Документы и Печать · 10 мин
Как напечатать конверт в 1С 8.3
Как напечатать конверт в 1С 8.3: встроенные макеты, печать адреса из справочника контрагентов, настройка полей, типовые ошибки и ответы на частые вопросы.
Печать почтовых конвертов напрямую из 1С 8.3 избавляет от ручного переписывания адресов и снижает количество ошибок в реквизитах получателя. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом) есть готовые механизмы: печать конверта из карточки контрагента, из документа или через обработку «Печать конвертов». Если встроенного макета недостаточно, можно подключить внешнюю печатную форму или сделать собственный макет.
Главное условие корректной печати — правильно заполненный почтовый адрес в справочнике и подходящий формат конверта (C4, C5, C6, DL). Принтер также должен поддерживать печать на плотной бумаге и нестандартных размерах, иначе конверт замнёт или текст сместится. Ниже разобраны все рабочие способы: от стандартной кнопки «Печать» до создания собственного макета в конфигураторе.
Что нужно подготовить перед печатью конверта
Перед первой печатью проверьте три вещи: заполненность адреса у контрагента, настройки принтера и формат конверта. Адрес хранится в карточке контрагента в поле «Почтовый адрес» (или «Фактический адрес» — в зависимости от того, куда отправляете письмо). Если адрес введён произвольным текстом без структурирования по полям, макет может подставить его некорректно: индекс попадёт не на своё место или строка оборвётся.
Откройте карточку контрагента и убедитесь, что адрес заполнен через форму ввода адреса (с полями «Индекс», «Регион», «Город», «Улица» и т.д.), а не одной строкой. В типовых конфигурациях адресная информация хранится в подсистеме контактной информации, и макеты конвертов берут данные именно из структурированных полей.
По технике: лазерные принтеры обычно печатают на конвертах через ручной лоток (обходной тракт) — это снижает риск замятия. Струйные принтеры тоже справляются, но чернила на глянцевых конвертах могут размазываться. Проверьте в документации принтера допустимую плотность бумаги и поддерживаемые форматы.
Печать конверта из карточки контрагента
Самый простой способ в типовых конфигурациях — печать прямо из справочника. Откройте карточку контрагента (раздел «Справочники» — «Контрагенты» в БП 3.0 или «Покупатели»/«Партнёры» в УТ 11), нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В выпадающем списке найдите пункт «Конверт» или «Конверт (почтовый)». В некоторых конфигурациях он находится в подменю «Печать» — «Прочее».
Программа сформирует табличный документ с адресом получателя и, если настроено, адресом отправителя из реквизитов вашей организации. Перед выводом на принтер откроется предварительный просмотр — проверьте, что индекс, город и наименование получателя расположены правильно и не выходят за границы печатной области.
Если нужно распечатать конверты сразу для нескольких получателей, выделите в списке контрагентов несколько строк (через Ctrl или Shift) и нажмите «Печать» — «Конверт»: 1С сформирует отдельный лист для каждого адресата. Это удобно для массовых рассылок, но требует, чтобы у всех выбранных контрагентов был заполнен почтовый адрес.
- 1Откройте карточку контрагента и проверьте заполнение почтового адреса
- 2Нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы
- 3Выберите пункт «Конверт» в списке печатных форм
- 4Проверьте результат в предварительном просмотре
- 5Вставьте конверт в лоток ручной подачи и отправьте на печать
Печать конверта из документа
Часто конверт нужен к конкретному документу — счёту, акту или накладной. В типовых конфигурациях печатные формы документа иногда включают конверт, но чаще его там нет. В этом случае логика такая: откройте документ, перейдите по ссылке на контрагента (клик по наименованию в шапке), откроется карточка — и уже оттуда вызовите печать конверта. Это занимает лишние 10 секунд, но не требует никакой настройки.
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» аналогичный приём работает с сотрудниками: конверт печатается из карточки физического лица, где заполнен адрес по прописке или адрес места жительства. Это актуально при отправке трудовых книжек, справок и уведомлений почтой.
Если печать конверта из документов нужна регулярно, имеет смысл добавить внешнюю печатную форму, привязанную к типу документа — тогда пункт «Конверт» появится прямо в меню «Печать» документа. Как это сделать, описано ниже.
Настройка макета и полей печати
Стандартный макет конверта рассчитан на типовое расположение адресных блоков, но конкретный конверт может иметь другую геометрию: окошко для адреса, печать индекса в специальных клеточках, логотип. В этом случае макет нужно отредактировать. В типовых конфигурациях макеты печатных форм доступны для изменения через механизм пользовательских макетов: «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Макеты печатных форм». Найдите макет конверта, откройте и подвиньте области с адресом.
При редактировании макета соблюдайте требования Почты России к оформлению: адрес получателя размещается в правой нижней части конверта, адрес отправителя — в левом верхнем углу, индекс пишется отдельно. Если индекс выводится в специальные клеточки (стилизованный шрифт), убедитесь, что в макете используется подходящий шрифт — иначе сортировочные машины не распознают код, и письмо пойдёт дольше.
