Документы и Печать · 12 мин
Как изменить реестр документов в 1С
Как изменить реестр документов в 1С: настройка журналов документов, состава колонок, отборов и прав доступа. Практические инструкции для пользователя и администратора.
Реестр документов в 1С — это журнал, в котором программа показывает список созданных документов: реализаций, поступлений, счетов-фактур, платёжных поручений и других. Часто под «изменением реестра» понимают разные задачи: настроить состав колонок и отборы в журнале, добавить документ в общий журнал, исправить данные уже проведённого документа или изменить саму структуру журнала в конфигураторе. Каждая из этих задач решается своим способом и требует разного уровня прав.
Прежде чем что-то менять, определите, что именно не устраивает: неудобен вид списка, документ не попадает в нужный журнал, требуется исправить реквизиты или распечатать реестр в другом виде. От этого зависит, достаточно ли пользовательских настроек или потребуется доработка конфигурации. Ниже разобраны все основные сценарии — от простой настройки списка до изменения состава журнала в конфигураторе.
Большинство задач решается штатными средствами без программирования: настройкой списка, отборов и стандартной обработкой «Групповое изменение реквизитов». Вмешательство в конфигуратор требуется только когда нужно изменить состав документов журнала, добавить новые графы или построить нестандартный реестр.
Что такое реестр документов и где он находится
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) документы отображаются в журналах — списках, доступных из разделов меню. Например, журнал «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Продажи», а общий реестр документов может быть собран через отчёт «Реестр документов» или универсальный журнал.
Журнал документов — это объект конфигурации, который объединяет несколько видов документов в одном списке. Например, журнал «Складские документы» может включать приходные ордера, расходные ордера и перемещения. Какие документы входят в журнал и какие графы в нём отображаются, определяется в конфигураторе, а пользователь может менять только внешний вид списка в режиме 1С:Предприятие.
Важно различать журнал (способ отображения) и сами документы (данные). Настройка журнала не меняет данные документов — она влияет только на то, что вы видите в списке. Исправление же реквизитов документа меняет данные в базе и может повлиять на учёт, проводки и отчётность.
Как настроить вид списка: колонки, сортировка, отборы
Самая частая задача — изменить внешний вид реестра под свои нужды. Откройте нужный журнал, нажмите кнопку «Ещё» в правой части командной панели списка и выберите «Настроить список» (в некоторых конфигурациях — «Изменить форму» или «Настройка списка»). В открывшемся окне доступны вкладки «Отбор», «Сортировка», «Группировка» и «Условное оформление».
На вкладке «Отбор» добавьте условия: например, показывать только проведённые документы, документы по конкретной организации или контрагенту за период. На вкладке «Сортировка» задайте порядок — по дате, номеру или сумме. Условное оформление позволяет подсвечивать строки цветом: например, непроведённые документы — серым, документы с большой суммой — жирным шрифтом.
Чтобы изменить состав видимых колонок, используйте «Ещё» → «Изменить форму». В дереве элементов формы включите или отключите нужные поля. Учтите: набор доступных полей ограничен графами журнала и реквизитами документов, которые разработчик вывел в форму списка. Если нужного поля нет в списке доступных, добавить его без доработки конфигурации не получится.
- 1Откройте нужный журнал документов
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 3Добавьте отборы (период, организация, контрагент)
- 4Задайте сортировку и при необходимости условное оформление
- 5Нажмите «Завершить редактирование» и проверьте результат
- 6Через «Ещё» → «Изменить форму» настройте видимость колонок
Как изменить данные в документах реестра
Если нужно исправить реквизиты одного документа, откройте его двойным щелчком из журнала, внесите правки и нажмите «Провести» или «Записать». Для проведённого документа изменение ключевых реквизитов (сумм, товаров, дат) потребует перепроведения, а если документ попадает в закрытый период, программа может заблокировать редактирование датой запрета изменения данных.
Для массового исправления используйте стандартную обработку «Групповое изменение реквизитов» (в типовых конфигурациях находится в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). В ней выберите вид документов, задайте отбор по условиям, укажите, какой реквизит и на какое значение менять, и выполните обработку. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию и сначала протестируйте на небольшой выборке.
Помните: изменение проведённых документов влияет на регистры учёта, проводки и отчётность. Если документ уже вошёл в сданную декларацию или регламентированный отчёт, правка может потребовать уточнённой отчётности. В таких случаях корректнее оформить корректировочный документ, а не править исходный.
Как сформировать и вывести реестр документов на печать
Под «реестром документов» часто понимают печатную форму — таблицу со списком документов за период. В 1С:Бухгалтерии для этого есть отчёт «Реестр документов» (раздел «Отчёты» или «Руководителю», в зависимости от версии): укажите период, организацию и вид документов, сформируйте отчёт и выведите его на печать или сохраните в Excel.
В конфигурациях, где типового отчёта нет, реестр можно получить через универсальный отчёт по документам или сформировать список в журнале с нужными отборами и вывести его через «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте нужные колонки — программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить.
Если требуется нестандартная печатная форма реестра (с подписями, печатью, особыми колонками), её создают как внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки» либо дорабатывают в конфигураторе. Это уже задача для разработчика.
