Как настроить печать документов в 1С

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности, кассовые ордера. По умолчанию типовые конфигурации уже содержат готовые печатные формы, но на практике почти всегда требуется настройка: сменить принтер, убрать лишние поля, добавить логотип, настроить подписи или заставить документ помещаться на одну страницу.

Большинство задач решается штатными средствами без доработки конфигурации. Пользователь может выбрать принтер и параметры страницы, отредактировать макет через встроенный редактор табличного документа, настроить подписи ответственных лиц и сохранить документ в PDF. Более глубокие изменения — новые печатные формы, сложные макеты — выполняются через внешние печатные формы или доработку конфигурации.

Ниже разобраны основные сценарии: от простого выбора принтера до подключения внешних печатных форм и диагностики типичных проблем. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на платформе 1С:Предприятие 8.3 (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой и другие).

Проверка принтера и базовые параметры печати

Прежде чем менять настройки внутри 1С, убедитесь, что принтер корректно работает на уровне операционной системы. Откройте «Параметры Windows → Устройства → Принтеры и сканеры», проверьте, что нужный принтер установлен, не находится в состоянии «Приостановлено» и печатает пробную страницу. 1С использует системные драйверы печати, поэтому большинство «проблем 1С» на самом деле являются проблемами Windows.

Если на компьютере несколько принтеров, задайте принтер по умолчанию — именно его 1С предложит первым в диалоге печати. Для сетевых принтеров проверьте доступность по сети: если принтер периодически «отваливается», печать из 1С будет завершаться ошибкой или отправляться в пустую очередь.

Полезно заранее определить, какой формат бумаги используется чаще всего. Для большинства документов это A4, книжная ориентация. Установите эти параметры в настройках принтера по умолчанию, чтобы не менять их при каждой печати.

Настройка параметров страницы перед печатью

Когда документ не помещается на лист, обрезается справа или печатается слишком мелко, проблема решается через параметры страницы. Откройте печатную форму документа, затем перейдите в меню «Файл → Параметры страницы» (в некоторых конфигурациях — кнопка «Параметры страницы» в окне предпросмотра).

Здесь доступны ключевые настройки: размер бумаги, ориентация (книжная или альбомная), поля страницы, масштаб и режим «Автомасштаб». Если таблица документа шире листа, включите автомасштаб или уменьшите масштаб вручную до 80–90%. Для широких реестров и отчетов выберите альбомную ориентацию.

Обратите внимание на параметры «Черно-белая печать» и «Черно-белый просмотр» — они полезны, если цветные элементы макета на лазерном принтере выглядят бледными пятнами. Также можно включить колонтитулы с номером страницы, что удобно для многостраничных документов.

1. 1
   Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» для вывода печатной формы
2. 2
   Перейдите в «Файл → Параметры страницы» в окне табличного документа
3. 3
   Установите формат A4, ориентацию и поля (обычно 10–20 мм)
4. 4
   Включите «Автомасштаб», если документ не помещается по ширине
5. 5
   Нажмите «Печать» и проверьте результат на бумаге

Настройка печати подписей, печатей и реквизитов организации

Частая задача — вывести на печатную форму правильные ФИО директора и бухгалтера, а также факсимиле подписи и изображение печати. Подписи ответственных лиц настраиваются в карточке организации: откройте раздел «Главное → Реквизиты организации» (или «Справочники → Организации») и проверьте блок «Подписи» / «Ответственные лица». Укажите должность, ФИО и основание (приказ, доверенность) — эти данные подставляются в печатные формы автоматически.

Если подписывает не директор, а уполномоченный сотрудник, добавьте его в список ответственных лиц с указанием документа-основания. В некоторых конфигурациях подписанта можно переопределить прямо в документе на вкладке «Дополнительно» или в специальном поле «Подписант».

Факсимиле и изображение печати обычно добавляются через настройки логотипа и печати в карточке организации либо через доработку макета. Учтите: факсимильная подпись на документах, для которых законодательно требуется собственноручная подпись (например, на первичных кассовых документах в ряде случаев), может быть не принята контрагентами и проверяющими. Используйте факсимиле только там, где это допустимо договором и практикой.

Редактирование макета печатной формы

Если нужно изменить сам макет — добавить строку, убрать колонку, вставить логотип — в типовых конфигурациях есть два пути. Первый, самый безопасный: в окне предпросмотра печатной формы нажмите «Ещё → Изменить макет» (или аналогичную команду, в новых версиях БСП она называется «Настройка макета»). Откроется редактор табличного документа, где можно править ячейки, шрифты и картинки. Изменённый макет сохраняется как пользовательский и применяется вместо поставляемого.

Второй путь — внешняя печатная форма. Это файл с расширением .epf, который подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» (предварительно включите опцию «Дополнительные отчеты и обработки»). Внешняя форма не меняет конфигурацию, переживает обновления и может быть отключена в любой момент.

Прямое редактирование макета в конфигураторе — третий вариант, но он требует снятия объекта с поддержки или аккуратной работы с расширением конфигурации. Без опыта разработки этот путь не рекомендуется: ошибка в общем макете затронет все документы, использующие эту форму.

