией.
Как печатать документы от имени подписанта по доверенности?
В документах, где это предусмотрено, укажите доверенность и подписанта в соответствующих реквизитах — форма выведет строку «по доверенности». Если типовая форма не поддерживает это поле, потребуется доработка макета и кода формирования через расширение.
Что делать, если документ печатается обрезанным?
Проверьте в диалоге печати формат бумаги (должен быть A4) и масштаб 100%. Если проблема сохраняется, откройте настройки драйвера принтера в операционной системе и сбросьте пользовательские поля и масштабирование.
Нужна ли электронная подпись каждому пользователю?
Нет. Сертификат оформляется на конкретное физическое лицо — подписанта. Подписывать документы может только тот пользователь, на компьютере которого установлен сертификат и криптопровайдер; остальные сотрудники могут готовить документы к отправке без подписи.