Как изменить вид авансового отчета в 1С

Под «видом авансового отчета» обычно понимают три разные задачи: изменить внешний вид экранной формы документа, выбрать другую печатную форму (АО-1 или произвольную) либо отредактировать сам макет печати — добавить реквизиты, подписи, логотип. Порядок действий зависит от того, что именно требуется, и от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:ЗУП и 1С:Управление торговлей авансовый отчет устроен по-разному.

Большинству пользователей достаточно штатных средств: настройки формы через меню «Еще», выбора печатной формы или изменения макета через подсистему «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки». Изменение макета в конфигураторе требуется редко и связано с рисками при обновлении, поэтому к нему стоит прибегать только когда штатных возможностей не хватает.

Ниже разобраны все три сценария с точными действиями, проверкой результата и ограничениями. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3 с интерфейсом «Такси».

Определяем, что именно нужно изменить

Прежде чем что-то менять, уточните цель. Если бухгалтеру неудобно вводить данные — речь об экранной форме документа. Если руководство просит другой бланк на бумаге — о печатной форме. Если в готовом бланке не хватает колонки, подписи или реквизита — о редактировании макета печати.

Отдельный случай — требование использовать унифицированную форму АО-1 или, наоборот, упрощенный самостоятельно разработанный бланк. С 2013 года применение унифицированных форм не обязательно, организация вправе утвердить собственную форму авансового отчета, закрепив её в учетной политике. В 1С при этом выбирается соответствующий макет печати.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Неудобно расположение полей при вводе данныхНастройте экранную форму через «Еще — Изменить форму»

Нужен другой бланк на печати (АО-1 или свой)Откройте список печатных форм через кнопку «Печать» и выберите нужную

В бланке не хватает реквизитов или подписейОтредактируйте макет через «Администрирование — Печатные формы» или добавьте внешнюю печатную форму

Требуются глубокие изменения логики печатиОбратитесь к разработчику для доработки конфигурации или внешней обработки

Настройка экранной формы документа

Экранная форма авансового отчета настраивается без программирования. Откройте любой авансовый отчет, нажмите кнопку «Еще» в командной панели формы и выберите пункт «Изменить форму». Откроется окно настройки, где можно включать и отключать видимость реквизитов, менять их порядок и состав командной панели.

Чтобы скрыть лишнее поле, снимите флажок напротив него. Чтобы добавить реквизит, который есть в документе, но не выведен, найдите его в дереве элементов и установите флажок. Кнопки вроде «Добавить свойство» позволяют вывести дополнительные реквизиты и сведения, если они заведены в справочнике дополнительных реквизитов.

Настройка формы сохраняется для текущего пользователя. Если форму нужно изменить для всех сотрудников, настройку выполняет администратор, а затем распространяет её через механизм настроек, либо изменения вносятся в конфигураторе. Учтите, что при обновлении конфигурации пользовательские настройки форм обычно сохраняются, но после крупных релизов их стоит проверить.

1. 1
   Откройте документ «Авансовый отчет»
2. 2
   Нажмите «Еще» в командной панели формы
3. 3
   Выберите «Изменить форму»
4. 4
   Отметьте нужные реквизиты флажками, снимите лишние
5. 5
   Нажмите «ОК» и проверьте вид формы
6. 6
   Откройте другой авансовый отчет и убедитесь, что настройка применилась

Выбор печатной формы авансового отчета

В типовых конфигурациях у авансового отчета может быть несколько вариантов печати. Нажмите кнопку «Печать» в документе — откроется список доступных форм. В 1С:Бухгалтерии 8.3 обычно доступен авансовый отчет по форме АО-1, а в некоторых релизах — упрощенный вариант. В 1С:ЗУП авансовый отчет формируется из документа выдачи аванса с собственным макетом.

Если нужной формы нет в списке, её можно подключить как внешнюю печатную форму. Для этого перейдите в раздел «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки», включите опцию «Дополнительные отчеты и обработки», затем откройте ссылку «Дополнительные отчеты и обработки» и добавьте файл внешней печатной формы (обычно с расширением .epf). После регистрации новая форма появится в меню «Печать» документа.

Внешнюю печатную форму должен готовить специалист, знакомый с встроенным языком 1С: в ней описывается макет и процедура заполнения. Готовые разработки под конкретную конфигурацию и релиз можно найти у партнеров фирмы «1С» или заказать у франчайзи. Перед подключением проверяйте совместимость обработки с вашей версией конфигурации.

Редактирование макета печатной формы

Если структура бланка устраивает, но нужно добавить подпись, должность руководителя, логотип или изменить текст, макет можно отредактировать. Безопасный путь — через механизм «Печатные формы, отчеты и обработки»: в некоторых конфигурациях доступен пункт «Макеты печатных форм», где макет открывается как табличный документ и редактируется визуально — ячейки, шрифты, рамки, параметры.