После изменения макета напечатайте пробный лист на обычной бумаге и наложите на конверт на свет — так видно, попадает ли текст в нужные зоны, не расходуя конверты. Только после успешной проверки печатайте на самом конверте.
Как проверить результат
Адрес получателя в правой нижней части, не залезает на края
Текст обрезан или смещён за границы конверта
Шесть цифр читаются чётко, при необходимости — в клеточках
Индекс слипся с городом или напечатан мелким шрифтом
Реквизиты вашей организации в левом верхнем углу
Поле отправителя пустое или содержит чужие данные
Внешние печатные формы и обработки
Если встроенного конверта нет в вашей конфигурации или макет не подходит, используйте внешнюю печатную форму — файл с расширением .epf. Подключается она через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки» (должен быть включён соответствующий флажок в настройках). После добавления файла укажите, к каким объектам привязана форма: справочник «Контрагенты», документы и т.д.
Готовые обработки печати конвертов есть на официальном портале 1С и в открытых репозиториях разработчиков. Перед подключением проверяйте совместимость с вашей версией платформы и конфигурации: обработка, написанная под старую редакцию, может не увидеть нужные реквизиты или выдать ошибку при формировании.
Альтернатива без внешних файлов — выгрузить адреса в Excel или Word (через «Ещё» — «Вывести список» из справочника или через универсальный отчёт) и использовать слияние Word с шаблоном конверта. Это оправдано при разовой массовой рассылке, когда настраивать макет внутри 1С нет смысла.
Способы печати конверта
Быстро и без настройки, но макет фиксированный и есть не во всех конфигурациях
Полный контроль над расположением полей, требует аккуратности и тестовой печати
Гибкость и привязка к документам, но нужно проверять совместимость с версией конфигурации
Подходит для разовой массовой рассылки, требует выгрузки адресов и настройки шаблона в Word
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — в меню «Печать» нет пункта «Конверт». Причины: конфигурация не содержит такой формы, у пользователя недостаточно прав, либо форма отключена в настройках состава печатных форм. Проверьте права (нужны права на просмотр контактной информации) и состав доступных форм в настройках печати объекта.
Вторая типичная ситуация — адрес обрезается или переносится некрасиво. Обычно это следствие заполнения адреса одной строкой: макет не может разбить текст на поля. Исправьте адрес в карточке через форму ввода адреса, и проблема исчезнет. Также проверьте масштаб печати в настройках принтера — значение должно быть 100 %, без «вписать в страницу».
Третья группа ошибок — аппаратная: конверт заминается, текст печатается сбоку или не на той стороне. Здесь помогает ручной лоток, правильная ориентация конверта (обычно клапаном вверх и к задней стенке, но зависит от модели принтера) и выбор в драйвере типа бумаги «Конверт».
FAQ: частые вопросы о печати конвертов в 1С 8.3
Почему в меню «Печать» нет пункта «Конверт»?
Либо конфигурация не включает такую форму для данного объекта, либо не хватает прав на контактную информацию. Проверьте права пользователя и состав печатных форм; при отсутствии формы подключите внешнюю обработку через «Дополнительные отчеты и обработки».
Как распечатать конверты сразу для сотни контрагентов?
Выделите нужные строки в списке справочника и вызовите печать конверта — 1С сформирует листы по каждому адресату. Альтернатива для больших объёмов — выгрузка адресов и слияние в Word с шаблоном конверта.
Можно ли вывести на конверт логотип и реквизиты организации?
Да, через редактирование макета печатной формы: добавьте в область отправителя картинку и нужные поля из реквизитов организации. Проверьте пробной печатью на бумаге, что элементы не перекрывают зону адреса получателя.
Конверт заминается в принтере — что делать?
Используйте лоток ручной подачи, выберите в драйвере тип носителя «Конверт» и печатайте по одному экземпляру. Если принтер в принципе не поддерживает конверты нужной плотности, печатайте адрес на самоклеящихся этикетках.
Индекс печатается не в клеточках — это критично?
Письмо доставят и без стилизованного индекса, но автоматическая сортировка может не распознать его, что увеличит срок доставки. Если клеточки обязательны, добавьте в макет специальный шрифт для индекса или печатайте индекс крупно и отдельной строкой.
Работает ли печать конвертов в базовой версии 1С:Бухгалтерии?
Да, если форма присутствует в конфигурации — базовая версия не ограничивает типовые печатные формы. Ограничение базовой версии касается изменения конфигурации: подключить внешнюю обработку через «Дополнительные отчеты и обработки» обычно можно, а вот доработать конфигурацию — нет.
Что важно запомнить
Конверт в 1С 8.3 печатается из карточки контрагента кнопкой «Печать» — «Конверт»; адрес должен быть заполнен структурированно. Нестандартную геомету решают редактированием макета или внешней формой, а перед печатью всегда делайте пробный лист и используйте ручной лоток принтера.