Как напечатать приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В программах 1С он создаётся документом «Приходный кассовый ордер» (в ряде конфигураций — «Поступление наличных»), а печатная форма формируется автоматически на основании введённых данных. Печать занимает меньше минуты, если документ заполнен корректно.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 — самую распространённую конфигурацию. В 1С:Управление торговлей, 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» логика аналогична, отличаются только названия разделов и кнопок. Ключевые различия разобраны в отдельном разделе.

Где находится документ ПКО в 1С:Бухгалтерии

Документы кассы находятся в разделе «Банк и касса». Перейдите по пути: главное меню → «Банк и касса» → «Кассовые документы». Откроется журнал, в котором отображаются и приходные, и расходные ордера. Для удобства можно отфильтровать список по виду документа через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или просто создать новый ПКО кнопкой «Поступление».

Если раздела «Банк и касса» нет в интерфейсе, проверьте настройки: «Главное» → «Функциональность» → закладка «Банк и касса» — должна быть включена соответствующая опция. Также у пользователя должны быть права на работу с кассовыми документами — обычно это роль «Бухгалтер» или «Кассир».

В типовой поставке ПКО может создаваться не только вручную, но и автоматически: на основании реализации товаров, возврата от подотчётного лица, поступления оплаты от покупателя. В этом случае большинство полей уже заполнено, и остаётся только проверить данные перед печатью.

Как создать и заполнить приходный кассовый ордер

Нажмите «Поступление» в журнале кассовых документов и выберите вид операции. От вида операции зависит набор полей и проводки: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке», «Прочее поступление» и другие. Для типичной оплаты от клиента выбирайте «Оплата от покупателя».

Обязательные поля, без которых печатная форма будет неполной:

• Дата и номер — номер присваивается автоматически, нумерация сквозная в пределах года; ручное изменение номера может нарушить последовательность кассовых документов;
• Сумма — сумма поступивших наличных в рублях;
• Контрагент — от кого получены деньги; именно это наименование попадёт в строку «Принято от»;
• Основание — содержание операции, например «Оплата по договору № 12» или «Возврат неиспользованных подотчётных средств»;
• Договор и счёт на оплату — если поступление связано с конкретной сделкой;
• Статья движения денежных средств — нужна для отчёта о ДДС, на печатную форму не влияет.

После заполнения нажмите «Записать» или «Провести». Печать возможна и из непроведённого документа, но правильнее сначала провести — тогда данные попадут в учёт и кассовую книгу, а печатная форма будет соответствовать фактическим проводкам.

Печать ПКО: пошаговая инструкция

Печатная форма вызывается из формы самого документа или из списка. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 порядок такой:

1. 1
   Откройте документ «Приходный кассовый ордер» из журнала «Кассовые документы»
2. 2
   Проверьте сумму, контрагента и основание, проведите документ
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы документа
4. 4
   Выберите пункт «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
5. 5
   В окне предварительного просмотра проверьте макет: сумма прописью, реквизиты, подписи
6. 6
   Нажмите «Печать» и выберите принтер, либо сохраните в PDF через «Файл» → «Сохранить»

Кнопка «Печать» обычно расположена в верхней части формы документа рядом с «Провести» и «Записать». Если в выпадающем списке несколько вариантов, выбирайте именно «Приходный кассовый ордер (КО-1)» — это унифицированная форма с квитанцией, которую отрывают и выдают плательщику.

Из журнала документов можно напечатать сразу несколько ордеров: выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» в командной панели списка — программа сформирует один общий документ печати со всеми выбранными ордерами.

Что проверить в печатной форме перед выдачей

Унифицированная форма КО-1 состоит из двух частей: самого ордера, который остаётся в организации, и отрывной квитанции, которая заверяется печатью (при её наличии) и выдаётся плательщику. Перед выдачей квитанции сверьте ключевые реквизиты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма цифрами и прописью

Норма

Суммы совпадают, пропись сформирована автоматически без обрывов

Тревожный признак

Сумма прописью пустая или не совпадает с цифровой — проверьте поле «Сумма» в документе

Строка «Принято от»

Норма

Указано полное наименование плательщика или ФИО

Тревожный признак

Пустая строка или не тот контрагент — исправьте поле «Контрагент» и перепечатайте

Номер и дата

Норма

Номер соответствует кассовой книге, дата — дню фактического поступления денег

Тревожный признак

Разрыв нумерации или неверная дата — документ нужно перепровести на правильную дату

Подписи

Норма

Есть поля для подписей главбуха и кассира

Тревожный признак

Поля отсутствуют — вероятно, выбрана не та печатная форма или изменён макет

Обратите внимание на строку «В том числе» — в ней указывается сумма НДС, если поступление связано с облагаемой операцией. В 1С она заполняется автоматически при указании ставки НДС в документе. Если НДС нет, строка остаётся пустой или содержит прочерк — это нормально.

