Как напечатать список сотрудников в 1С

Список сотрудников требуется регулярно: для проверок, отчётности, сверки штатного расписания, подготовки приказов и просто для внутреннего учёта. В 1С нет единой кнопки «напечатать список», но есть несколько штатных способов получить такой документ — через готовые кадровые отчёты, универсальный отчёт по справочнику или список самого справочника с выводом на печать.

Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП) есть специализированные отчёты с гибкими настройками отбора. В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок ограничен, поэтому обычно используют универсальный отчёт или печать списка справочника. В старых версиях на платформе 8.2 и в конфигурациях с обычными формами логика похожая, но расположение команд отличается.

Ниже разобраны все основные способы с точным указанием команд меню, настройкой отборов, выводом на печать и разбором типичных проблем — пустого отчёта, лишних сотрудников в списке и отсутствия нужных колонок.

Способ 1. Отчёт «Штатная расстановка» в 1С:ЗУП 8.3

Это стандартный инструмент для получения списка сотрудников с привязкой к подразделениям и должностям. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» (в некоторых релизах отчёт называется «Штатная расстановка (штатное расписание)»). Отчёт формируется на указанную дату и показывает, кто занимает каждую позицию штатного расписания.

Нажмите кнопку «Сформировать». В табличный документ выведется список: подразделение, должность, ФИО сотрудника, оклад или тарифная ставка (в зависимости от настроек). Для печати нажмите Ctrl+P или кнопку с изображением принтера на панели инструментов табличного документа.

Если нужен список без финансовых данных, откройте «Настройки» (кнопка на панели отчёта), перейдите на вкладку «Поля» или «Выбранные поля» и снимите флажки с колонок «Оклад», «Надбавка» и подобных. Это важно, если список печатается для передачи третьим лицам — суммы оплаты труда относятся к персональным данным ограниченного доступа.

Способ 2. Отчёт «Списки сотрудников» и «Списочный состав»

В ЗУП есть отчёты, ориентированные именно на формирование перечней. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите в списке отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» или «Списочный состав». Названия могут отличаться в зависимости от релиза конфигурации.

Отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» удобен тем, что изначально группирует людей по подразделениям и позволяет вывести дополнительные реквизиты: табельный номер, дату приёма, вид занятости. Чтобы добавить колонку, откройте «Настройки», найдите нужное поле в списке доступных и перетащите его в структуру отчёта или отметьте флажком.

Отчёт «Списочный состав» показывает численность и состав на дату с возможностью детализации до сотрудников. Если в настройках включить детализацию, получится полноценный именной список. Оба отчёта выводятся на печать стандартно — через кнопку печати табличного документа.

Как настроить отбор: только работающие, конкретное подразделение, период

Главная причина «неправильного» списка — неверные отборы. В любом кадровом отчёте нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор». Здесь задаются условия: организация (если в базе несколько юрлиц), подразделение, должность, дата или период.

Типовые сценарии отбора:

• Все работающие на текущую дату — установите дату отчёта и не добавляйте отбор по подразделениям.
• Сотрудники одного подразделения — добавьте условие «Подразделение = [название]»; чтобы захватить вложенные подразделения, используйте вид сравнения «В иерархии».
• Список с уволенными за период — используйте отчёт «Остатки и обороты» по сотрудникам или добавьте в отбор условие по дате увольнения, если отчёт это позволяет.
• Только внешние совместители или только основные сотрудники — отбор по полю «Вид занятости».

После изменения отборов обязательно нажмите «Сформировать» заново — отчёт не перестраивается автоматически. Сохраните удачную настройку кнопкой «Сохранить настройки», чтобы в следующий раз выбрать её из списка вместо повторной настройки.

Маршрут решения

Как выбрать отчёт

Нужен список с должностями и подразделениямиИспользуйте «Штатную расстановку» или «Списки сотрудников по подразделениям»

Нужен простой перечень ФИО без структурыПодойдёт универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники»

Нужен список в 1С:Бухгалтерии без ЗУПОткройте справочник «Сотрудники» и выведите список на печать или используйте универсальный отчёт

Нужен список с уволенными за периодИспользуйте отчёт по движениям персонала или настройте отбор по дате увольнения

Способ 3. Печать списка прямо из справочника «Сотрудники»

Самый простой вариант, когда не нужна аналитика. Откройте «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). В форме списка можно настроить отбор через кнопку «Настроить список» (или «Ещё» → «Настроить список»): например, показать только сотрудников конкретной организации.

Для вывода на печать нажмите «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся диалоге отметьте флажками колонки, которые должны попасть в документ (ФИО, табельный номер, подразделение, должность), и выберите формат вывода — табличный документ. Нажмите «ОК», затем распечатайте полученный документ или сохраните его в файл.

