Документы и Печать · 11 мин
Как напечатать путевой лист в 1С
Как напечатать путевой лист в 1С: где найти документ, какие печатные формы доступны, как настроить макет и вывести список путевых листов на печать.
Печать путевого листа — стандартная операция в конфигурациях 1С, где ведется учет транспорта и ГСМ: «1С:Управление автотранспортом», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Бухгалтерия» с доработками, отраслевые решения для перевозчиков. Конкретное расположение документа зависит от конфигурации, но общая логика везде одинакова: документ создается, проводится и выводится на печать через кнопку «Печать» в форме документа или из списка документов.
Путевой лист — первичный документ, на основании которого списывается топливо и начисляется зарплата водителю, поэтому важно не просто распечатать форму, а убедиться, что в ней корректно заполнены обязательные реквизиты: номер, дата, данные автомобиля и водителя, показания одометра, маршрут. Ошибки в заполнении приведут к вопросам при налоговой проверке, даже если сама печать прошла успешно.
Ниже разобран порядок печати в типовых конфигурациях, настройка печатных форм, вывод нескольких документов сразу и типичные проблемы с решениями.
Где находится путевой лист в разных конфигурациях
В «1С:Управление автотранспортом» путевые листы расположены в разделе «Путевые листы» или «ГСМ» → «Путевые листы». Это основной рабочий документ конфигурации, поэтому он вынесен на панель навигации. В «1С:Управление нашей фирмой» документ ищите в разделе «Покупки» или «Деньги» в зависимости от версии, либо через общий список документов.
В «1С:Бухгалтерии» типового документа «Путевой лист» нет — там учет ГСМ ведется через авансовые отчеты и требования-накладные, а путевые листы подключаются внешними обработками или расширениями. Если вы работаете в бухгалтерии и не находите документ, уточните у администратора, установлено ли дополнительное решение для учета транспорта.
Быстрый универсальный способ найти документ в любой конфигурации — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы (если включен полнотекстовый поиск) или открыть меню «Все функции» и найти «Путевые листы» в списке документов.
Как распечатать один путевой лист
Откройте нужный документ из списка двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведен — в большинстве конфигураций печать доступна и для непроведенного документа, но на форме будет стоять пометка, а реквизиты могут быть неактуальными. Проведение гарантирует, что показания одометра и остатки топлива рассчитаны программой.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы документа. Раскроется список доступных печатных форм: типовая форма по конфигурации, межотраслевая форма (например, № 3 для легковых или № 4-С для грузовых автомобилей), а также подключенные внешние формы. Выберите нужную — откроется предварительный просмотр табличного документа.
В окне предварительного просмотра нажмите кнопку с изображением принтера или сочетание Ctrl+P. Укажите принтер, количество копий и при необходимости диапазон страниц. Путевые листы часто печатаются на двух сторонах листа, поэтому проверьте настройку двусторонней печати в свойствах принтера, если форма занимает разворот.
- 1Откройте список путевых листов и найдите нужный документ по номеру или дате
- 2Откройте документ и проверьте, что он проведен и реквизиты заполнены
- 3Нажмите «Печать» и выберите нужную форму из списка
- 4В предварительном просмотре проверьте, что данные попали в макет без обрезки
- 5Нажмите Ctrl+P, выберите принтер и отправьте документ на печать
Как напечатать несколько путевых листов сразу
Когда нужно распечатать пачку документов за период — например, все путевые листы за месяц для сдачи в архив, — открывать каждый по отдельности нерационально. В списке документов выделите нужные строки: с зажатой клавишей Ctrl — отдельные документы, с Shift — диапазон. Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите форму.
Программа сформирует один общий табличный документ, где путевые листы идут друг за другом, каждый с новой страницы. Перед отправкой на принтер пролистайте предварительный просмотр целиком: при пакетной печати легко не заметить, что в одном из документов не заполнен реквизит, и в макете останется пустое поле.
Если в списке много лишних документов, предварительно отфильтруйте его по периоду, организации или автомобилю через кнопку «Ещё» → «Настроить список». После фильтрации можно выделить все строки сочетанием Ctrl+A и распечатать выборку целиком.
Выбор и настройка печатной формы
Типовые конфигурации содержат несколько встроенных макетов путевых листов, соответствующих утвержденным ранее межотраслевым формам и упрощенным вариантам. С 2021 года обязательные формы путевых листов не утверждены — организация вправе использовать собственную форму, но с обязательным набором реквизитов из приказа Минтранса. Поэтому выбор формы — вопрос учетной политики вашей организации.
Если типовой макет не подходит — например, нужно добавить реквизиты заказчика, изменить шапку или вывести логотип, — есть два пути. Первый: администратор подключает внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». После подключения она появится в списке кнопки «Печать» у всех пользователей. Второй путь — доработка макета в конфигураторе, что требует снятия конфигурации с полной поддержки и оправдано только при массовых изменениях.
Сравнение вариантов
Подходит, если макет устраивает: ничего настраивать не нужно, обновляется вместе с конфигурацией. Ограничение — нельзя изменить состав полей.
