Как напечатать акт в 1С: подробная инструкция

Печать акта — одна из самых частых операций в 1С: акты выполненных работ, оказанных услуг, приёма-передачи, сверки взаиморасчётов формируются ежедневно. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, ERP) печать акта выполняется одинаково: документ открывается, выбирается печатная форма, и результат отправляется на принтер или сохраняется в файл.

Главная сложность обычно не в самой печати, а в том, какая форма акта нужна, где её найти и что делать, если кнопка «Печать» не показывает нужный вариант. Ниже разобраны типовые сценарии для разных конфигураций, настройка макета, вывод в PDF и решение частых проблем.

Какие виды актов можно напечатать в 1С

Прежде чем искать кнопку печати, определите, какой именно акт вам нужен, потому что они формируются из разных документов. Акт выполненных работ (оказанных услуг) печатается из документа «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Оказание услуг». Акт сверки взаиморасчётов формируется отдельным документом «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе расчётов с контрагентами.

Акт приёма-передачи, акт списания, инвентаризационные акты и прочие внутренние формы печатаются из соответствующих складских и учётных документов. В некоторых конфигурациях доступен также произвольный акт на основании договора или счёта — через механизм «Печать на основании».

Базовый способ: печать акта из документа

Стандартный путь одинаков почти во всех конфигурациях. Откройте журнал документов (например, «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии), найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту и откройте его двойным щелчком. Убедитесь, что документ проведён: у непроведённого документа печатные формы могут быть недоступны или содержать неактуальные данные.

В шапке документа нажмите кнопку «Печать» — откроется список доступных форм. Выберите нужную, например «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг». 1С сформирует табличный документ и покажет предварительный просмотр. Проверьте реквизиты, суммы и подписи, затем нажмите кнопку печати на панели предпросмотра или сочетание клавиш Ctrl+P, выберите принтер и подтвердите вывод.

1. 1
   Откройте журнал документов и найдите нужный документ по номеру или контрагенту
2. 2
   Проверьте, что документ проведён, при необходимости проведите его
3. 3
   Нажмите «Печать» и выберите форму акта из списка
4. 4
   В окне предпросмотра проверьте реквизиты, суммы, номер и дату
5. 5
   Нажмите Ctrl+P или кнопку печати, выберите принтер и число копий
6. 6
   Проверьте распечатанный экземпляр: читаемость, поля, подписи

Печать акта сверки взаиморасчётов

Акт сверки формируется не из реализации, а из отдельного документа. В 1С:Бухгалтерии перейдите в раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых версиях — «Расчёты с контрагентами»). Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента, договор и период сверки, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет обороты по расчётам автоматически.

Перед печатью сверьте сальдо на начало и конец периода с данными контрагента. После проверки проведите документ и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Если по договору требуется расшифровка по документам, убедитесь, что в настройках формы включён детальный вывод — иначе акт может содержать только итоговые суммы.

Настройка печатной формы перед выводом

В окне предварительного просмотра доступны базовые настройки: ориентация листа, масштаб, поля, колонтитулы. Если акт не помещается на одну страницу или таблица обрезается справа, переключите ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб до 90–95%. Для актов с длинным перечнем работ полезно включить повтор заголовка таблицы на каждой странице — эта опция задаётся в свойствах табличного документа.

Если требуется изменить сам макет — добавить графу, поменять формулировку, вставить логотип, — в типовых конфигурациях есть механизм редактирования макетов через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм». Изменения в макете применяются ко всем печатаемым актам этого вида, поэтому перед правкой согласуйте форму с бухгалтерией или руководителем.

Сохранение акта в PDF и отправка по электронной почте

Печатать на бумаге необязательно: акт можно сохранить в PDF и отправить контрагенту. В окне предпросмотра нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или «Файл» → «Сохранить как», выберите формат PDF и укажите папку. Документ сохранится с сохранением форматирования и будет одинаково выглядеть у получателя.

Во многих конфигурациях доступна отправка напрямую из 1С: кнопка с изображением конверта в окне предпросмотра открывает форму письма, куда акт уже прикреплён в виде PDF. Для этого у пользователя должна быть настроена учётная запись электронной почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер» или в персональных настройках.

