Документы и Печать · 10 мин
Как настроить факсимиле в 1С:Управление нашей фирмой
Пошаговая настройка факсимиле в 1С:Управление нашей фирмой: загрузка подписи и печати, настройка печатных форм, проверка результата и типичные ошибки.
Факсимиле в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это графическое изображение подписи и печати, которое автоматически подставляется в печатные формы документов: счета на оплату, акты, накладные, договоры. Настройка занимает 10–15 минут и выполняется штатными средствами конфигурации, без доработок и обращения к программисту.
Факсимиле удобно, когда документы отправляются контрагентам в электронном виде: PDF с подписью и печатью выглядит завершённым и не требует распечатки, ручного подписания и сканирования. Важно понимать: факсимильная подпись не является электронной подписью в юридическом смысле — она лишь визуальное воспроизведение, и её юридическая сила определяется договорённостями с контрагентом.
Ниже разобран полный цикл: подготовка изображений, загрузка их в УНФ, включение факсимиле в печатных формах, проверка результата и решение типичных проблем.
Что понадобится перед настройкой
Основа факсимиле — качественные изображения. Подготовьте два файла: подпись руководителя (и при необходимости главбуха) и оттиск печати организации. Оптимальный формат — PNG с прозрачным фоном: так подпись корректно ляжет поверх текста и линий печатной формы без белых «квадратов» вокруг изображения.
Чтобы получить чистое изображение подписи, распишитесь чёрной или синей ручкой на белом листе, отсканируйте или сфотографируйте при хорошем освещении, затем обрежьте лишнее в любом графическом редакторе. Разрешение 300 dpi достаточно для чёткой печати; слишком большие файлы (несколько мегабайт) лучше уменьшить, чтобы не раздувать базу.
Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение карточки организации и настройки печатных форм. Обычно это роли «Администратор» или «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации».
Загрузка подписи и печати в карточку организации
Откройте раздел «Компания» и перейдите в справочник «Организации». Откройте карточку вашей организации двойным щелчком — если организаций несколько, факсимиле настраивается для каждой отдельно.
В карточке организации найдите блок, связанный с подписями и печатью (в разных релизах УНФ он может называться «Подписи и печать», «Факсимиле» или располагаться на вкладке с реквизитами). Нажмите на область изображения подписи, выберите «Загрузить из файла» и укажите подготовленный PNG-файл. Аналогично загрузите изображение печати.
- 1Откройте «Компания» → «Организации» и карточку нужной организации
- 2Найдите блок подписей и печати
- 3Загрузите файл подписи руководителя
- 4Загрузите файл печати организации
- 5Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть»
После загрузки изображения отображаются в карточке в уменьшенном виде. Если вместо картинки виден пустой прямоугольник или значок ошибки — проверьте формат файла: УНФ корректно работает с PNG и JPEG, экзотические форматы лучше предварительно конвертировать.
Подписи ответственных лиц
Само изображение подписи — только половина настройки. Печатная форма должна знать, чьё факсимиле и какую расшифровку ставить в строке «Руководитель» или «Главный бухгалтер». Эти данные берутся из ответственных лиц организации.
В карточке организации откройте список ответственных лиц и проверьте, что на текущую дату назначены действующие руководитель и главный бухгалтер с корректными ФИО. Если назначение отсутствует или устарело, печатная форма выведет пустую расшифровку или старые данные, даже если картинка подписи загружена.
Несколько подписантов
Если документы подписывают разные сотрудники (например, директор и коммерческий директор), проверьте, поддерживает ли ваш релиз УНФ несколько факсимиле. В части релизов доступна только одна подпись руководителя на организацию — тогда для второго подписанта потребуется либо смена ответственного лица перед печатью, либо доработка макета.
Включение факсимиле в печатных формах
Загруженные изображения не всегда появляются в документах автоматически — во многих формах вывод факсимиле управляется настройкой. Откройте документ, например «Счет на оплату», нажмите «Печать» и выберите нужную форму. Если подпись не вывелась, проверьте настройки печати.
В УНФ часть параметров печати задаётся в разделе «Компания» → «Настройки» → «Печатные формы, отчеты и обработки» или непосредственно в форме настройки конкретного документа. Найдите флажок вида «Выводить факсимиле» или «Печать и подпись в документах» и включите его. В некоторых шаблонах счетов параметр факсимиле выбирается прямо в форме печати перед формированием документа.
