Документы и Печать · 9 мин
Как из счета сделать накладную в 1С
Как на основании счета на оплату создать накладную (реализацию товаров) в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Пошаговая инструкция, проверка и ошибки.
В типовых конфигурациях 1С документы продажи выстроены в цепочку: сначала выставляется счет на оплату покупателю, затем на его основании оформляется отгрузка — накладная (документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в Управлении торговлей). Ввод на основании переносит из счета контрагента, договор, табличную часть с номенклатурой, цены и суммы, поэтому ручной ввод сводится к минимуму.
Основной способ — кнопка «Создать на основании» прямо в форме счета или в списке счетов. Этот механизм работает во всех актуальных типовых конфигурациях: 1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP. Отличия касаются только названий документов и расположения команд в интерфейсе.
Ниже разобраны оба типовых сценария — для бухгалтерии и для торговли, а также проверка результата, типичные ошибки и варианты действий, когда стандартная цепочка не срабатывает.
Что происходит при вводе накладной на основании счета
Механизм «ввод на основании» — это штатная функция платформы 1С:Предприятие. При создании накладной из счета программа копирует ключевые реквизиты: организацию, контрагента, договор, валюту, ставки НДС, список номенклатуры с количеством и ценами. В базе сохраняется связь между документами, поэтому счет и накладная образуют связанную цепочку, видимую в отчетах и по кнопке «Ещё — Связанные документы».
Важно понимать различие документов: счет на оплату — это лишь предложение оплатить, он не формирует проводок и не влияет на учет. Накладная (реализация) — это уже учетный документ: она списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и начисляет НДС. Поэтому накладную следует создавать только при фактической отгрузке.
Создание накладной из счета в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8.3 счет на оплату находится в разделе «Продажи — Счета покупателям». Откройте нужный счет двойным щелчком или выделите его в списке. В командной панели формы нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Программа откроет новый документ реализации с уже заполненными полями.
Проверьте вид операции: для отгрузки товаров это «Товары (накладная)», для комплексной отгрузки с услугами — «Товары, услуги, комиссия». Укажите склад отгрузки — он не переносится из счета, так как в счете склада нет. Дату документа программа подставит текущую; если отгрузка была раньше, скорректируйте дату вручную с учетом запрета изменения данных закрытых периодов.
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует проводки по списанию себестоимости, признанию выручки и начислению НДС. Печатную форму ТОРГ-12 или УПД можно вывести через кнопку «Печать» в форме документа.
- 1Откройте раздел «Продажи — Счета покупателям» и найдите нужный счет
- 2Нажмите «Создать на основании — Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 3Проверьте вид операции и укажите склад отгрузки
- 4Сверьте табличную часть, цены и ставки НДС с фактической отгрузкой
- 5Нажмите «Провести» и распечатайте ТОРГ-12 или УПД
Создание накладной из счета в Управлении торговлей 11
В Управлении торговлей 11 счет на оплату находится в разделе «Продажи — Счета на оплату покупателям». Откройте документ и нажмите «Создать на основании» — в подменю выберите «Реализация товаров и услуг». Перед этим убедитесь, что счет проведен: по непроведенному счету ввод на основании может быть недоступен в зависимости от настроек.
Особенность УТ 11 — документы часто привязаны к заказу клиента, а не только к счету. Если продажа оформлена через заказ, реализацию корректнее создавать на основании заказа, а счет служит лишь для оплаты. При вводе накладной из счета проверьте, что в документе правильно указано соглашение с клиентом и склад, иначе распределение по заказам и резервирование товара могут работать некорректно.
После проведения реализации в УТ 11 формируется задолженность клиента, списывается товар со склада в разрезе серий и характеристик (если они ведутся). Печатные формы ТОРГ-12, УПД и счет-фактура доступны из формы документа через кнопку печати.
Что заполнить и проверить перед проведением
Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Перед проведением накладной сверьте состав и количество товаров с фактической отгрузкой — счет мог быть выставлен на большее количество, чем реально отгружено. Лишние строки удалите, количество откорректируйте вручную.
