Документы и Печать · 10 мин
Как напечатать доверенность в 1С: пошаговая инструкция
Как создать и напечатать доверенность в 1С: заполнение реквизитов, печатные формы в разных конфигурациях, типичные ошибки и проверка готового документа.
Доверенность — один из самых часто печатаемых документов в 1С: она нужна сотруднику для получения товарно-материальных ценностей у поставщика, представления интересов компании в налоговой или при работе с контрагентами. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) доверенность оформляется как отдельный документ с готовой печатной формой, и вся процедура занимает несколько минут.
Главная сложность обычно не в самой печати, а в правильном заполнении реквизитов: кто выдаёт, кому выдаётся, на какой срок и на получение каких ценностей. Ошибка в этих данных делает доверенность недействительной, и контрагент вправе отказать в отпуске товара. Ниже разобран порядок работы в разных конфигурациях, типовые проблемы и способы их решения.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 доверенность на получение ценностей создаётся через раздел «Покупки» → «Доверенности». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ находится в разделе «Продажи» или «Закупки» — «Доверенности на получение товаров», а также может создаваться непосредственно из заказа поставщику или счёта на оплату по кнопке «Создать на основании».
В 1С:Зарплата и управление персоналом доверенность чаще всего оформляется как печатная форма кадрового документа — например, доверенность на представление интересов организации. В 1С:Документооборот доверенность является самостоятельным видом внутреннего документа с собственным жизненным циклом, согласованием и регистрацией в журнале.
Заполнение реквизитов перед печатью
Перед нажатием кнопки «Печать» документ нужно корректно заполнить, иначе на бумагу попадут пустые поля или неверные данные. Обязательный минимум реквизитов в типовых конфигурациях:
- Организация — от чьего имени выдаётся доверенность; реквизиты подтягиваются из справочника «Организации»;
- Физическое лицо — сотрудник или иное лицо, которому выдаётся доверенность; паспортные данные берутся из карточки физлица;
- Контрагент — поставщик или организация, где доверенность будет предъявлена;
- Срок действия — дата, до которой доверенность действительна;
- Перечень ценностей — табличная часть с номенклатурой, количеством и единицами измерения, либо ссылка на документ-основание (счёт, заказ, накладная).
Особое внимание уделите паспортным данным доверенного лица. Если в карточке физического лица не указан документ, удостоверяющий личность, в печатной форме соответствующая строка останется пустой — такую доверенность контрагент может не принять. Проверьте карточку физлица заранее: раздел «Кадры» или справочник «Физические лица», поле «Документ, удостоверяющий личность».
- 1Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» (или аналог в вашей конфигурации) и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, физическое лицо, контрагента и срок действия
- 3Заполните табличную часть ценностями или подберите документ-основание
- 4Нажмите «Провести» — без проведения печатная форма может быть недоступна
- 5Нажмите «Печать» и выберите нужную форму из списка
- 6В предварительном просмотре проверьте реквизиты и нажмите «Печать» или «Сохранить в PDF»
Печать доверенности в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 после проведения документа в его форме появляется кнопка «Печать». В выпадающем списке обычно доступны форма М-2 (или М-2а) и типовая форма конфигурации. Форма М-2 — унифицированная форма доверенности на получение материальных ценностей; организация вправе использовать и собственную форму, если она содержит обязательные реквизиты.
После выбора формы 1С открывает табличный документ с предварительным просмотром. Здесь можно проверить перенос строк, корректность паспортных данных и перечень ценностей. Печать выполняется стандартной кнопкой с изображением принтера или через «Файл» → «Печать». Если нужно отправить доверенность контрагенту электронно, используйте «Сохранить» → формат PDF.
Печать в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации
В торговых конфигурациях доверенность удобнее создавать на основании документа закупки: откройте заказ поставщику или счёт на оплату, нажмите «Создать на основании» → «Доверенность на получение товаров». Табличная часть заполнится номенклатурой из документа-основания автоматически, что исключает расхождения между заказом и доверенностью.
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа или из списка документов через кнопку «Печать» командной панели — так можно распечатать сразу несколько доверенностей пакетно. В этих конфигурациях также поддерживаются дополнительные печатные формы, подключаемые через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Сравнение вариантов печати
Подходит в большинстве случаев, не требует настройки. Ограничение: макет нельзя менять без доработки конфигурации.
Подходит, когда нужен фирменный бланк или нестандартный макет. Ограничение: требует разработки файла обработки и подключения администратором.
Подходит для доверенностей на получение товара по конкретному заказу: данные подставляются автоматически. Ограничение: работает не во всех конфигурациях.