Особенности печати в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Печать вызывается аналогично: кнопка «Печать» в форме документа, форма КО-1 доступна в списке печатных форм. В УТ дополнительно можно печатать ордер сразу после оформления продажи через кассу ККМ — документ создаётся при закрытии кассовой смены.

В 1С:Зарплата и управление персоналом ПКО как отдельного документа нет — конфигурация не ведёт кассовый учёт. Если ордер нужен для оформления возврата излишне выплаченной зарплаты, документ создаётся в бухгалтерской программе, куда выгружаются данные.

Сравнение вариантов печати

Печать из формы документа

Подходит для одного ордера сразу после создания. Ограничение — печатается только текущий документ.

Печать из журнала кассовых документов

Удобна для пакетной печати нескольких ордеров за день. Требует предварительного выделения нужных строк.

Сохранение в PDF

Подходит для отправки квитанции контрагенту электронно или архива. Через «Файл» → «Сохранить» в окне предпросмотра.

Внешняя печатная форма

Нужна, если типовая форма не подходит (особый бланк, дополнительные реквизиты). Подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Типичные ошибки и их решение

Если кнопка «Печать» неактивна или форма не формируется, сначала проверьте, не открыт ли документ в режиме только просмотра и есть ли у пользователя права. В файловых базах иногда помогает обновление формы (F5) или перезаход в документ.

Если сумма прописью не выводится или обрезана, причина обычно в очень длинной сумме с копейками либо в повреждённом макете. Проверьте на тестовом документе: если проблема повторяется, макет может быть изменён доработкой — обратитесь к специалисту, сопровождающему конфигурацию.

Настройка печати и сохранение в файл

В окне предварительного просмотра доступны стандартные настройки: выбор принтера, количество копий, ориентация листа, масштаб. Форма КО-1 по умолчанию выводится в альбомной или книжной ориентации в зависимости от макета конфигурации — менять её вручную обычно не требуется.

Для электронного архива удобно сохранять ордер в PDF: в окне предпросмотра нажмите «Файл» → «Сохранить» (или значок дискеты), выберите формат PDF и папку. Файл можно подписать электронной подписью, если в организации настроен обмен электронными документами.

Если ПКО печатаются ежедневно и в большом количестве, настройте печать без предварительного просмотра: в настройках пользователя можно включить отправку сразу на принтер по умолчанию. Это сокращает путь до двух кликов, но требует уверенности в корректности заполнения документов.

Для организаций с несколькими кассами (например, обособленные подразделения) в документе выбирается конкретная касса. На печатную форму это влияет косвенно — через нумерацию и отражение в кассовой книге, — поэтому перед печатью убедитесь, что выбрана правильная касса.

Частые вопросы

Можно ли напечатать ПКО задним числом?

Технически можно: установите в документе нужную дату и проведите его. Однако дата ордера должна совпадать с днём фактического поступления наличных, иначе это нарушение кассовой дисциплины. Нумерация при этом может сместиться — 1С предложит перенумеровать документы или выдаст предупреждение о дублировании номера.

Почему в печатной форме пустая строка «Принято от»?

Поле «Принято от» заполняется из реквизита «Контрагент» документа. Если оно пустое, контрагент не выбран или выбран вид операции, не предполагающий контрагента (например, «Получение наличных в банке» — тогда строка заполняется наименованием банка или организации). Откройте документ, заполните поле и перепечатайте форму.

Как напечатать несколько ПКО одной командой?

В журнале «Кассовые документы» выделите нужные ордера с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» в командной панели списка и выберите форму КО-1. Программа сформирует один общий табличный документ со всеми ордерами, который можно распечатать или сохранить целиком.

Нужна ли печать организации на квитанции ПКО?

По действующим правилам квитанция заверяется подписью главного бухгалтера (или уполномоченного лица) и кассира. Наличие печати организации не является обязательным требованием, особенно для организаций, официально отказавшихся от печати. Локальным актом организации порядок заверения квитанций может быть закреплён отдельно.

Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?

Проверьте три вещи: записан ли документ (несохранённый документ печатать нельзя), есть ли у пользователя права на кассовые документы и печать, не открыт ли документ в режиме просмотра. Если права ограничены, обратитесь к администратору системы для назначения нужной роли.

Можно ли изменить макет печатной формы КО-1?

Да, но напрямую типовой макет лучше не редактировать — при обновлении конфигурации изменения будут потеряны. Правильный путь — подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку внешней формы обычно выполняет специалист по 1С.