Документы и Печать · 10 мин
Как напечатать накладную в 1С
Как напечатать накладную в 1С: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД. Печать из документа, списка, настройка макета, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Печать накладной — одна из самых частых операций при отгрузке товара. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP) документ реализации уже содержит готовые печатные формы: ТОРГ-12, товарную накладную, УПД, счёт-фактуру. Задача пользователя — открыть правильный документ, выбрать нужную форму и отправить её на принтер или сохранить в файл.
Точный путь к кнопке печати зависит от конфигурации и её редакции, но общая логика везде одинакова: печатная форма формируется из проведённого документа «Реализация (акты, накладные)» в Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в Управлении торговлей. Если документ не проведён, часть форм может быть недоступна или заполнится не полностью.
Ниже разобраны конкретные шаги для основных конфигураций, способы печати нескольких накладных сразу, настройка макета и разбор типичных проблем, из-за которых форма не печатается или выводится с ошибками.
Какие печатные формы накладной есть в 1С
Прежде чем печатать, определите, какой именно документ нужен контрагенту и бухгалтерии. От этого зависит выбор формы в меню печати.
- ТОРГ-12 — унифицированная форма товарной накладной. Применяется при отгрузке товаров, когда стороны договорились использовать типовой бланк.
- Товарная накладная (собственная форма) — упрощённый вариант с произвольным набором колонок, часто используется внутри компании или по согласованию с покупателем.
- УПД (универсальный передаточный документ) — объединяет накладную и счёт-фактуру. Подходит, если покупатель принимает УПД и у вас есть обязанность выставлять счета-фактуры.
- М-15 — накладная на отпуск материалов на сторону, применяется для отпуска материалов, а не готовой продукции.
Если покупатель не указал требования к форме, уточните у своей бухгалтерии, какой документ принят в учётной политике. Печать «не той» формы — частая причина возврата документов от контрагента.
Печать накладной из документа реализации
Основной сценарий — печать из открытого документа. Порядок действий почти одинаков во всех типовых конфигурациях на управляемых формах.
- 1Откройте раздел «Продажи» (в Бухгалтерии — «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)», в УТ — «Продажи → Реализации товаров и услуг»).
- 2Найдите нужный документ в списке и откройте его двойным щелчком.
- 3Проверьте, что документ проведён: у него не должно быть пометки удаления и статуса «не проведён».
- 4Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа.
- 5Выберите нужную форму, например «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Универсальный передаточный документ (УПД)».
- 6В окне предварительного просмотра проверьте данные и нажмите «Печать» либо сохраните файл в PDF или Excel.
В окне предварительного просмотра доступны стандартные действия: выбор принтера, количество копий, масштаб, сохранение в файл. Если накладную нужно отправить покупателю электронно, удобнее сразу сохранить её в PDF через кнопку «Сохранить» в панели просмотра.
Обратите внимание: если после открытия документа вы меняли данные (количество, цены, контрагента), сначала нажмите «Провести» или «Записать и провести», иначе печатная форма сформируется по старым данным.
Печать накладной в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии предприятия 3.0 накладные формируются из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия».
Откройте документ и нажмите кнопку «Печать» в верхней части формы. В выпадающем списке будут доступны: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Счёт-фактура», а также «Акт об оказании услуг», если в документе есть услуги. Для отгрузки только товаров чаще всего выбирают ТОРГ-12 или УПД.
Если требуется печать с факсимиле (подписью и печатью-картинкой), это настраивается в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» либо через подключаемые макеты. В базовой поставке факсимиле обычно не включено.
Печать накладной в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 документ отгрузки называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Откройте документ, нажмите «Печать» и выберите форму: «Накладная (ТОРГ-12)», «Товарная накладная», «УПД» или «Расходная накладная».
Особенность УТ — печать может зависеть от статуса документа и настроек соглашения с клиентом. Если в соглашении указан порядок оформления накладных, часть форм выводится с учётом этих параметров. Также в УТ есть рабочее место «Оформление накладных и счетов-фактур», где можно массово печатать документы по отобранным отгрузкам.
Если накладная создаётся на основании заказа клиента, печатать её нужно именно из документа реализации, а не из заказа: у заказа свой набор печатных форм, и ТОРГ-12 там формируется по данным заказа, которые могут отличаться от фактической отгрузки.
Как напечатать несколько накладных сразу
Когда нужно распечатать пачку документов за день или по одному клиенту, открывать каждую накладную по отдельности неэффективно. В типовых конфигурациях есть групповая печать.
