Документы и Печать · 12 мин
Как настроить акт выполненных работ в 1С
Пошаговая настройка акта выполненных работ в 1С: создание документа, нумерация, печатная форма, счета-фактуры, типовые ошибки и проверка результата.
Акт выполненных работ — первичный документ, которым исполнитель подтверждает факт оказания услуг или выполнения работ заказчику. В конфигурациях 1С («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP) для этого используется документ «Реализация (акты, накладные)» или отдельный вид «Акт выполненных работ» — состав реквизитов и проводки зависят от конфигурации, но логика настройки везде схожая.
Под «настройкой» акта обычно понимают три задачи: корректное создание и заполнение документа, настройку печатной формы под требования контрагентов и правильное отражение операции в учёте (выручка, НДС, счёт-фактура). Ниже разобраны все три направления на примере типовых конфигураций на управляемых формах.
Перед началом работы убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов реализации, а в справочниках заполнены организация, контрагент, договор и номенклатура услуг. Большинство ошибок при формировании акта связано именно с незаполненными справочниками, а не с самим документом.
Где в 1С находится документ акта выполненных работ
В «1С:Бухгалтерии 8» акт формируется через раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». При создании нового документа выберите вид операции «Услуги (акт)» — тогда документ станет актом выполненных работ, а в табличной части будут доступны позиции номенклатуры с типом «Услуга». Если выбрать операцию «Товары (накладная)», документ превратится в товарную накладную, и печатная форма акта будет недоступна.
В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» используется документ «Реализация товаров и услуг»: услуги добавляются на отдельную вкладку, и на основании документа формируется печатная форма «Акт выполненных работ». В старых конфигурациях на обычных формах (например, «Управление производственным предприятием 1.3») существует отдельный документ «Акт выполненных работ» в меню «Документы» → «Продажи».
Проверить, какой документ используется в вашей базе, можно через журнал «Все документы» или через поиск: нажмите на значок лупы в панели навигации и введите «Акт». Если в базе уже велись продажи услуг, проще всего скопировать существующий корректный документ кнопкой «Скопировать» и изменить в нём данные.
Создание и заполнение акта: пошаговый порядок
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать» → «Услуги (акт)». Последовательно заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Договор должен иметь вид «С покупателем» — от вида договора зависят доступные счета расчётов и поведение документа при проведении.
В табличной части добавьте строки с услугами. Номенклатура услуги должна иметь тип «Услуга» — иначе программа не даст её выбрать или отнесёт документ к товарным операциям. Укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически; итоговые значения видны внизу табличной части и в поле «Всего» под ней.
Проверьте счета учёта: в бухгалтерской конфигурации они подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но при первом заполнении стоит открыть ссылку «Счета учёта» в табличной части и убедиться, что указан правильный счёт доходов (обычно 90.01) и счёт расчётов с покупателем (62.01). После заполнения нажмите «Провести» — документ сформирует проводки и станет доступен для печати.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → «Создать» → «Услуги (акт)»
- 2Заполните организацию, контрагента и договор с видом «С покупателем»
- 3Добавьте в табличную часть услуги с количеством, ценой и ставкой НДС
- 4Проверьте счета учёта доходов и расчётов по ссылке «Счета учёта»
- 5Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт через кнопку «Печать» → «Акт выполненных работ»
Настройка нумерации и реквизитов акта
Номер акта присваивается автоматически при записи документа. Нумерация сквозная в пределах вида документа и, как правило, сбрасывается с нового года. Если требуется особый формат номера (с префиксом организации или подразделения), он задаётся в настройках нумераторов: в «Бухгалтерии» префикс организации указывается в карточке организации на закладке реквизитов, и программа добавляет его к номерам всех документов этой организации.
Дата акта определяет период признания выручки и период счёта-фактуры, поэтому важно выставлять её корректно: по умолчанию подставляется текущая дата, но при проведении документа «задним числом» учтите, что это влияет на закрытые периоды. Если период закрыт для редактирования, программа выдаст предупреждение — не игнорируйте его без согласования с бухгалтером.
Дополнительные реквизиты — например, номер и дату договора, сроки оказания услуг, подписанта — можно задать в карточке договора и в настройках печатной формы. В типовых формах акта выводятся данные договора автоматически, если они заполнены в его карточке: название, номер и дата договора попадут в шапку печатного документа.
Настройка печатной формы акта
Типовая печатная форма вызывается из проведённого документа кнопкой «Печать» → «Акт выполненных работ» (в некоторых конфигурациях — «Акт об оказании услуг»). Форма открывается в табличном документе, где перед выводом на принтер можно вручную отредактировать текст — например, уточнить формулировку наименования работ или добавить примечание.
Если типовой макет не устраивает контрагента (нужны дополнительные колонки, другая шапка, место для печати), есть два пути. Первый — механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки», куда загружается файл внешней печатной формы формата .epf. Такой файл готовит программист 1С по макету заказчика; сам механизм в типовых конфигурациях уже встроен, достаточно включить флажок использования дополнительных отчётов и обработок.
Второй путь — изменение типового макета в конфигураторе. Он требует снятия конфигурации с полной поддержки, что усложняет последующие обновления, поэтому без крайней необходимости этот способ применять не стоит. Для большинства требований контрагентов достаточно внешней печатной формы или редактирования табличного документа перед печатью.
Способы изменения печатной формы
Подходит для разовых изменений перед печатью. Ограничение: правки не сохраняются и не применяются к следующим актам.