Что делать, если кнопка «Печать» недоступна или форма не выводится
Наиболее частые причины проблем с печатью доверенности: документ не проведён, у пользователя нет прав на документ, печатная форма отключена в настройках, либо используется нетиповая конфигурация, где макет был изменён или удалён. Начните проверку с простого: проведите документ и убедитесь, что дата документа попадает в открытый период.
Если кнопка «Печать» есть, но список форм пуст, проверьте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» — там могут быть отключённые дополнительные обработки, конфликтующие с типовой формой. Если при формировании возникает ошибка «Макет не найден», конфигурация доработана, и вопрос нужно передать специалисту по сопровождению: самостоятельное редактирование макетов в конфигураторе без опыта может нарушить работу других печатных форм.
Настройка собственной печатной формы
Если типовая форма не подходит — например, нужен бланк с логотипом, дополнительными подписями или иным набором полей — безопасный путь заключается в подключении внешней печатной формы. Это файл обработки в формате .epf, который подключается через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки» и не затрагивает типовую конфигурацию: при обновлении такая форма сохраняется.
Разработку внешней формы обычно выполняет программист 1С: в обработке описывается макет и процедура формирования табличного документа. Для пользователя дальнейшая работа не меняется — новая форма появляется в списке кнопки «Печать» рядом с типовыми. Перед заказом доработки зафиксируйте требования к бланку: какие реквизиты обязательны, нужны ли поля для подписи руководителя и главного бухгалтера, требуется ли машиночитаемая подпись.
Перед массовой печатью доверенностей (например, в начале месяца для нескольких сотрудников) распечатайте один экземпляр и сверьте все реквизиты: паспортные данные, наименование организации без сокращений, ИНН и адрес. Исправить одну ошибку в справочнике до печати быстрее, чем переделывать десяток подписанных бланков.
Проверка готового документа перед подписанием
Напечатанная доверенность приобретает силу только после подписания уполномоченным лицом и проставления печати организации (если печать используется). Перед передачей сотруднику проверьте документ по контрольным точкам ниже — это займёт меньше минуты и избавит от споров с контрагентом.
Как проверить результат
Полное наименование, ИНН и адрес совпадают с учредительными документами
Сокращённое название, устаревший адрес, пропущен ИНН
ФИО полностью, серия и номер паспорта заполнены
Пустая строка документа, удостоверяющего личность
Дата окончания не истекла на момент предъявления
Срок истёк или дата не проставлена
Номенклатура и количество совпадают с документом-основанием
Расхождения со счётом или заказом поставщика
Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать на месте
Доверенность без подписи — недействительна
Что важно запомнить
Доверенность печатается из проведённого документа «Доверенность» кнопкой «Печать» с выбором формы (М-2 или типовой). Корректность зависит от заполнения справочников: паспортных данных физлица и реквизитов организации. Создание на основании заказа исключает расхождения, а собственный бланк безопаснее реализовывать внешней печатной формой, не трогая типовую конфигурацию.
Частые вопросы
Можно ли распечатать доверенность без проведения документа?
В большинстве типовых конфигураций печать доступна только для проведённого документа — так программа гарантирует, что печатаются актуальные данные. Если кнопка печати неактивна, проведите документ. В некоторых конфигурациях доступна печать черновика, но использовать такой бланк как официальный документ не следует.
Как распечатать сразу несколько доверенностей?
Откройте список документов «Доверенности», выделите нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl) и нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует печатные формы для всех выделенных документов одним пакетом — их можно отправить на принтер или сохранить в PDF.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Данные подставляются из карточки физического лица в справочнике. Откройте карточку сотрудника, перейдите к сведениям о документе, удостоверяющем личность, и заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт. После сохранения переформируйте печатную форму доверенности — данные появятся автоматически.
Можно ли изменить типовой макет доверенности под свой бланк?
Технически макет редактируется в конфигураторе, но это доработка типовой конфигурации: при обновлении изменения могут быть затёрты, а ошибка в макете затронет всех пользователей. Рекомендуемый способ — внешняя печатная форма (файл .epf), подключаемая через «Дополнительные отчеты и обработки»: она не затрагивает типовую функциональность и сохраняется при обновлениях.
Как вывести доверенность в PDF для отправки контрагенту?
Сформируйте печатную форму, затем в окне табличного документа нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить копию») и выберите формат PDF. Альтернатива — виртуальный принтер PDF через стандартный диалог печати. Учтите: электронная копия не заменяет подписанный бумажный оригинал там, где контрагент требует документ с подписью и печатью.