Способы изменить печатную форму

Пользовательский макет в предпросмотре

Подходит для мелких правок: текст, логотип, шрифты. Не требует прав и навыков разработки, но ограничен возможностями редактора

Внешняя печатная форма (.epf)

Подходит для полноценной кастомизации и сложных макетов. Требует разработчика, но не затрагивает конфигурацию и переживает обновления

Доработка конфигурации / расширение

Максимальная гибкость, но требует квалификации и усложняет обновление. Оправдано только при массовых нестандартных требованиях

Печать без предпросмотра и пакетная печать

Когда документов много, открывать каждый на предпросмотр неудобно. В типовых конфигурациях доступна печать прямо из списка документов: выделите нужные строки (с Ctrl или Shift), нажмите кнопку «Печать» и выберите форму. Все документы будут отправлены на принтер одним заданием или сформированы в один табличный документ.

Для печати без диалога выбора принтера в некоторых конфигурациях есть команда «Быстрая печать» — документ сразу уходит на принтер по умолчанию. Если такой команды нет, её обычно можно добавить через настройки панели действий или реализовать внешней обработкой.

При пакетной печати следите за объёмом задания: отправка сотен страниц одним пакетом может надолго занять принтер и очередь печати. Разумнее печатать партиями по 20–50 документов, особенно на медленных сетевых устройствах.

Сохранение в PDF и отправка по электронной почте

Часто вместо бумажной копии нужен файл. В окне печатной формы нажмите «Файл → Сохранить» (или иконку сохранения) и выберите формат PDF. Документ сохранится с точным сохранением макета — это удобно для отправки контрагентам и архива.

В конфигурациях с настроенной учетной записью электронной почты доступна кнопка «Отправить по почте» — документ автоматически прикрепится к письму в выбранном формате. Учетная запись настраивается в разделе «Администрирование → Органайзер → Электронная почта» или в карточке организации.

Для юридически значимого обмена используйте не просто PDF, а электронный документооборот (ЭДО) с подписанием УКЭП — в типовых решениях 1С есть встроенная поддержка обмена с операторами ЭДО. Обычный PDF по почте не заменяет подписанный документ, если стороны требуют оригиналы.

Решение типичных проблем с печатью

Если документ печатается пустым, первым делом проверьте, заполнены ли обязательные реквизиты: организация, контрагент, табличная часть. Пустая печатная форма — почти всегда следствие незаполненных данных, а не сбоя принтера.

Если текст обрезается справа или снизу, дело в масштабе и полях: включите автомасштаб в параметрах страницы и убедитесь, что поля не меньше минимально допустимых для вашего принтера (у многих лазерных принтеров непечатаемая зона — около 5 мм по краям).

Если печать «зависает» или уходит в очередь и пропадает, проверьте очередь печати Windows (служба «Диспетчер очереди печати»), перезапустите её и очистите зависшие задания. При работе через терминальный сервер убедитесь, что включен проброс принтеров в настройках RDP-подключения.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Пробная печать типового документа

Норма

Все поля заполнены, текст не обрезан, подписи корректны

Тревожный признак

Пустые поля, обрезанные колонки, неверные ФИО

Печать с другого рабочего места

Норма

Документ выглядит одинаково у всех пользователей

Тревожный признак

У части пользователей сбиты масштаб или принтер

Сохранение в PDF

Норма

PDF совпадает с бумажной версией

Тревожный признак

В PDF съезжает макет — проблема в шрифтах или драйвере

Частые вопросы

Почему в 1С нет кнопки «Печать» у документа?

Чаще всего документ не проведен — многие печатные формы доступны только для проведенных документов. Также проверьте права пользователя: при ограниченных правах часть команд печати скрывается. Если документ проведен, а кнопки нет, убедитесь, что для этого вида документа вообще предусмотрены печатные формы в данной конфигурации.

Как сделать, чтобы документ всегда печатался на одном листе?

Откройте параметры страницы в окне предпросмотра и включите «Автомасштаб» — программа сама подгонит макет под размер листа. Альтернатива — вручную уменьшить масштаб до 80–90% и сократить поля. Если табличная часть длинная, документ физически не уместится на одной странице без потери читаемости.

Можно ли добавить логотип компании на печатную форму без программиста?

Да, в большинстве типовых конфигураций логотип загружается в карточке организации (раздел с реквизитами, поле «Логотип») и выводится на печатные формы автоматически. Если форма не поддерживает логотип штатно, используйте команду «Изменить макет» в окне предпросмотра и вставьте картинку в нужную область.

Почему на печати съезжают шрифты и колонки после обновления конфигурации?

При обновлении пользовательские макеты могут конфликтовать с новыми поставляемыми версиями. Проверьте список измененных макетов в настройках печатных форм и при необходимости вернитесь к поставляемому макету, а затем повторите свои правки. Также сброс может быть связан со сменой принтера по умолчанию с другими полями.

Как печатать документы из 1С на удаленном рабочем столе (RDP)?

Включите проброс локальных принтеров: в настройках подключения к удаленному рабочему столу на вкладке «Локальные ресурсы» отметьте «Принтеры». После подключения ваш принтер появится в сеансе с пометкой «перенаправленный». Установите его принтером по умолчанию в сеансе, чтобы 1С предлагала его первым.

Что делать, если нужна печатная форма, которой нет в конфигурации?

Закажите или разработайте внешнюю печатную форму (.epf) и подключите её через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки». Это безопаснее доработки конфигурации: форму можно отключить в любой момент, и она не мешает обновлениям.