Как изменить состав журнала в конфигураторе
Если документ должен отображаться в общем журнале, но туда не попадает, причина обычно в том, что вид документа не включён в состав журнала. Это исправляется только в конфигураторе: откройте ветку «Документы» → «Журналы документов», найдите нужный журнал, откройте его свойства и на закладке «Данные» (или «Состав») отметьте виды документов, которые должны входить в журнал.
Там же настраиваются графы журнала — общие реквизиты, которые будут видны для всех документов списка: например, «Контрагент», «Сумма документа», «Комментарий». Графой можно сделать только реквизит, который существует у всех включённых видов документов (или общий реквизит). После изменения состава обновите конфигурацию базы данных (F7) и перезапустите сеанс пользователей.
Работа в конфигураторе с типовой конфигурацией на поддержке имеет последствия: изменённые объекты усложнят последующие обновления. Если конфигурация на полной поддержке, предпочтительнее использовать расширение конфигурации — оно позволяет доработать журнал, не снимая объекты с поддержки.
Способы изменить реестр
Подходит для изменения отборов, сортировки и видимых колонок. Не требует прав администратора, не меняет данные. Ограничение: набор полей задан формой списка.
Подходит для массового исправления данных документов. Требует прав на обработку и резервной копии. Меняет данные в базе, влияет на учёт.
Подходит для изменения состава журнала, новых граф и нестандартных печатных форм. Требует разработчика и влияет на обновляемость конфигурации.
Права доступа и типичные ограничения
Возможность менять реестр зависит от ролей пользователя. Настройка списка доступна практически всем, а вот групповое изменение реквизитов, снятие даты запрета редактирования и работа в конфигураторе требуют прав администратора или специальных профилей. Если кнопка «Ещё» не содержит нужных команд или обработка недоступна — обратитесь к администратору базы.
Отдельное ограничение — дата запрета изменения данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Документы раньше этой даты нельзя редактировать и перепроводить без снятия запрета. Это защитный механизм, и обходить его без необходимости не следует.
В клиент-серверных базах и базах с обменом данными (РИБ, синхронизация с другими конфигурациями) массовые правки могут вызвать большой объём передаваемых изменений и конфликты. Планируйте такие операции на нерабочее время и согласовывайте с администратором.
Как проверить результат изменений
После настройки списка обновите журнал (F5) и убедитесь, что отборы отсекают лишние документы, а нужные отображаются с корректными колонками. Проверьте несколько контрольных документов: откройте их и сверьте, что данные в списке совпадают с данными в карточке документа.
После группового изменения реквизитов сформируйте отчёт или выборку по изменённым документам и сверьте количество обработанных объектов с ожидаемым. Проверьте связанные регистры и отчёты: например, если менялись реквизиты реализаций, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и отчёт по продажам до и после — расхождения должны быть объяснимы.
После доработки журнала в конфигураторе проверьте, что новые документы создаются и попадают в журнал, графы заполняются, а обновление конфигурации прошло без ошибок. Тестирование лучше выполнять на копии базы.
Как проверить результат
В списке только документы, соответствующие условиям
Лишние или пропавшие документы — перепроверьте условия отбора
Количество изменённых документов совпадает с ожидаемым, реквизиты заполнены верно
Часть документов не изменилась или изменилась ошибочно — восстановите копию и скорректируйте отбор
Новые виды документов появляются в журнале, графы заполняются
Документы не отображаются — проверьте состав журнала и обновление конфигурации БД
Что важно запомнить
Вид реестра настраивается через «Ещё» → «Настроить список», данные документов исправляются вручную или обработкой группового изменения реквизитов, а состав журнала меняется только в конфигураторе или расширении. Перед массовыми правками всегда делайте резервную копию и учитывайте дату запрета редактирования.
Частые вопросы
Почему документ не отображается в журнале?
Наиболее частые причины: установлен отбор, который отсекает документ; вид документа не включён в состав журнала в конфигураторе; документ помечен на удаление и в списке скрыты помеченные объекты. Сначала сбросьте все отборы через «Ещё» → «Настроить список», затем проверьте состав журнала.
Можно ли добавить свою колонку в журнал без программиста?
Только если нужное поле уже выведено в форму списка и просто скрыто — тогда его можно включить через «Ещё» → «Изменить форму». Если поля в форме нет, потребуется доработка конфигурации или расширение: самостоятельно пользовательскими настройками это не решается.
Как отменить ошибочное групповое изменение реквизитов?
Штатной кнопки «отменить» у обработки нет. Вариант — восстановить базу из резервной копии, сделанной перед изменением, либо выполнить обратную обработку, если известны прежние значения. Поэтому резервная копия перед массовыми правками обязательна.
Что делать, если документ не даёт редактировать дату?
Скорее всего, установлена дата запрета изменения данных или период закрыт. Проверьте настройку в разделе «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных». Снимать запрет должен администратор, и только если правка действительно необходима и согласована с бухгалтерией.
Как выгрузить реестр документов в Excel?
Откройте журнал с нужными отборами, нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте колонки и сформируйте табличный документ. Затем сохраните его через «Файл» → «Сохранить как» в формате Excel. Альтернатива — отчёт «Реестр документов» с последующим сохранением результата.
Изменится ли реестр у других пользователей после моей настройки списка?
Нет, настройки списка сохраняются индивидуально для каждого пользователя. Если нужен единый вид журнала для всех, настройку формы выполняют в конфигураторе или расширении, либо администратор копирует настройки другим пользователям через механизм копирования настроек.