Документы и Печать · 9 мин
Как напечатать табель учёта рабочего времени в 1С
Как напечатать табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где найти форму Т-13, как настроить период, подразделение и подписантов, проверка и ошибки.
Табель учёта рабочего времени — один из основных кадровых документов, который регулярно требуется на бумаге: для проверяющих, для архива, для подписания руководителем и работниками. В программах 1С печать табеля занимает несколько минут, если заранее ведётся учёт рабочего времени и правильно заполнены графики работы сотрудников.
Чаще всего табель печатают в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), но базовая возможность есть и в «1С:Бухгалтерии предприятия». Ниже разобраны оба варианта: где находится нужная форма, какие параметры установить перед печатью и как проверить, что документ сформирован корректно.
Что нужно проверить перед печатью табеля
Печатная форма табеля строится автоматически на основании данных учёта. Если данные не введены или введены с ошибками, на бумаге они тоже будут ошибочными. Поэтому перед формированием отчёта убедитесь в трёх вещах.
Во-первых, в системе должны быть оформлены приёмы на работу всех сотрудников, которые попадут в табель. Во-вторых, каждому сотруднику назначен график работы — именно по нему программа проставляет явки и выходные. В-третьих, все отклонения (отпуска, больничные, командировки, прогулы) должны быть введены соответствующими документами, а не просто отмечены «в тетрадке».
Как проверить готовность данных
График назначен в приёме на работу или кадровом переводе
В табеле пустые ячейки или неверные часы
Оформлены документами в программе
В табеле вместо «ОТ» или «Б» стоят явки
Месяц закрыт, данные введены полностью
Табель сформирован до конца месяца с неполными данными
Печать табеля формы Т-13 в 1С:ЗУП
Унифицированная форма Т-13 — стандартный табель, который используется чаще всего. В 1С:ЗУП (редакция 3.1) откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите отчёт «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Если отчёта нет на видном месте, воспользуйтесь поиском по разделу или откройте полный список отчётов.
В форме отчёта укажите период (обычно календарный месяц), организацию и, при необходимости, подразделение. Нажмите кнопку «Сформировать» — программа построит табель по всем сотрудникам, работавшим в выбранном подразделении в указанный период. Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» на панели отчёта или используйте стандартное сочетание клавиш Ctrl+P.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период, организацию и подразделение
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение
- 4Нажмите «Печать» или Ctrl+P, выберите принтер
- 5Проверьте предварительный просмотр: ориентацию и масштаб
Если нужен табель по части месяца
В поле периода можно указать не весь месяц, а, например, первую или вторую половину. Это удобно, когда табель подписывается дважды в месяц — по авансовому и расчётному периоду. Форма автоматически сократит количество колонок с датами.
Печать табеля в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» (редакция 3.0) кадровый блок проще, но табель там есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры», затем перейдите к отчётам по кадрам — в зависимости от версии программы форма Т-13 находится в подразделе «Кадровые отчеты» или «Отчеты по зарплате». Также табель можно сформировать из журнала «Все кадровые документы», если в вашей версии предусмотрено создание табеля как документа.
Порядок действий аналогичен: выберите период и организацию, сформируйте отчёт и отправьте его на печать. Учтите, что в 1С:Бухгалтерии учёт рабочего времени ведётся упрощённо — по графикам без детального учёта отклонений. Если в компании много отпусков, больничных и сменных графиков, корректный табель надёжнее формировать в 1С:ЗУП.
Где печатать табель
Полноценный учёт времени, все виды отклонений, сложные графики. Подходит для штатного кадрового учёта.
Простой табель по графикам, минимум отклонений. Подходит для небольших компаний без отдельной зарплатной программы.
Настройка подписантов и реквизитов печатной формы
Подписи на табеле — частый источник замечаний при проверках. В 1С:ЗУП ответственные лица подставляются в печатную форму из настроек организации. Откройте карточку организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Предприятие» → «Организации») и проверьте поля «Руководитель», «Главный бухгалтер» и «Ответственный за кадровый учёт».
Если на печатной форме подписант отсутствует или указан неверно, исправьте данные в карточке организации и пересформируйте отчёт. В некоторых версиях программы подписанта можно указать непосредственно в настройках отчёта перед формированием — проверьте кнопку «Настройки» или «Ещё» в форме табеля.