Проверьте счета учета номенклатуры (в бухгалтерии — через гиперссылку «Счета учета» в табличной части): счета 41, 90.02, 62 должны соответствовать вашей учетной политике. Если номенклатура новая и счета не заполнены, программа либо подставит значения по умолчанию, либо потребует указать их вручную.
Отдельно проверьте ставки НДС и итоговые суммы документа. Если счет выставлялся с НДС, а отгрузка идет по освобожденной операции или наоборот, расхождение приведет к ошибкам в книге продаж и декларации.
Как проверить результат
Совпадает с оплаченной или отгруженной частью счета
Сумма больше фактической отгрузки — лишние строки не удалены
Указан реальный склад отгрузки, остатки уменьшились
Склад пустой или товар списан не с того склада
Сформированы Дт 62 Кт 90.01, Дт 90.02 Кт 41, НДС
Документ не проводится или проводки неполные
В счете видна накладная через «Связанные документы»
Накладная создана копированием, связи нет
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — создание накладной копированием счета или ручным вводом вместо ввода на основании. Документ получается формально похожим, но связь со счетом теряется: отчеты по оплатам и отгрузкам перестают сходиться, а поиск основания оплаты усложняется.
Вторая ошибка — двойная отгрузка: накладную создают и из счета, и из заказа, либо повторно нажимают «Создать на основании». Перед созданием проверьте через «Ещё — Связанные документы», нет ли уже реализации по этому счету. В большинстве конфигураций есть отчеты «Оплата и отгрузка по счетам», которые показывают неотгруженные остатки.
Третья типичная ситуация — попытка провести накладную датой закрытого периода. Программа выдаст сообщение о запрете изменения данных. В этом случае либо согласуйте открытие периода с ответственным лицом, либо оформляйте документ текущей датой с корректным отражением в учете.
Если кнопка «Создать на основании» не работает
Если нужный пункт в меню отсутствует, проверьте три вещи. Первое — права пользователя: у вашей роли может не быть права на добавление документов реализации, тогда пункт скрыт или неактивен. Второе — состояние счета: в некоторых конфигурациях ввод на основании доступен только для проведенных документов. Третье — настройки функциональности: если в программе отключена опция отгрузки товаров или ведения складского учета, соответствующие документы могут быть недоступны.
Когда стандартная цепочка не подходит — например, счет выставлен в другой программе или на бумаге — создайте реализацию вручную через раздел «Продажи» и заполните её самостоятельно. Связь со счетом в этом случае можно указать в поле «Документ основание» или в комментарии, если конфигурация это поддерживает.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли из одного счета сделать несколько накладных?
Да, если отгрузка идет частями. Каждый раз создавайте накладную на основании счета и оставляйте в ней только фактически отгруженные позиции. Все накладные сохранят связь со счетом, а отчеты по отгрузке покажут оставшееся количество.
Чем накладная отличается от счета на оплату?
Счет — это предложение оплатить, он не формирует проводок и не влияет на учет. Накладная фиксирует факт передачи товара: списывает его со склада, создает задолженность покупателя и начисляет НДС. Оплата привязывается к накладной, а не к счету.
Почему в накладную не перенеслись товары из счета?
Чаще всего причина в том, что счет не проведен, либо табличная часть счета пуста. Реже — в настройках обмена данными или доработках конфигурации, изменяющих заполнение. Проверьте счет, проведите его и повторите ввод на основании.
Как исправить ошибочно созданную накладную?
Если документ не проведен — просто удалите его или отредактируйте. Если проведен, распроведите документ, внесите исправления и проведите заново. При закрытом периоде исправление оформляется документом корректировки реализации, а не прямым изменением.
Можно ли сделать накладную из счета в 1С:Управление нашей фирмой?
Да. В УНФ откройте счет на оплату (раздел «Продажи»), нажмите «Создать на основании» и выберите «Расходная накладная». Дальнейшие действия аналогичны: укажите склад, проверьте состав и проведите документ.
Что важно запомнить
Накладная из счета создается кнопкой «Создать на основании» — программа переносит контрагента, товары и суммы автоматически. Перед проведением укажите склад, сверьте состав с фактической отгрузкой и проверьте счета учета. Не дублируйте документы и не используйте копирование вместо ввода на основании.