Документы и Печать · 11 мин
Как изменить доверенность в 1С
Как найти, отредактировать и перевыпустить доверенность в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях: сроки, реквизиты, печать и типичные ошибки.
Доверенность в 1С хранится как документ или элемент справочника — в зависимости от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8.3 это документ «Доверенность» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» → «Доверенности»), в 1С:Управление торговлей и ERP — документ «Выдача доверенности» в разделе казначейства или закупок. Изменить уже созданную доверенность можно двумя способами: отредактировать существующий документ, если он ещё не использован в учёте, или создать новую доверенность взамен утратившей силу.
Выбор способа зависит от того, успели ли по доверенности оформить операции. Если товар по ней уже получен и оприходован, редактировать исходный документ нельзя — это нарушит связность учётных данных. Если доверенность только подготовлена и распечатана, но по ней ничего не проведено, допустимо исправить реквизиты и перепечатать бланк.
Определите, какая у вас ситуация
Перед изменением выясните статус документа. Откройте журнал доверенностей и посмотрите, проведён ли документ и есть ли на его основании связанные документы (поступление товаров, приходный кассовый ордер). Статус виден прямо в списке: проведённые документы отмечены пиктограммой, помеченные на удаление — перечёркнуты.
Далее проверьте дату документа относительно закрытого периода. Если доверенность создана в месяце, по которому сдана отчётность или установлена дата запрета изменения данных, редактирование будет заблокировано либо потребует прав администратора. Это важный барьер: изменение «задним числом» может сдвинуть регистры и испортить закрытый период.
Как выбрать действие
Найдите доверенность в журнале
В 1С:Бухгалтерии 8.3 перейдите в раздел «Покупки» → «Доверенности» (в некоторых релизах — «Банк и касса» → «Доверенности»). В 1С:Управление торговлей 11 путь обычно такой: «Казначейство» → «Доверенности» или «Закупки» → «Доверенности поставщиков». Если журнал не виден в интерфейсе, откройте «Все функции» (Ctrl+Shift+F, если клавиша включена) и найдите документ «Доверенность» в дереве объектов.
Используйте отборы журнала: по организации, контрагенту-поставщику, номеру или дате. Если доверенностей много, удобнее искать по фамилии сотрудника-получателя через поле поиска. Проверьте, что открываете документ нужной организации — в многофирменных базах доверенности разных юрлиц легко перепутать.
Отредактируйте реквизиты доверенности
Откройте документ двойным щелчком. Основные редактируемые поля: контрагент (поставщик, у которого получают ценности), сотрудник-получатель, срок действия, перечень получаемых товарно-материальных ценностей и реквизиты документа-основания (счёт, договор, накладная). В типовых конфигурациях паспортные данные сотрудника подтягиваются автоматически из справочника «Сотрудники» или «Физические лица».
Если нужно изменить самого сотрудника, сначала убедитесь, что у нового сотрудника корректно заполнены данные документа, удостоверяющего личность, в его карточке. Иначе в печатной форме доверенности паспортные поля окажутся пустыми или устаревшими. Аналогично: при смене поставщика проверьте, что в карточке нового контрагента заполнены наименование и реквизиты.
После правок нажмите «Провести и закрыть». Если документ был просто записан без проведения, перепечатайте бланк через кнопку «Печать» → «Доверенность (М-2)» или актуальную форму, предусмотренную вашей конфигурацией. Уничтожьте ранее выданный бумажный экземпляр, чтобы в обороте не оказалось две разные версии одного номера.
- 1Откройте журнал доверенностей и найдите нужный документ по номеру, дате или сотруднику
- 2Проверьте отсутствие связанных документов (поступлений, оплат) по этой доверенности
- 3Откройте документ и исправьте нужные поля: срок, сотрудника, перечень ценностей
- 4Проверьте актуальность паспортных данных в карточке сотрудника
- 5Проведите документ и распечатайте новый бланк
- 6Изымите и уничтожьте старый бумажный экземпляр
Создайте новую доверенность вместо старой
Если исходная доверенность уже участвовала в операциях или истекла, корректный путь — оформить новую. Быстрее всего это делается копированием: в журнале выделите документ и нажмите F9 или кнопку «Скопировать». Программа создаст новый документ с теми же реквизитами, но с текущей датой и новым номером. Исправьте то, что изменилось, — срок действия, перечень ценностей, сотрудника.
Старую доверенность при этом не удаляйте. Если по ней были операции, документ должен остаться в базе для истории и проверок. Если она ошибочна и не использовалась, допустимо пометить её на удаление (кнопка «Пометить на удаление» или Delete), чтобы она не мешалась в журнале и не участвовала в нумерации отчётов.
Сравнение вариантов
Подходит, если по доверенности ещё нет связанных операций и период открыт. Сохраняет номер и дату, но меняет содержимое уже выданного бланка.