Сравнение вариантов вывода

Печать на принтере

Подходит, когда нужен подписанный бумажный оригинал; требует настроенного принтера и расходников

Сохранение в PDF

Удобно для отправки по почте и архива; не требует принтера, но подпись ставится электронно или после распечатки

Отправка из 1С по почте

Самый быстрый способ при настроенной почтовой учётной записи; без настройки почты кнопка не сработает

Типовые проблемы и их решение

Если нужной формы нет в списке печати, проверьте вид операции документа: например, для реализации товаров форма «Акт оказания услуг» может быть скрыта, потому что документ отражает отгрузку товаров, а не услуги. Создайте документ с корректным видом операции или воспользуйтесь универсальной формой УПД, которая включает и накладную, и счёт-фактуру.

Если акт печатается с пустыми реквизитами (без подписанта, номера договора, банковских данных), причина обычно в незаполненных карточках организации или контрагента. Откройте карточку организации, проверьте поля «Подписи», «Основание полномочий», реквизиты договора в документе — после заполнения переформируйте печатную форму.

Ситуация, когда принтер печатает обрезанный документ, чаще всего связана с несовпадением размера бумаги: в настройках печати 1С стоит A4, а в драйвере принтера — Letter. Выровняйте формат бумаги в обоих местах и повторите печать.

Проверка результата перед передачей акта

Перед тем как отдать акт контрагенту или в архив, пройдите короткую проверку. Сверьте номер и дату акта с данными документа в базе, убедитесь, что суммы и НДС совпадают с учётными данными, а перечень работ или услуг соответствует договору. Проверьте, что в акте указаны корректные реквизиты обеих сторон и стоят подписи уполномоченных лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата акта

Норма

Совпадают с документом в базе

Тревожный признак

Номер отличается или отсутствует — переформируйте форму из проведённого документа

Суммы и НДС

Норма

Совпадают с данными учёта до копейки

Тревожный признак

Расхождения — проверьте проведение документа и курс валют, если он применялся

Подписи и реквизиты

Норма

Указаны подписант, основание полномочий, реквизиты обеих сторон

Тревожный признак

Пустые поля — заполните карточку организации или договор и напечатайте заново

Внешний вид распечатки

Норма

Текст читаемый, таблица не обрезана, все страницы на месте

Тревожный признак

Обрезанные колонки или пропавшие страницы — настройте масштаб и формат бумаги

Если акт подписывается электронно через сервисы обмена документами, печатная форма используется как основа для файла обмена. В этом случае дополнительно убедитесь, что формат документа соответствует требованиям оператора ЭДО, — типовые формы 1С обычно уже адаптированы, но самодельные макеты могут не пройти форматный контроль.

Частые вопросы

Как напечатать акт, если кнопки «Печать» нет в документе?

Проверьте, открыт ли документ в режиме просмотра, а не в журнале без открытия формы. Если кнопки нет и в форме документа, возможно, у пользователя ограничены права — обратитесь к администратору для проверки роли «Вывод на принтер, в файл, в буфер обмена» и прав на сам документ.

Можно ли напечатать акт задним числом?

Технически можно: откройте документ с нужной датой и распечатайте форму. Однако учтите, что если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), изменить документ не получится — печататься будет та версия, что есть в базе. Создание документов задним числом должно соответствовать реальным хозяйственным операциям.

Как добавить логотип компании в акт?

Логотип добавляется через редактирование макета печатной формы: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Макеты печатных форм». Найдите макет нужного акта, вставьте изображение в область шапки и сохраните. Сделайте копию исходного макета перед изменением.

Почему в акте пустые поля подписанта или договора?

Печатная форма берёт данные из карточки организации и документа. Заполните в карточке организации поля ответственных лиц и основания полномочий, а в документе — договор с контрагентом. После этого закройте форму предпросмотра и сформируйте акт заново.

Как напечатать несколько актов сразу?

Выделите несколько документов в журнале (с клавишей Ctrl или Shift), нажмите «Печать» в командной панели журнала и выберите форму. 1С сформирует печатные формы для всех выделенных документов и выведет их одним заданием на принтер.

Акт печатается на двух листах, хотя должен помещаться на одном. Что делать?

Откройте предпросмотр и уменьшите масштаб до 90–95% или измените ориентацию на альбомную. Также проверьте поля страницы в настройках печати — слишком широкие поля часто приводят к переносу части таблицы на следующий лист.