Документы и Печать · 9 мин
Как написать контрагенту из 1С: пошаговое руководство
Как написать контрагенту из 1С: настройка учётной записи почты, отправка письма, счёта или акта, проверка доставки и решение типичных ошибок отправки.
Фраза «написать контрагенту в 1С» обычно означает отправку электронного письма контрагенту прямо из программы: со счётом на оплату, актом сверки, накладной или просто деловым сообщением. Такая возможность есть в большинстве типовых конфигураций — «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой» и других. Письмо отправляется через встроенный почтовый клиент, а документы прикладываются автоматически в формате PDF.
Главное условие — заранее настроенная учётная запись электронной почты в программе. Без неё кнопки отправки будут либо недоступны, либо письмо просто не уйдёт. Второе условие — у контрагента в карточке должен быть заполнен адрес электронной почты, иначе программе некуда направить сообщение.
Ниже разобраны все шаги: от настройки почты до проверки доставки, а также типичные ошибки, из-за которых письма не отправляются или попадают в спам.
Что понадобится перед отправкой письма
Перед первой отправкой проверьте три вещи. Во-первых, у вас должен быть рабочий почтовый ящик, с которого будут уходить письма, и данные для доступа к нему: логин, пароль, а для многих сервисов — отдельный пароль приложения. Во-вторых, должны быть права в 1С на настройку учётных записей: обычно это права администратора или полные права. В-третьих, конфигурация должна поддерживать встроенную почту — все современные типовые решения на управляемых формах её поддерживают.
Отдельно уточните у своего почтового провайдера параметры SMTP-сервера: адрес сервера, порт и тип шифрования. Для популярных сервисов 1С часто подставляет эти параметры автоматически по адресу почты, но для корпоративных серверов их придётся ввести вручную — их сообщает ваш системный администратор.
Настройка учётной записи электронной почты
В типовых конфигурациях настройка находится примерно по одному пути: «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты» (в некоторых конфигурациях — «Настройка отправки и получения электронной почты»). Включите использование почты и добавьте новую учётную запись.
Заполните поля: имя отправителя (его увидит контрагент в поле «От кого»), адрес электронной почты и пароль. Если программа не определила параметры сервера автоматически, переключитесь на ручную настройку и укажите SMTP-сервер для отправки и, если нужно получать ответы, POP3 или IMAP-сервер для приёма.
- 1Откройте «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты»
- 2Включите флажок использования электронной почты
- 3Создайте учётную запись: укажите имя отправителя, адрес и пароль (или пароль приложения)
- 4Проверьте параметры SMTP-сервера, если автонастройка не сработала
- 5Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что тест прошёл успешно
После ввода данных обязательно нажмите кнопку проверки настроек. Программа попробует подключиться к серверу и отправить тестовое сообщение. Если проверка завершилась ошибкой, текст ошибки подскажет причину: неверный пароль, заблокирован доступ для внешних приложений, неверный порт или тип шифрования.
Указание email в карточке контрагента
Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужную организацию и перейдите к контактной информации. Добавьте вид контактной информации «Адрес электронной почты» и впишите адрес. Если письма должны уходить конкретному сотруднику, адрес можно указать и в карточке контактного лица.
Проверьте адрес на опечатки: лишний пробел, кириллическая буква вместо латинской или пропущенная точка сделают отправку невозможной. Если у контрагента несколько адресов, программа при отправке предложит выбрать нужный или подставит основной.
Отправка письма с документом контрагенту
Самый частый сценарий — отправка документа: счёта, акта, накладной, УПД. Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Отправить по электронной почте» (в ряде конфигураций она находится в меню «Ещё» или на панели печати). Программа сформирует письмо: подставит адрес контрагента, тему с номером документа и приложит печатную форму в PDF.
Перед отправкой отредактируйте текст письма: приветствие, пояснение, на что обратить внимание, сроки оплаты. Текст по умолчанию часто можно настроить в шаблонах сообщений — тогда не придётся писать одно и то же вручную. Проверьте вложение: откройте PDF и убедитесь, что в нём правильная печатная форма с актуальными реквизитами.
Отправка без документа
Если нужно просто написать сообщение без вложения, откройте карточку контрагента и воспользуйтесь командой отправки письма из контактной информации, либо создайте новое письмо в разделе «Органайзер» → «Электронная почта». Укажите получателя, тему и текст — отправка выполняется той же кнопкой.
Массовая рассылка
Некоторые конфигурации позволяют отправить документы сразу нескольким контрагентам — например, акты сверки всем покупателям за период. Ищите такую возможность в обработках рассылки отчётов или специальных командах списка документов. При массовой отправке действуйте осторожно: ошибка в шаблоне уйдёт всем получателям сразу.