Подходит для нестандартного макета без изменения конфигурации. Ограничение — форму нужно заказать у разработчика или найти готовую под вашу версию платформы.
Подходит при глубокой кастомизации и наличии штатного программиста. Ограничение — усложняет обновление конфигурации.
Перед массовой печатью по новой форме распечатайте один пробный экземпляр и сверьте все реквизиты с исходным документом. Частая ситуация: внешняя форма написана под старую версию конфигурации и не выводит часть полей, потому что имена реквизитов изменились.
Настройки печати и сохранение в файл
Помимо вывода на бумагу, путевой лист удобно сохранить в PDF или Excel — для отправки заказчику, бухгалтерии обособленного подразделения или хранения в электронном архиве. В окне предварительного просмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения на панели и выберите формат. PDF предпочтителен для передачи: макет не «поедет» при открытии на другом компьютере.
Если табличный документ не помещается на страницу по ширине, в настройках печати предварительного просмотра уменьшите масштаб или переключите ориентацию на альбомную. Также проверьте поля страницы: слишком широкие поля принтера могут обрезать крайние колонки макета.
Как проверить результат
Номер, дата, автомобиль, водитель и показания одометра совпадают с документом в программе
Пустые поля или данные другого документа — форма берет не те реквизиты
Все колонки видны, текст не обрезан, разрывы страниц в логичных местах
Правая часть таблицы ушла за край листа или перенеслась на отдельную страницу
Каждый путевой лист начинается с новой страницы, количество страниц соответствует числу документов
Два документа слиплись на одной странице или часть документов отсутствует
Частые проблемы и их решение
Если кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст, первым делом проверьте права: у пользователя должна быть роль, разрешающая просмотр и печать документов учета транспорта. Вторая причина — документ открыт в режиме, где печать недоступна до записи: запишите документ кнопкой «Записать» и попробуйте снова.
Ошибка «Метод объекта не обнаружен» или пустой макет при выборе внешней формы означает несовместимость обработки с текущей версией конфигурации. Решение — запросить у разработчика обновленную версию внешней печатной формы. Самостоятельно править код обработки без опыта работы в конфигураторе не стоит: можно нарушить работу других печатных форм.
Если печать идет, но принтер выдает пустые листы или обрезанный текст, проблема почти всегда на стороне драйвера принтера или настроек страницы, а не 1С. Проверьте печать тестовой страницы из операционной системы и выберите в настройках 1С тот же принтер, что установлен по умолчанию в системе.
Когда стандартной печати недостаточно
В организациях с большим автопарком ручная печать каждого путевого листа становится узким местом. В этом случае рассмотрите автоматизацию: регламентное задание, которое формирует PDF-файлы путевых листов за день и складывает их в сетевую папку, или обработку групповой печати с раскладкой по водителям. Такие доработки выполняет программист 1С, но они окупаются уже при десятке машин.
Альтернатива бумажному документообороту — электронные путевые листы с подписанием в мобильном приложении водителя. Ряд отраслевых решений на платформе 1С поддерживает такой сценарий, и печать тогда требуется только по запросу проверяющих или для внутреннего архива.
Что важно запомнить
Путевой лист печатается из формы документа или выделенного списка через кнопку «Печать». Перед печатью проведите документ и проверьте реквизиты в предварительном просмотре. Нестандартный макет подключается внешней печатной формой, а любые доработки конфигурации — только после резервного копирования базы.
Частые вопросы
Почему в списке печатных форм нет нужной формы путевого листа?
Состав списка определяется конфигурацией и подключенными внешними обработками. Проверьте раздел «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки»: если нужная форма там есть, но неактивна, включите её. Если формы нет совсем, её должен подключить администратор или разработать программист.
Можно ли напечатать путевой лист задним числом?
Технически да: создайте документ с нужной датой, проведите и распечатайте. Но учитывайте, что путевой лист должен оформляться до начала рейса, а документы задним числом — зона риска при проверках. Также проведение документа прошлой датой может изменить последовательность расчета остатков ГСМ.
Как вывести на печать путевые листы только по одному водителю?
В списке документов установите отбор по полю «Водитель» через «Ещё» → «Настроить список», затем выделите все строки (Ctrl+A) и выполните печать. Сформируется один табличный документ только с путевыми листами выбранного сотрудника.
Что делать, если при печати появляется ошибка «Поле объекта не обнаружено»?
Эта ошибка означает, что печатная форма обращается к реквизиту, которого нет в текущей версии конфигурации — обычно после обновления. Временное решение — использовать типовую форму. Постоянное — передать текст ошибки разработчику внешней формы для адаптации.
Можно ли настроить автоматическую печать путевого листа при проведении?
В типовых конфигурациях такой настройки из коробки обычно нет, но задача решается доработкой: программист добавляет вызов печати в обработчик проведения документа или создает регламентное задание. Учтите, что автопечать на общем принтере требует настройки принтера по умолчанию на сервере 1С.
Почему в распечатке не отображаются показания одометра?
Чаще всего документ не проведен или показания не внесены в табличную часть — печатная форма выводит только заполненные данные. Откройте документ, проверьте поля спидометра на выезд и возвращение, проведите и сформируйте печать заново.