Документы и Печать · 9 мин
Как изменить справку в 1С: пошаговая инструкция
Как изменить справку в 1С: редактирование макета печатной формы, исправление данных в документе, настройка в конфигураторе и типичные ошибки.
Под справкой в 1С обычно понимают печатную форму документа: справку о заработной плате, справку-расчёт, справку о выполнении работ, справку с места работы. Изменить её можно двумя принципиально разными способами: поправить данные, из которых формируется справка, или изменить сам шаблон (макет) печатной формы. Выбор зависит от того, что именно не устраивает — содержимое или оформление.
Чаще всего пользователю нужно исправить текст, сумму или реквизиты в уже сформированной справке. В большинстве конфигураций 1С печатная форма заполняется автоматически из данных документа или справочника, поэтому правильный путь — исправить источник данных и перепечатать форму. Ручная правка готовой таблицы возможна, но её результат не сохраняется в базе и теряется при повторном формировании.
Если же требуется изменить саму форму — добавить строку, поменять формулировку, убрать лишнюю колонку — работа ведётся с макетом. В типовых конфигурациях часть макетов доступна для редактирования прямо в режиме предприятия, а глубокие изменения выполняются в конфигураторе или через внешнюю печатную форму.
Определяем, что именно нужно изменить
Перед любыми действиями ответьте на вопрос: ошибка в данных или в оформлении. Если в справке неверная фамилия сотрудника, сумма или период — проблема в данных. Форму нужно не править вручную, а перегенерировать после исправления источника. Иначе при следующей печати ошибка вернётся.
Если данные верны, но не устраивает вид формы — расположение полей, формулировки, наличие печати и подписи — тогда работа идёт с макетом. Это уже настройка печатной формы, и она потребует больших полномочий: обычно нужны права администратора или доступ к конфигуратору.
Как выбрать действие
Исправляем данные, из которых формируется справка
Откройте документ, на основании которого печатается справка. Например, справка о зарплате в 1С:ЗУП формируется из данных сотрудника и кадровых документов, а справка-расчёт в 1С:Бухгалтерии — из регламентной операции. Найдите неверное значение, исправьте его и проведите документ повторно.
Если ошибка в реквизитах организации или сотрудника — адресе, ИНН, должности, банковских данных — исправления вносятся в соответствующий справочник: «Организации», «Сотрудники», «Физические лица». После сохранения изменений сформируйте справку заново через кнопку «Печать» в документе.
Проверьте дату формирования справки: многие формы подтягивают данные на указанную дату. Если исправление сделано «задним числом», убедитесь, что справка формируется на корректный период, иначе она возьмёт старые сведения.
Редактируем готовую печатную форму вручную
Когда справка нужна один раз и править данные в базе нецелесообразно, можно отредактировать уже сформированный табличный документ. По умолчанию он открывается в режиме «Только просмотр», и ячейки недоступны для ввода.
Чтобы включить редактирование, откройте сформированную печатную форму и в меню «Ещё» (или через главное меню «Таблица» — «Вид») снимите флажок «Только просмотр». После этого ячейки становятся редактируемыми: можно исправить текст, добавить строку, удалить лишнее. Затем отправьте форму на печать или сохраните в PDF.
Изменяем макет справки в режиме предприятия
В ряде типовых конфигураций макеты печатных форм доступны для редактирования без конфигуратора. Откройте раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Макеты печатных форм» (в некоторых версиях путь отличается). Найдите нужный макет по имени документа и откройте его.
Макет представляет собой табличный документ с именованными областями и параметрами в фигурных скобках — например, {ФИО}, {Сумма}. Текст вне параметров можно править свободно: формулировки, заголовки, подписи. Параметры удалять нельзя — без них данные перестанут выводиться. Добавить новый параметр таким способом не получится, для этого нужен конфигуратор.
После сохранения макета сформируйте справку заново и проверьте результат. Если потребуется вернуть типовой вид, в списке макетов есть кнопка возврата к стандартному макету.