В макете текст в квадратных скобках или шаблоны вида [НомерДокумента] — это параметры, в которые программа подставляет данные. Удаляя или переименовывая такие параметры, вы рискуете получить пустые места в печатной форме. Менять можно статичный текст, оформление и расположение ячеек; параметры лучше не трогать, если вы не уверены в их назначении.

Альтернативный способ — отредактировать макет в конфигураторе: «Конфигуратор — Документы — АвансовыйОтчет — Макеты». Это изменяет конфигурацию, поэтому потребуется снять объект с полной поддержки или оформить доработку через расширение конфигурации. Расширение — предпочтительный вариант: оно не нарушает поддержку и не создает проблем при обновлении.

Добавление дополнительных реквизитов в отчет

Когда в авансовом отчете не хватает поля — например, «Цель командировки» или «Проект» — используйте механизм дополнительных реквизитов. Перейдите в «Администрирование — Общие настройки», включите «Дополнительные реквизиты и сведения», затем откройте список дополнительных реквизитов, выберите набор для документа «Авансовый отчет» и создайте новый реквизит нужного типа: строка, число, дата или ссылка на справочник.

После создания реквизит появится в форме документа (обычно на закладке «Дополнительно» или через настройку формы). Чтобы он выводился на печать, его нужно добавить в макет печатной формы — штатный механизм вывода дополнительных реквизитов на печать есть не во всех конфигурациях, поэтому часто требуется доработка макета или внешняя печатная форма.

Прежде чем заказывать доработку печатной формы, проверьте, не решается ли задача комбинацией дополнительных реквизитов и настройки формы. В большинстве случаев требования бухгалтерии сводятся к паре дополнительных полей и изменению подписантов, что делается штатно за несколько минут.

Проверка результата и типичные ошибки

После любых изменений сформируйте печатную форму на реальном документе и сверьте: номер и дату документа, ФИО подотчетного лица, суммы по строкам и итог, подписи. Проверьте форму на документе с несколькими строками оплаты и с длинными наименованиями — именно на них чаще всего «разъезжается» измененный макет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер и дата в печатной форме

Норма

Совпадают с данными документа

Тревожный признак

Пустые поля или неверные значения — повреждены параметры макета

Итоговые суммы

Норма

Сходятся с табличной частью документа

Тревожный признак

Расхождения — проверьте формулы итогов в макете

Длинные наименования

Норма

Текст переносится, строки не обрезаны

Тревожный признак

Текст обрезается — увеличьте высоту строки или включите автоперенос

Подписи и должности

Норма

Выводятся актуальные ответственные лица

Тревожный признак

Пустые подписи — не заполнены данные в карточке организации или пользователя

Частая ошибка — редактирование макета непосредственно в конфигураторе без расширения: после очередного обновления конфигурации изменения затираются, и бухгалтерия внезапно получает старый бланк. Вторая типичная ошибка — удаление параметров из макета, после чего форма печатается с пустыми полями. Третья — настройка формы «под себя» с последующим удивлением, что у коллег всё выглядит иначе: пользовательские настройки формы индивидуальны.

Частые вопросы

Можно ли изменить печатную форму авансового отчета без программиста?

Да, если речь о визуальной правке макета через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм»: текст, шрифты и расположение ячеек меняются в редакторе табличного документа. Для добавления новых параметров и логики потребуется разработчик.

Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 найти форму АО-1?

Откройте авансовый отчет и нажмите кнопку «Печать» — унифицированная форма АО-1 доступна в списке печатных форм документа. В свежих релизах может предлагаться также упрощенный вариант бланка.

Изменения макета пропали после обновления конфигурации. Что делать?

Это признак того, что макет правили в конфигураторе напрямую. Восстановите правки и перенесите их в расширение конфигурации — тогда обновления не будут затрагивать доработанный макет.

Как добавить логотип компании в авансовый отчет?

Откройте макет печатной формы на редактирование, выделите ячейку для логотипа и вставьте картинку через свойства ячейки (тип «Картинка»). Либо используйте механизм логотипа организации, если он поддерживается вашей конфигурацией в настройках печатных форм.

Почему у коллеги авансовый отчет выглядит иначе, чем у меня?

Настройки экранной формы сохраняются для каждого пользователя отдельно. Чтобы привести формы к одному виду, настройте её у одного пользователя и скопируйте настройки остальным через администрирование, либо попросите коллегу выполнить «Еще — Установить стандартные настройки».

Можно ли сделать свою форму авансового отчета вместо АО-1?

Да. Организация вправе утвердить собственный бланк в учетной политике, а в 1С его реализуют как внешнюю печатную форму, подключаемую через «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку такой формы выполняет специалист по 1С.