Подходит для постоянного использования нестандартного макета. Требует разработки файла программистом, но не затрагивает конфигурацию и не мешает обновлениям.
Подходит только при массовых доработках. Минус: снятие с поддержки и риск конфликтов при обновлении конфигурации.
Счёт-фактура и УПД на основании акта
Если организация — плательщик НДС, на основании акта оформляется счёт-фактура. В «1С:Бухгалтерии» он создаётся автоматически: после проведения акта внизу формы появляется поле «Счёт-фактура» с кнопкой «Выписать счёт-фактуру». Номер и дата подставляются из акта, а сам счёт-фактура попадает в журнал «Продажи» → «Счета-фактуры» и в книгу продаж.
Альтернатива — универсальный передаточный документ (УПД), который объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. Чтобы печатать УПД вместо акта, в форме документа реализации нажмите «Печать» → «Универсальный передаточный документ (УПД)». Переход на УПД сокращает документооборот, но требует согласования с контрагентами: не все заказчики принимают УПД вместо отдельного акта.
Для обмена документами в электронном виде (ЭДО) используется подключение к операторам через сервис «1С-ЭДО»: акты и УПД отправляются контрагенту прямо из документа кнопкой «Отправить» в панели ЭДО. Электронный УПД, подписанный квалифицированной подписью, юридически равнозначен бумажному документу.
Проверка результата и типовые ошибки
После проведения акта проверьте результат тремя способами. Во-первых, откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должна быть запись по дебету 62.01 и кредиту 90.01 на сумму без НДС, а при наличии НДС — проводка по дебету 90.03 и кредиту 68.02. Во-вторых, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62.01 по контрагенту — долг покупателя должен увеличиться на сумму акта. В-третьих, распечатайте акт и сверьте реквизиты: ИНН, КПП, адреса сторон, номер договора, итоговую сумму и сумму НДС.
Ошибки чаще всего возникают на уровне справочников. Если услуга не выбирается в табличной части — проверьте, что у номенклатуры установлен тип «Услуга». Если в печатной форме пустые поля подписанта или банковские реквизиты — заполните карточку организации. Если программа не даёт провести документ с ошибкой по договору — проверьте вид договора и его валюту: расчёты в валюте требуют договора с соответствующим признаком.
Отдельная группа проблем — дубли номеров и разрывы нумерации после ручного изменения номеров документов. Программа присваивает следующий номер от максимального существующего, поэтому ручная правка номера «вперёд» приведёт к сдвигу всей последующей нумерации. Исправляйте номера только в исключительных случаях и контролируйте следующий автоматически присвоенный номер.
Как проверить результат
Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму без НДС, при НДС — Дт 90.03 — Кт 68.02
Проводок нет, счета пустые или подставлены неверные счета доходов
Заполнены реквизиты сторон, договор, таблица услуг, суммы и подписанты
Пустые поля подписанта, неверный ИНН или отсутствует номер договора
Создан на основании акта, отражён в журнале счетов-фактур и книге продаж
Счёт-фактура отсутствует или не проведён
Дебиторская задолженность контрагента выросла на сумму акта
Сумма не изменилась или повисла на другом счёте расчётов
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сделать акт выполненных работ на основании счёта на оплату?
Да. Откройте счёт покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акт, накладная)». Табличная часть, контрагент и договор заполнятся автоматически, останется проверить дату и провести документ. Это самый быстрый способ, который дополнительно исключает расхождения между счётом и актом.
Как выставить акт за прошлый месяц, если период уже закрыт?
Если установлена дата запрета редактирования, программа заблокирует проведение. Дату запрета может временно изменить пользователь с правами администратора («Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»), но делать это следует только с согласования бухгалтера: документ задним числом изменит выручку, НДС и может потребовать уточнённой декларации.
Почему в акте не выводится номер договора?
Номер и дата договора берутся из карточки договора в справочнике «Договоры контрагентов». Откройте договор, указанный в акте, и заполните поля «Номер» и «Дата». После сохранения карточки переформируйте печатную форму — реквизиты подтянутся автоматически.
Чем акт выполненных работ отличается от УПД?
Акт подтверждает только факт оказания услуг, а НДС оформляется отдельным счётом-фактурой. УПД объединяет оба документа: он одновременно является первичным документом и счётом-фактурой. Формально заказчик вправе требовать отдельный акт, поэтому переход на УПД согласуется с контрагентами заранее.
Как добавить в акт колонку, которой нет в типовой форме?
Типовой макет изменяется либо внешней печатной формой (файл .epf, подключаемый через «Дополнительные отчёты и обработки»), либо доработкой макета в конфигураторе. Первый способ предпочтительнее: он не нарушает поддержку конфигурации и не создаёт проблем при обновлениях. Разработку внешней формы выполняет специалист по 1С по согласованному макету.
Нужно ли подписывать акт в двух экземплярах, если используется ЭДО?
При обмене через оператора ЭДО электронный акт или УПД, подписанный квалифицированной электронной подписью обеих сторон, имеет юридическую силу без бумажных копий. Бумажные экземпляры дополнительно распечатывают только по требованию контрагента или для внутреннего архива.
Что важно запомнить
Акт выполненных работ в 1С создаётся документом реализации с операцией «Услуги»: заполните договор, услуги с типом «Услуга» и счета учёта, проведите и распечатайте типовую форму. Подписи и реквизиты берутся из карточек организации и договора, счёт-фактура выписывается одной кнопкой, а нестандартный макет реализуется внешней печатной формой без доработки конфигурации.