Подходит для перевыпуска: старая доверенность остаётся в учёте, новая получает свежий номер. Безопасно для закрытых периодов.
Подходит только для ошибочных доверенностей без операций. Требует контроля нумерации после физического удаления.
Ограничения и подводные камни
Главное ограничение — дата запрета изменения данных. Если она установлена (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» или настройки пользователей и прав), документы прошлых периодов откроются только на просмотр. Самостоятельно снимать запрет без согласования с главным бухгалтером не стоит: перепроведение может изменить остатки и регистры закрытого месяца.
Второй момент — нумерация. Номера доверенностей в типовых конфигурациях присваиваются автоматически и должны быть уникальны в пределах периода. Ручное изменение номера «для красоты» или вбивание номера, который уже был, приведёт к коллизиям при проверках. Если нумерация сбилась после удаления документов, восстановите её штатной обработкой перенумерации или вручную с конца периода.
Третий риск — расхождение бумажного и электронного экземпляров. Доверенность имеет юридическую силу в бумажном виде с подписями и печатью. Если вы изменили документ в базе, но сотрудник уже ушёл с прежним бланком к поставщику, поставщик вправе отгрузить товар по старым данным, а учётные расхождения лягут на вас.
Проверьте результат после изменения
После проведения документа распечатайте бланк и сверьте все ключевые поля: наименование организации-доверителя, ИНН, ФИО и паспортные данные получателя, наименование поставщика, срок действия, перечень ценностей и реквизиты основания. Любая пустая строка в печатной форме — признак незаполненного справочника, а не ошибки печати.
Дополнительно проверьте, что документ виден в журнале с актуальными данными и что старый экземпляр (если создавалась новая доверенность) корректно сохранён или помечен на удаление. При работе в распределённой базе или через обмен с другими конфигурациями убедитесь, что изменения ушли в обмен и не вернутся «старой версией» из другого узла.
Как проверить результат
Все поля заполнены, паспортные данные актуальны, срок действия верный
Пустые поля паспорта или поставщика — не заполнены карточки справочников
Документ проведён, номер и дата корректны
Документ не проведён или попал в закрытый период
По отредактированной доверенности нет поступлений и оплат
Есть связанные операции — редактирование было ошибкой, нужна новая доверенность
Старый бланк изъят и уничтожен
У сотрудника на руках прежняя версия доверенности
Типичные ошибки при изменении доверенностей
Самая частая ошибка — правка документа, по которому уже получен товар. Бухгалтер меняет сотрудника или перечень ценностей «задним числом», и при проверке обнаруживается, что бумажная доверенность у поставщика не совпадает с данными базы. Такие расхождения трактуются не в пользу компании.
Вторая ошибка — редактирование паспортных данных прямо в документе вместо карточки физического лица. В ряде конфигураций паспортные данные в доверенности редактируются вручную, и пользователь исправляет их только в одном документе, тогда как в справочнике остаются старые. Следующая доверенность снова выйдет с неверными данными.
Третья группа ошибок связана с правами: пользователь без нужных ролей не видит журнал доверенностей или не может провести документ. Это решается не обходными путями, а настройкой ролей администратором — например, добавлением права на документы доверенностей в профиль группы доступа.
Что важно запомнить
Неиспользованную доверенность можно отредактировать и перепечатать; использованную — только перевыпустить новым документом. Проверяйте закрытый период, карточки справочников и судьбу бумажного экземпляра.
Частые вопросы
Можно ли изменить дату уже проведённой доверенности?
Технически — да, если период открыт: откройте документ, измените дату и перепроведите. Но учтите, что смена даты меняет позицию документа в журнале и может повлиять на последовательность проведения. Если доверенность уже выдана на бумаге с прежней датой, корректнее создать новую.
Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?
Программа берёт их из карточки физического лица или сотрудника. Откройте карточку и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После этого перепечатайте доверенность — данные подтянутся автоматически.
Что делать, если доверенность в закрытом периоде?
Не снимайте дату запрета самостоятельно. Согласуйте с главным бухгалтером: либо временно открывается период для правки, либо оформляется новая доверенность текущей датой. Второй вариант почти всегда безопаснее.
Как перевыпустить доверенность, если сменился сотрудник?
Скопируйте старую доверенность (F9 в журнале), замените сотрудника на нового, проверьте его паспортные данные в справочнике и проведите документ. Старую доверенность без операций пометьте на удаление и заберите бумажный экземпляр.
Можно ли удалить ошибочную доверенность полностью?
Да, если по ней нет связанных документов. Пометьте её на удаление, а физическое удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов». Учтите, что после удаления может потребоваться восстановление нумерации.
Где искать доверенности, если их нет в привычном разделе?
Расположение зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии — «Покупки» или «Банк и касса», в УТ и ERP — «Казначейство» или «Закупки». Универсальный способ — меню «Все функции» → «Документы» → «Доверенность».