Учтите ограничение: справочник «Сотрудники» содержит и уволенных. Чтобы они не попали в печатную форму, заранее настройте отбор списка — например, по условию «В архиве = Нет» или по дате увольнения (пустая). Название поля зависит от конфигурации.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и задайте отбор (организация, подразделение, скрыть уволенных)
3. 3
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список»
4. 4
   Отметьте нужные колонки и нажмите «ОК»
5. 5
   Проверьте табличный документ и нажмите Ctrl+P для печати

Способ 4. Универсальный отчёт

Универсальный отчёт — инструмент, доступный в большинстве типовых конфигураций: «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в Бухгалтерии — «Отчёты» → «Универсальный отчёт», в ЗУП он может находиться в разделе администрирования отчётов). Он позволяет построить выборку по любому справочнику или регистру.

Выберите тип объекта «Справочник», объект — «Сотрудники». Добавьте поля: наименование (ФИО), код (табельный номер), подразделение, должность. Задайте отборы при необходимости и нажмите «Сформировать». Результат — плоская таблица, которую легко распечатать или выгрузить.

Универсальный отчёт незаменим в конфигурациях без развитого кадрового блока и в случаях, когда штатные отчёты не дают нужного набора колонок. Минус — он не учитывает периодические данные (актуальное подразделение на дату), поэтому для точной кадровой аналитики лучше использовать профильные отчёты ЗУП.

Вывод на печать, сохранение в Excel и PDF

Любой сформированный отчёт в 1С — это табличный документ со стандартными возможностями вывода. Для печати нажмите Ctrl+P или кнопку принтера. В диалоге печати выберите принтер, диапазон страниц и количество копий. Если список длинный, проверьте предварительный просмотр: иногда помогает альбомная ориентация или масштаб «по ширине страницы».

Для передачи в электронном виде используйте «Файл» → «Сохранить» (или «Ещё» → «Сохранить»): доступны форматы Excel (XLSX), PDF, mxl и другие. PDF предпочтителен для официальных документов — он сохраняет форматирование и не редактируется. Excel удобен, если получатель будет дальше обрабатывать список.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Количество строк совпадает с ожидаемой численностью (можно сверить с отчётом по численности)

Тревожный признак

В списке меньше людей, чем должно быть — проверьте дату отчёта и отборы

Уволенные

Норма

В списке только работающие (или уволенные присутствуют осознанно)

Тревожный признак

Уволенные попали в перечень для сторонней организации

Колонки

Норма

Выведены только нужные поля: ФИО, подразделение, должность

Тревожный признак

В печатной форме видны оклады, СНИЛС, ИНН без необходимости

Печатная форма

Норма

Все колонки помещаются на страницу, текст читаем

Тревожный признак

Часть таблицы обрезана справа — смените ориентацию или масштаб

Типичные проблемы и их решение

Отчёт формируется пустым. Чаще всего причина в отборах: выбрана несуществующая комбинация организации и подразделения, стоит неактуальная дата или сохранённая ранее настройка содержит жёсткие условия. Сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки» и сформируйте заново.

В списке есть уволенные или не хватает принятых. Проверьте дату формирования отчёта — кадровые отчёты показывают состояние на конкретный день. Также убедитесь, что приказы о приёме и увольнении проведены: непроведённые документы не влияют на кадровые данные.

Нет доступа к отчёту. Если пункт меню отсутствует или отчёт не открывается, вероятно, у пользователя недостаточно прав. Обратитесь к администратору 1С — нужны права на кадровые отчёты или роль кадровика. Самостоятельно менять права в рабочей базе не стоит.

FAQ

Как напечатать список сотрудников в 1С:Бухгалтерии 8.3, если там нет кадровых отчётов?

Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», настройте отбор списка через «Ещё» → «Настроить список», затем используйте «Ещё» → «Вывести список» и распечатайте полученный табличный документ. Альтернатива — «Отчёты» → «Универсальный отчёт» по справочнику «Сотрудники».

Как вывести список только работающих сотрудников без уволенных?

В кадровых отчётах ЗУП работающие показываются по умолчанию на выбранную дату. Если печатаете из справочника, добавьте в настройку списка отбор по признаку архивности или по пустой дате увольнения — точное имя поля зависит от конфигурации.

Можно ли сохранить список сотрудников в Excel?

Да. Сформируйте любой отчёт или выведите список, затем выберите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и укажите формат XLSX. Таблица сохранится с сохранением структуры колонок и будет пригодна для дальнейшей обработки.

Почему в отчёте «Штатная расстановка» видны вакансии, а нужны только сотрудники?

Штатная расстановка по замыслу показывает и занятые, и свободные позиции. Если нужен только именной состав, используйте отчёт «Списки сотрудников по подразделениям» или добавьте в настройках отбор по заполненности позиции (сотрудник не пусто).

Как напечатать список сотрудников по нескольким организациям сразу?

В кадровом отчёте уберите отбор по организации или добавьте условие «Организация В списке» с перечнем нужных юрлиц. В настройках структуры отчёта можно добавить группировку по организации, чтобы список был разбит по компаниям.

Что делать, если при печати таблица не помещается на лист по ширине?

В диалоге печати или в настройках страницы табличного документа переключите ориентацию на альбомную, уменьшите масштаб или включите режим «по ширине страницы». Также можно убрать лишние колонки из отчёта перед печатью.