Как проверить, что письмо доставлено
После отправки письмо появляется в папке «Отправленные» встроенного почтового клиента. Откройте его и убедитесь, что адрес получателя корректен, вложение на месте и открывается. Если письмо зависло в статусе отправки, проверьте соединение с сервером и повторите отправку.
Дополнительно зайдите в веб-интерфейс вашего почтового ящика: там тоже должна быть копия в «Отправленных». Если письма нет ни там, ни там — оно не ушло. Если письмо есть, но контрагент его не видит, попросите проверить папку «Спам»: письма с вложениями от новых отправителей нередко туда попадают.
Как проверить результат
Письмо присутствует с корректным адресом и вложением
Письма нет или оно в статусе ошибки отправки
Письмо есть в «Отправленных» на сервере
Письма нет — отправка не выполнена
PDF открывается, данные документа верны
Файл повреждён, пуст или содержит не тот документ
Типичные ошибки и их решение
Наиболее частая проблема — ошибка авторизации при отправке. Причина почти всегда в том, что использован обычный пароль вместо пароля приложения, либо в почтовом сервисе отключён доступ для внешних программ. Вторая по частоте проблема — неверные параметры SMTP-сервера при ручной настройке: порт или тип шифрования не совпадают с требованиями сервера.
Ещё одна ситуация: письмо отправляется, но приходит без вложения или с нечитаемым файлом. Проверьте, что печатная форма документа формируется корректно, и что на компьютере нет ограничений антивируса, блокирующего создание временных файлов. Иногда помогает смена формата вложения с PDF на MXL или наоборот.
Альтернативные способы передать документ контрагенту
Встроенная почта — не единственный вариант. Если отправка по SMTP недоступна или неудобна, документ можно сохранить в PDF через «Файл» → «Сохранить» на печатной форме и отправить любым привычным способом. Для юридически значимого обмена используется сервис 1С-ЭДО: документы подписываются электронной подписью и передаются напрямую между информационными базами контрагентов.
Также в некоторых конфигурациях есть возможность поделиться ссылкой на документ или отправить его через мессенджеры, если настроены соответствующие интеграции. Выбор способа зависит от того, нужна ли юридическая значимость, подтверждение доставки или просто оперативная передача информации.
Сравнение вариантов отправки
Быстро и удобно для счетов и актов; письмо не имеет юридической силы, возможны попадания в спам
Полный контроль над отправкой; больше ручных действий, нет автоматической привязки к документу
Юридически значимый обмен с подтверждением доставки; требует подключения сервиса и электронной подписи
Что важно запомнить
Настройте учётную запись почты с паролем приложения, укажите email контрагента в карточке, отправляйте документы кнопкой «Отправить по электронной почте» и всегда проверяйте результат в папке «Отправленные» и тестовым письмом себе.
Частые вопросы
Почему 1С пишет «Ошибка аутентификации» при отправке письма?
Чаще всего используется обычный пароль от ящика, а почтовый сервис требует отдельный пароль приложения. Создайте его в настройках безопасности почтового сервиса и укажите в учётной записи 1С. Также проверьте, что доступ по SMTP включён в настройках ящика.
Можно ли отправить письмо нескольким контрагентам сразу?
Да, в ряде конфигураций есть обработки массовой рассылки документов или рассылки отчётов. Перед массовой отправкой обязательно протестируйте письмо на собственном адресе: ошибка уйдёт всем получателям одновременно.
Контрагент говорит, что письмо не пришло. Что проверить?
Сначала убедитесь, что письмо есть в «Отправленных» и в 1С, и в веб-интерфейсе почты. Затем попросите контрагента проверить папку «Спам». Если письма нет в отправленных, смотрите журнал ошибок отправки — там указана причина сбоя.
Как изменить текст письма, который 1С подставляет автоматически?
Текст можно отредактировать вручную перед каждой отправкой. Для постоянного шаблона поищите настройки шаблонов сообщений в разделе администрирования — там задаются тема, текст и параметры вложения по умолчанию.
В каком формате контрагент получит документ?
По умолчанию печатная форма прикладывается в PDF — этот формат открывается на любых устройствах без 1С. В настройках отправки обычно можно выбрать другие форматы, например MXL, XLSX или HTML, если получателю удобнее работать с ними.
Можно ли получать ответы контрагентов прямо в 1С?
Да, если при настройке учётной записи указать параметры входящей почты (POP3 или IMAP). Тогда встроенный почтовый клиент будет загружать входящие письма, и переписка с контрагентом сохранится в базе рядом с документами.