Как выбрать действие
Договоры и внешние печатные формы
Для договоров, которые формируются по шаблонам Word или через внешние печатные формы, факсимиле подставляется только если это предусмотрено макетом. Стандартные шаблоны могут не содержать картинку подписи — тогда в макет добавляется параметр с изображением, что уже относится к доработке печатной формы.
Проверка результата
После настройки сформируйте тестовый документ и внимательно проверьте печатную форму перед отправкой контрагенту. Удобнее всего сразу сохранить форму в PDF и посмотреть её в масштабе 100% — так видно реальное качество изображения.
Как проверить результат
Оба изображения видны в предназначенных местах формы
Пустые области или отсутствие одного из изображений
Подпись чёткая, фон прозрачный, пропорции не искажены
Размытие, растяжение, белый прямоугольник вокруг подписи
ФИО и должность соответствуют действующему подписанту
Пустая строка или данные прежнего руководителя
В сохранённом PDF изображения не смещаются и не обрезаются
Подпись перекрывает текст или вылезает за границы
Распечатайте один экземпляр на принтере: на бумаге иногда заметны дефекты, не видимые на экране — например, слишком бледный оттиск печати из-за низкого контраста исходника. В этом случае усильте контраст изображения в редакторе и загрузите файл заново.
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно стоит помнить о юридическом ограничении: для первичных документов, по которым возможны налоговые проверки, многие контрагенты и инспекции требуют оригиналы с собственноручной подписью или документы, подписанные квалифицированной электронной подписью через ЭДО. Факсимиле уместно для внутренних документов, коммерческих предложений, счетов и случаев, прямо согласованных с партнёром.
Если факсимиле не выводится: диагностика
Когда после всех настроек подпись в документе не появляется, идите по цепочке от простого к сложному. Сначала убедитесь, что изображение реально сохранилось в карточке организации — откройте её заново. Затем проверьте, что в документе выбрана именно та организация, для которой настраивалось факсимиле: в многофирменном учёте это частая причина «пропавшей» подписи.
Далее проверьте настройку вывода факсимиле в конкретной печатной форме и актуальность ответственных лиц на дату документа. Если всё это в порядке, а подписи нет — возможно, макет печатной формы был изменён ранее (внешняя печатная форма или доработанный макет), и вывод изображения в нём не реализован. Тогда вопрос решается на уровне макета.
Храните исходные файлы подписи и печати в надёжной папке вне базы 1С. При обновлении конфигурации, переносе данных или случайной очистке карточки организации вы сможете быстро восстановить факсимиле без повторного сканирования.
FAQ
Факсимиле в 1С УНФ — это то же самое, что электронная подпись?
Нет. Факсимиле — это просто картинка подписи в печатной форме. Электронная подпись (УКЭП) — криптографический инструмент, который применяется при обмене документами через операторов ЭДО и имеет юридическую силу. Факсимиле лишь визуально воспроизводит подпись.
Можно ли настроить разные факсимиле для разных организаций в одной базе?
Да. Изображения подписи и печати хранятся в карточке каждой организации, поэтому для каждого юрлица или ИП загружаются свои файлы и назначаются свои ответственные лица.
Почему подпись выводится с белым фоном поверх таблицы?
Исходный файл сохранён без прозрачности (обычно JPEG или PNG с залитым фоном). Откройте изображение в графическом редакторе, удалите фон, сохраните как PNG с прозрачностью и загрузите заново в карточку организации.
Нужно ли заново настраивать факсимиле после обновления УНФ?
Обычно нет: изображения хранятся в данных базы и при штатном обновлении сохраняются. Но после обновления стоит проверить одну печатную форму — в новых релизах иногда меняется расположение настроек вывода факсимиле.
Как добавить факсимиле в договор, который печатается по шаблону Word?
Стандартные шаблоны могут не содержать вывод изображения подписи. Нужно отредактировать макет шаблона, добавив в него параметр с картинкой подписи, — это задача настройки печатной формы, при отсутствии опыта её лучше поручить специалисту по 1С.
Можно ли быстро отключить факсимиле для одного документа?
Если вывод управляется флажком в настройках печати — снимите его перед формированием документа. Если параметр задан глобально, сформируйте форму без факсимиле через смену настройки, распечатайте и верните настройку обратно.
Что важно запомнить
Факсимиле в УНФ настраивается в карточке организации: загружаются PNG-изображения подписи и печати, проверяются ответственные лица, в печатных формах включается вывод факсимиле. Результат обязательно проверяется в PDF и на печати, а юридические ограничения факсимильной подписи учитываются при работе с первичными документами.