Откройте список документов реализации, отметьте нужные строки флажками (или выделите с зажатой клавишей Ctrl). Затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка либо «Ещё → Печать» и выберите форму. Программа сформирует один общий пакет печатных форм — по одной накладной на каждый выделенный документ.
Сравнение вариантов
Подходит для разовой печати и проверки данных перед выводом. Медленно при большом количестве накладных.
Быстро для пачки документов, но нет предпросмотра каждой накладной отдельно — ошибки заметны только в общем пакете.
Удобно для отправки клиенту и архива; требует дополнительного шага, зато файл можно перепечатать без 1С.
Перед групповой печатью убедитесь, что все отмеченные документы проведены: непроведённые либо пропускаются, либо печатаются с пометкой, в зависимости от конфигурации.
Настройка и изменение печатной формы
Если типовой макет не устраивает — например, нужно добавить колонку «Артикул», убрать НДС или изменить подписантов — есть несколько уровней настройки.
Простые изменения делаются без программирования: в разделе «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Редактирование макетов печатных форм» (в конфигурациях с БСП) можно открыть табличный макет и поправить текст, шапку, подписи. Данные, которые подставляются из документа, меняются через параметры макета — здесь уже нужны базовые навыки конфигурирования.
Более гибкий путь — внешние печатные формы: файл обработки подключается через «Дополнительные отчеты и обработки» и добавляет свою кнопку в меню «Печать», не затрагивая типовую конфигурацию. Это безопасный вариант при обновлениях: внешняя форма не слетит при обновлении релиза.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования накладной проверьте её до отправки на принтер. Основные контрольные точки:
Как проверить результат
Наименования, ИНН, КПП и адреса совпадают с договором
Устаревший адрес или пустое поле — проверьте карточку организации и контрагента
Итоги по строкам сходятся с итогом документа, НДС рассчитан корректно
Расхождения — документ изменён, но не перепроведён
Соответствуют номеру и дате документа в базе
Пустой номер — документ не записан или не проведён
ФИО ответственных лиц заполнены
Пустые поля подписей — не заполнены ответственные лица организации
Если кнопка «Печать» неактивна или нужной формы нет в списке, проверьте права пользователя, вид операции документа и наличие подключённых внешних печатных форм. Иногда форма скрыта настройкой «Настройка печатных форм» в меню «Ещё».
Что важно запомнить
Накладная печатается из проведённого документа реализации через кнопку «Печать». Выбирайте форму по требованиям учёта: ТОРГ-12, УПД или собственную накладную. Для пачки документов используйте групповую печать из списка, а изменения макета делайте через внешние печатные формы, предварительно проверив результат на копии базы.
Частые вопросы о печати накладных в 1С
Почему в списке печатных форм нет УПД?
Чаще всего потому, что к документу реализации не выписан счёт-фактура. Откройте документ, найдите ссылку на счёт-фактуру внизу формы и создайте его — после этого УПД появится в меню печати. Также проверьте, что вид операции документа предполагает отгрузку товаров.
Можно ли напечатать накладную без проведения документа?
Технически форма иногда формируется и из записанного документа, но номер и итоговые суммы могут быть неактуальны. Корректная практика — сначала провести документ, затем печатать. Непроведённые документы также не попадают в групповую печать в ряде конфигураций.
Как сохранить накладную в PDF для отправки клиенту?
В окне предварительного просмотра нажмите кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) и выберите формат PDF. Альтернатива — команда «Ещё → Сохранить» в табличном документе. Полученный файл можно отправить по почте или через ЭДО.
Как добавить в накладную колонку с артикулом или штрихкодом?
Через редактирование макета печатной формы в разделе «Администрирование» либо через внешнюю печатную форму. В типовом макете ТОРГ-12 состав колонок фиксирован формой, поэтому для расширенного набора данных обычно делают отдельную «товарную накладную» с нужными полями.
Почему накладная печатается на двух листах с обрезанными колонками?
Причина в настройках страницы: откройте предварительный просмотр, перейдите в параметры страницы и включите масштаб «По ширине страницы» или уменьшите масштаб вручную. Также проверьте ориентацию — для ТОРГ-12 обычно нужна альбомная.
Что делать, если после обновления 1С накладная печатается иначе?
При обновлении типовые макеты заменяются на новые версии, а изменённые вручную могут конфликтовать. Сравните текущий макет с поставляемым и перенесите свои правки заново. Чтобы избежать этого в будущем, оформляйте доработанные формы как внешние — они не затрагиваются обновлениями.