Проверка сформированного табеля перед печатью
Перед отправкой на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые моменты. Количество сотрудников в табеле должно совпадать со штатом подразделения за период. Сумма отработанных дней и часов по каждому сотруднику должна сходиться с производственным календарём и фактическими отклонениями.
Обратите внимание на условные обозначения: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка. Если вместо ожидаемого кода стоит явка, значит, документ-отклонение не введён или введён на другой период. Исправлять нужно данные учёта, а не печатную форму вручную.
Также проверьте ориентацию листа: табель Т-13 широкий, и при альбомной ориентации он читается лучше. В настройках печати выберите альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы», чтобы колонки не «обрезались».
Если табель формируется с ошибками
Ситуация, когда табель «не сходится», почти всегда означает проблему в исходных данных, а не в печатной форме. Пустые ячейки у сотрудника говорят о том, что ему не назначен график работы — проверьте документ приёма на работу. Неверные часы при сменном графике — признак того, что график заполнен не полностью или изменён задним числом.
Если сотрудник был в отпуске, а в табеле стоят явки, найдите документ «Отпуск» и проверьте, проведён ли он и на тот ли период. После исправления данных пересформируйте отчёт кнопкой «Сформировать» — печатная форма обновится автоматически.
Как выбрать действие при проблеме
Альтернативные формы и сохранение в файл
Помимо формы Т-13, в 1С:ЗУП доступна форма Т-12 (с расчётом оплаты) и сводные отчёты по рабочему времени. Их можно найти в том же разделе «Отчетность, справки». Если ваша организация использует самостоятельно разработанную форму табеля, её можно реализовать как внешнюю печатную форму — это задача для специалиста по внедрению.
Табель не обязательно сразу печатать: сформированный отчёт можно сохранить в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» / «Файл → Сохранить как». Это удобно для отправки руководителю на согласование или для электронного архива.
Перед массовой печатью табелей по всем подразделениям сформируйте один тестовый экземпляр и сверьте его с данными за месяц. Так вы поймаете ошибки в графиках и отклонениях до того, как распечатаете весь комплект.
Что важно запомнить
Табель в 1С формируется автоматически из данных учёта: графиков работы и документов-отклонений. В 1С:ЗУП печать выполняется через «Отчетность, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)», в 1С:Бухгалтерии — через кадровые отчёты. Перед печатью проверьте подписантов, условные обозначения и ориентацию листа, а ошибки исправляйте в данных учёта, а не в форме.
Частые вопросы
Можно ли напечатать табель за прошлый месяц или год?
Да, отчёт формируется за любой период, за который в базе сохранились данные учёта. Укажите нужный период в настройках отчёта. Учтите, что подписанты подставятся актуальные на момент формирования — при необходимости проверьте и скорректируйте.
Почему в табеле у сотрудника пустые клетки?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы или приём на работу оформлен с ошибкой. Откройте кадровые документы сотрудника и проверьте поле «График работы». После назначения графика пересформируйте табель.
Как напечатать табель только по одному подразделению?
В форме отчёта заполните поле «Подразделение» перед формированием. Если поле оставить пустым, табель будет построен по всей организации. В некоторых версиях отбор настраивается через кнопку «Настройки» — там можно добавить отбор по подразделению или конкретному сотруднику.
Чем форма Т-13 отличается от Т-12?
Форма Т-13 содержит только учёт рабочего времени (явки, отклонения, часы), а Т-12 дополнительно включает раздел с расчётом оплаты труда. На практике чаще используют Т-13, так как расчёт зарплаты ведётся в отдельных документах.
Можно ли сохранить табель в PDF вместо печати?
Да. После формирования отчёта используйте «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения на панели и выберите формат PDF. Файл можно отправить на согласование или поместить в электронный архив, а при необходимости распечатать позже.
Что делать, если табель не помещается на один лист по ширине?
В настройках печати установите альбомную ориентацию и масштаб «по ширине страницы» (или «уместить на одну страницу по ширине»). Если сотрудников много, табель корректно разобьётся на несколько листов по вертикали — это нормально.