Как из 1С ЗУП распечатать список сотрудников с паспортными данными

Задача получить из 1С:ЗУП список сотрудников с паспортными данными возникает регулярно: для банка при открытии зарплатного проекта, для военкомата, для оформления пропусков, страхования или внутренних проверок службы безопасности. В типовой конфигурации нет одной «волшебной» кнопки, но данные о паспортах хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц», и вывести их можно несколькими штатными способами без доработок.

Основные рабочие варианты — кадровый отчёт «Штатные сотрудники» с добавлением полей документа, «Универсальный отчёт» по регистру сведений и список физических лиц с выводом дополнительных колонок. Выбор зависит от того, кто нужен в списке (все физлица или только работающие сотрудники) и какие именно реквизиты паспорта требуются: серия и номер, кем и когда выдан, код подразделения.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные

Паспортные данные в 1С:ЗУП привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику. Они вводятся в карточке физлица по гиперссылке «Личные данные» или в разделе «Документы, удостоверяющие личность» и сохраняются в регистре сведений «Документы физических лиц». Регистр периодический: программа хранит историю замены документов, поэтому при выгрузке учитывается документ, действующий на дату формирования отчёта.

Если у сотрудника в отчёте паспорт не выводится, первым делом откройте карточку физического лица и проверьте, заполнен ли документ и указан ли признак «является документом, удостоверяющим личность». Без этого признака отчёты могут не подтягивать запись.

Способ 1. Отчёт «Штатные сотрудники» с добавлением полей

Это самый удобный путь, когда нужен список именно работающих сотрудников с расшифровкой по подразделениям. Откройте раздел «Кадры — Кадровые отчёты — Штатные сотрудники» (в некоторых релизах — «Сотрудники (списком)» или «Списки сотрудников» — название зависит от версии ЗУП 3.1).

Далее нажмите «Ещё — Изменить вариант отчёта» (или кнопку «Настройки»). В расширенных настройках перейдите на вкладку «Поля» и найдите в дереве доступных полей группу «Документ, удостоверяющий личность» физического лица. Отметьте нужные поля: вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Закройте настройки и нажмите «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Кадры — Кадровые отчёты — Штатные сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё — Изменить вариант отчёта» и включите расширенные настройки
3. 3
   На вкладке «Поля» отметьте поля документа: серия, номер, дата выдачи, кем выдан
4. 4
   При необходимости на вкладке «Отбор» ограничьте список подразделением или датой
5. 5
   Нажмите «Сформировать», затем «Файл — Печать» или сохраните в Excel

Готовый отчёт можно сохранить как пользовательский вариант («Ещё — Сохранить вариант отчёта»), чтобы в следующий раз не настраивать колонки заново. Это особенно удобно, если список требуется регулярно — например, ежемесячно для банка.

Способ 2. Универсальный отчёт по регистру «Документы физических лиц»

Когда нужны все физические лица, а не только оформленные сотрудники (например, уволенные или кандидаты), используйте «Универсальный отчёт»: раздел «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Универсальный отчёт» или через поиск по команде «Универсальный отчёт».

В шапке отчёта выберите тип объекта «Регистр сведений», объект — «Документы физических лиц». В настройках добавьте поля: физическое лицо, вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Установите отбор по виду документа «Паспорт гражданина РФ» (или оставьте все виды, если нужны и загранпаспорта, и военные билеты) и сформируйте.

Способ 3. Список физических лиц и выгрузка в Excel

Третий вариант — справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры — Физические лица»). В журнале списка через «Ещё — Изменить форму» можно добавить колонки, но паспортные поля в список напрямую обычно не выводятся, поэтому чаще применяют связку: сформировать любой подходящий отчёт и сохранить его в Excel через «Файл — Сохранить как».

Из Excel список легко допечатать, отфильтровать или передать в банк в требуемом формате. Учтите, что при выгрузке в электронном виде паспортные данные становятся файлами с персональными данными — их передача и хранение должны соответствовать внутренним правилам защиты ПДн.

Сравнение способов и настройка результата

Сравнение вариантов

Штатные сотрудники + поля документа

Подходит для списка работающих сотрудников с подразделениями; ограничение — не показывает уволенных и физлиц без приёма на работу.

Универсальный отчёт по регистру

Выводит всех физлиц и все виды документов; ограничение — нет кадровых полей (должность, подразделение) без доработки.

Отчёт «Остатки отпусков»/другие кадровые отчёты

Некоторые кадровые отчёты тоже позволяют добавить поля документа через настройки; подходит, если нужны дополнительные кадровые данные в одной форме.

Перед печатью убедитесь, что в табличном документе все колонки видны целиком: паспортные поля «Кем выдан» часто длинные, и при узкой колонке текст обрезается. Разверните колонку в режиме предварительного просмотра или выгрузите в Excel и настройте ширину там. Печать выполняется стандартно: «Файл — Печать», при необходимости переключите ориентацию листа на альбомную и включите режим «вписать по ширине».

Типичные ошибки и проверка результата

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота списка

Норма

Количество строк совпадает с числом работающих сотрудников по штатному расписанию

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует — проверьте отбор по дате и подразделению

Паспортные поля

Норма

У всех строк заполнены серия, номер, дата выдачи

Тревожный признак

Пустые ячейки — документ не введён в карточку физлица

Актуальность документа

Норма

Дата выдачи соответствует последнему паспорту

Тревожный признак

Выводится старый документ — нужна новая запись в регистре

FAQ

Можно ли вывести и паспорт, и адрес регистрации в одном списке?

Да. В настройках кадрового отчёта на вкладке «Поля» дополнительно отметьте поля контактной информации физлица — «Адрес по прописке» или «Адрес регистрации». Оба набора полей выводятся одновременно.

Почему в отчёте у сотрудника пустые паспортные данные?

Чаще всего документ не введён в карточке физического лица по ссылке «Личные данные» либо у записи не установлен признак документа, удостоверяющего личность. Откройте карточку физлица и заполните раздел документов.

Как вывести список только по одному подразделению?

В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному подразделению и сформируйте отчёт заново. Условие можно сохранить в пользовательском варианте отчёта.

Можно ли распечатать список с загранпаспортами вместо внутренних?

Да. В универсальном отчёте по регистру «Документы физических лиц» установите отбор по виду документа «Паспорт гражданина РФ» заменив его на нужный вид — например, «Загранпаспорт гражданина РФ». В кадровом отчёте выводится документ, отмеченный как удостоверяющий личность.

Что делать, если в меню нет «Универсального отчёта»?

Проверьте, что включена функциональность: «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки» — флаг «Универсальный отчёт». Также у пользователя должны быть права на этот отчёт; при их отсутствии обратитесь к администратору базы.