Документы и Печать · 7 мин
Как изменить УПД в ЭДО 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как изменить УПД в 1С ЭДО: исправление ошибок, корректировочный документ, аннулирование и повторная отправка через оператора ЭДО.
Универсальный передаточный документ, отправленный контрагенту через ЭДО, нельзя просто отредактировать как обычный документ в базе — после подписания и отправки он юридически зафиксирован. Однако в 1С предусмотрены штатные механизмы: исправление УПД, корректировочный УПД и аннулирование. Выбор зависит от того, какая именно ошибка обнаружена и подписал ли документ получатель.
Главное правило: если УПД ещё не отправлен, его можно свободно править в 1С и отправлять заново. Если документ уже ушёл оператору ЭДО, изменения вносятся только через специальные документы — исправление или корректировку, которые также подписываются и отправляются контрагенту.
Определите, какой тип изменения вам нужен
Прежде чем что-то менять, важно понять характер ошибки, потому что в ЭДО и в 1С действия принципиально различаются. Ошибка в реквизитах (ИНН, адрес, номер договора, наименование без изменения стоимости) исправляется «исправлением». Изменение цены, количества или стоимости по согласованию сторон оформляется корректировочным УПД. Полная отмена документа — аннулированием.
Как выбрать действие
Как изменить УПД до отправки
Если документ ещё находится в статусе «Подготовлен» или «Требуется подписание», никаких специальных процедур не нужно. Откройте документ реализации (или акт), внесите правки, запишите и проведите его. Электронный документ при этом автоматически переформируется при следующей отправке.
Проверьте текущий статус в журнале «Электронные документы» (раздел «Обмен электронными документами» или «ЭДО» в зависимости от конфигурации). Пока статус не «Отправлен» и не «Доставлен», правки безопасны и не требуют уведомления контрагента.
Исправление УПД после отправки
Исправление применяется, когда в отправленном УПД обнаружена ошибка в реквизитах, не влияющая на стоимость: неверный адрес, ошибка в наименовании товара, неверный код товара и подобное. В 1С это делается из исходного документа.
- 1Откройте документ реализации, по которому отправлен УПД
- 2Нажмите кнопку «Исправить» (или создайте документ «Исправление» на основании)
- 3Укажите номер и дату исправления — нумерация исправлений ведётся последовательно
- 4Внесите корректные данные в документ исправления
- 5Запишите, проведите и отправьте исправленный УПД через ЭДО
- 6Дождитесь подписания исправления контрагентом
После отправки исправления в карточке электронного документа появится новый статус, а контрагент получит исправленный УПД с указанием номера исправления. Исходный документ при этом сохраняется в истории обмена — он не удаляется.
Корректировочный УПД при изменении суммы
Если по согласованию с покупателем изменилось количество, цена или стоимость (возврат части товара, скидка, пересчёт), оформляется корректировка. В 1С создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходной реализации, укажите вид операции «Корректировка по согласованию сторон» и внесите новые значения.
После проведения документа сформируйте и отправьте корректировочный УПД через ЭДО. Он подписывается обеими сторонами, как и исходный документ. Учтите, что корректировка влияет на НДС и отражается в книге покупок или продаж, поэтому согласуйте изменения с бухгалтерией до отправки.
Аннулирование УПД
Если документ отправлен ошибочно и должен быть отменён полностью, используется аннулирование. В карточке электронного документа выберите команду «Аннулировать» (или «Предложить аннулирование»), укажите причину и отправьте предложение контрагенту.
Аннулирование — двусторонняя процедура: оно вступает в силу только после того, как контрагент подтвердит предложение. Если получатель уже подписал УПД, согласуйте аннулирование с ним заранее, иначе предложение может остаться без ответа или быть отклонено.
Проверка результата
После любого изменения убедитесь, что процедура завершена корректно. Откройте карточку электронного документа и проверьте статус, а также историю обмена.
Как проверить результат
«Подписан контрагентом» / «Завершён»
«Ожидает подписания получателем» долго не меняется
Следующий по порядку после предыдущего
Дублирует уже отправленный номер
Статус «Аннулирован» у обеих сторон
«Ожидает подтверждения аннулирования» без реакции контрагента
Если статус не меняется длительное время, свяжитесь с контрагентом напрямую — возможно, у него не настроены уведомления или документ попал в ошибки на его стороне. При технических сбоях обратитесь в поддержку вашего оператора ЭДО.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить УПД, если контрагент уже его подписал?
Да, но только через исправление (при ошибке в реквизитах) или корректировочный УПД (при изменении суммы). Новый документ также потребует подписания со стороны контрагента.
Чем исправление отличается от корректировки УПД?
Исправление устраняет ошибки в данных без изменения стоимости и не влияет на налоговую базу. Корректировка оформляет изменение цены или количества по согласованию сторон и отражается в учёте НДС.
Что делать, если контрагент отклонил предложение об аннулировании?
Уточните у контрагента причину отказа. Если аннулирование недоступно, используйте исправление или корректировку — в зависимости от того, что нужно изменить в документе.
Можно ли отправить исправление повторно, если первое было с ошибкой?
Да. Создайте новое исправление со следующим порядковым номером — оно заменит предыдущее. Нумерация исправлений должна быть последовательной.
Исчезнет ли исходный УПД после исправления?
Нет. Исходный документ и все исправления сохраняются в истории обмена ЭДО. Действующим считается документ с последним номером исправления.
Что важно запомнить
До отправки УПД правится напрямую в документе, после отправки — только через исправление, корректировку или аннулирование. Всегда создавайте эти документы на основании исходного и контролируйте финальный статус в карточке электронного документа.