- 1Откройте Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм
- 2Найдите макет нужной справки и откройте его на редактирование
- 3Измените текст и оформление, не трогая параметры в фигурных скобках
- 4Сохраните макет и сформируйте справку заново
- 5Проверьте, что все данные выводятся корректно
Изменяем справку через конфигуратор и внешние печатные формы
Если нужно добавить новое поле, изменить логику заполнения или существенно перестроить форму, потребуется конфигуратор. Макет хранится в объекте конфигурации (документе или общем макете), а заполнение параметров прописано в модуле менеджера объекта — в процедуре печати. Такие изменения делают конфигурацию нетиповой, что усложняет обновления.
Более безопасная альтернатива — внешняя печатная форма. Это файл-обработка, который подключается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Дополнительные отчеты и обработки». Внешняя форма не меняет конфигурацию и не мешает обновлениям. Разработку такой обработки обычно поручают специалисту по 1С.
Сравнение вариантов
Подходит при ошибках в содержимом; правильный и безопасный способ, но не меняет оформление формы
Быстро для разовой правки; изменения не сохраняются и расходятся с учётом
Меняет текст и оформление для всех пользователей; нельзя добавить новые параметры
Полная свобода изменений; конфигурация становится нетиповой, обновления сложнее
Гибкие изменения без снятия с поддержки; требует разработки обработки
Проверяем результат и типичные ошибки
После любого изменения сформируйте справку заново и сверьте её с источником: суммы, ФИО, даты и реквизиты должны совпадать с данными документа. Проверьте печать на тестовом примере, прежде чем выдавать справку или отправлять форму контрагенту.
Как проверить результат
Суммы, ФИО и реквизиты в справке совпадают с документом-источником
Значения расходятся — исправлена форма, а не данные
Все поля макета заполнены, пустых областей нет
В форме пустые места — удалён или переименован параметр
При повторной печати справка формируется корректно
Ошибка появляется снова — правка была только на печати
Если после правки макета справка перестала формироваться или выдаёт ошибку, верните типовой макет через кнопку восстановления в списке макетов либо отключите внешнюю печатную форму. Это быстрый способ локализовать проблему.
Часто задаваемые вопросы
Почему в печатной форме справки нельзя редактировать ячейки?
Табличный документ открыт в режиме «Только просмотр». Снимите этот режим через меню «Ещё» в окне печатной формы или через главное меню «Таблица» — «Вид». После этого ячейки станут доступны для правки.
Сохранится ли ручная правка справки в базе 1С?
Нет. Изменения, внесённые прямо в сформированный табличный документ, действуют только на текущий экземпляр печати. При повторном формировании справка снова возьмёт данные из базы, поэтому постоянные исправления нужно вносить в документ, справочник или макет.
Как добавить в справку поле, которого нет в макете?
В режиме предприятия добавить новый параметр нельзя — только изменить текст и оформление. Новое поле добавляется в конфигураторе с доработкой процедуры печати либо через внешнюю печатную форму, что предпочтительнее для типовой конфигурации.
Что делать, если после правки макета справка печатается с ошибкой?
Откройте список макетов печатных форм и верните типовой макет кнопкой восстановления. Если используется внешняя печатная форма — временно отключите её в списке дополнительных отчетов и обработок и проверьте работу типовой формы.
Нужны ли особые права для изменения макета справки?
Да. Редактирование макетов печатных форм и подключение внешних обработок обычно доступно только пользователям с правами администратора. Обычному пользователю доступны лишь исправление данных и ручная правка готовой печатной формы.
Изменится ли справка у других пользователей после правки макета?
Да. Макет печатной формы общий для всей информационной базы: после сохранения изменений новая форма будет применяться у всех пользователей. Поэтому перед правкой согласуйте изменения и сохраните копию исходного макета.
Что важно запомнить
Сначала исправляйте данные в документе или справочнике и перепечатывайте справку; ручная правка печатной формы — только разовая мера. Для постоянного изменения оформления редактируйте макет в режиме предприятия, а для сложных доработок используйте внешнюю печатную форму, не снимая конфигурацию с поддержки.