Документы и Печать · 10 мин
Как из 1С:ЗУП распечатать список сотрудников с должностями
Как в 1С:ЗУП сформировать и распечатать список сотрудников с должностями: готовые отчёты, универсальный отчёт, настройка отборов, выгрузка в Excel и решение типичных проблем.
Список сотрудников с указанием должностей — одна из самых востребованных печатных форм в кадровом учёте: она нужна для приказов, справок, проверок и внутренней отчётности. В 1С:Зарплата и управление персоналом такой список можно получить несколькими способами — через штатные кадровые отчёты, универсальный отчёт или список сотрудников с настройкой колонок.
Быстрее всего задача решается типовым отчётом «Список сотрудников» или «Штатная расстановка», которые уже содержат колонки «Сотрудник» и «Должность». Если типовой макет не подходит, данные выводят через «Универсальный отчёт» по регистру кадровой истории или настраивают произвольную схему. Ниже разобраны все рабочие варианты с пошаговыми действиями.
Способ 1: отчёт «Список сотрудников»
Основной инструмент для печати списка персонала — типовой отчёт «Список сотрудников». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». В некоторых релизах и при других настройках интерфейса тот же отчёт доступен из раздела «Отчетность, справки» → «Отчёты по кадрам».
После открытия отчёта укажите период или конкретную дату, на которую нужен список. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, в поле «Организация» выберите нужную — иначе в список попадут сотрудники всех компаний. Нажмите кнопку «Сформировать».
По умолчанию в отчёт выводятся ФИО сотрудника, табельный номер, подразделение и должность. Если колонки «Должность» нет, откройте «Настройки», перейдите на вид «Расширенная» и на закладке «Поля» добавьте поле «Должность» в структуру отчёта, после чего пересформируйте документ.
Для печати нажмите кнопку с изображением принтера на панели отчёта или используйте сочетание клавиш Ctrl+P. Перед отправкой на принтер проверьте предварительный просмотр: широкие таблицы иногда разрываются по страницам, и тогда стоит переключить ориентацию листа на альбомную в параметрах страницы.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Список сотрудников»
- 2Укажите дату и организацию в шапке отчёта
- 3При необходимости добавьте отбор: подразделение, должность, вид занятости
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте состав колонок
- 5Нажмите кнопку печати или Ctrl+P и проверьте предварительный просмотр
Способ 2: отчёт «Штатная расстановка»
Если нужен список сотрудников в разрезе штатного расписания — с должностями, ставками и вакансиями — используйте отчёт «Штатная расстановка» из того же раздела «Кадровые отчёты». Он показывает, кто занимает каждую позицию штатного расписания, и удобен, когда важна связь сотрудника с конкретной позицией.
Отчёт особенно полезен, если в компании есть совместители или сотрудники на неполной ставке: в нём видно количество занятых ставок по каждой позиции. Формируется он аналогично — выбирается организация, дата, при необходимости отбор по подразделению, затем нажимается «Сформировать».
Учтите ограничение: «Штатная расстановка» корректно работает только при ведении штатного расписания в программе. Если штатное расписание отключено в настройках учётной политики, отчёт будет пустым или недоступным — в этом случае используйте «Список сотрудников».
Способ 3: список сотрудников через справочник с выводом на печать
Простой вариант для быстрой печати — справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»). Откройте список, установите нужные отборы по организации и подразделению через кнопку «Ещё» → «Настроить список».
Чтобы в списке отображалась должность, добавьте её в настройках списка на закладке «Поля» либо используйте команду «Ещё» → «Изменить форму» (доступность зависит от релиза и прав пользователя). После настройки список можно вывести на печать: «Ещё» → «Вывести список», отметить нужные колонки и отправить в табличный документ, а оттуда — на принтер или в Excel.
Этот способ удобен, когда нужен неформальный список «на сейчас» без привязки к дате в прошлом: справочник всегда показывает текущее состояние. Для списка на произвольную прошедшую дату справочник не подходит — используйте отчёты.
Способ 4: универсальный отчёт для нестандартных задач
Когда типовых отчётов недостаточно — например, нужен список сотрудников с должностями и датами приёма в произвольной форме — помогает «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Отчетность, справки» → «Универсальный отчёт» (может требоваться включение в настройках интерфейса).
В универсальном отчёте выберите источник данных — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» (срез последних на нужную дату). В настройках добавьте поля «Сотрудник», «Подразделение», «Должность» и при необходимости «Вид события». Установите отбор по организации и сформируйте отчёт.
Результат выводится в табличный документ, который печатается стандартно или сохраняется в файл. Универсальный отчёт требует аккуратности: неправильный выбор периода среза приведёт к тому, что часть сотрудников попадёт в список со старыми должностями.
Настройка отборов и состава колонок
Во всех перечисленных отчётах доступна гибкая настройка через кнопку «Настройки». На закладке «Отбор» добавьте условия: конкретное подразделение, должность, вид занятости, работающих на дату (чтобы исключить уволенных). Типовой вариант отчёта часто уже содержит отбор «Работающие сотрудники», но его стоит проверить.
На закладке «Поля» или «Структура» определяется состав колонок и их порядок. Полезные дополнительные поля: «Табельный номер», «Дата приёма», «Вид занятости», «Пол». Порядок колонок меняется кнопками перемещения вверх и вниз.
Готовую настройку можно сохранить, чтобы не повторять действия: кнопка «Сохранить настройки» или «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта». Сохранённый вариант появится в списке отчётов и будет доступен другим пользователям, если при сохранении отметить соответствующий признак.
Печать, сохранение и выгрузка в Excel
Сформированный отчёт — это табличный документ 1С, с которым доступны стандартные операции. Для печати используйте кнопку принтера или меню «Файл» → «Печать». В диалоге печати можно выбрать принтер, диапазон страниц и количество копий.
Для передачи списка в электронном виде сохраните табличный документ: «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию». Поддерживаются форматы Excel (xlsx), PDF, HTML и другие. Формат PDF предпочтителен для официальных справок — он сохраняет оформление и исключает случайное редактирование.
При выгрузке в Excel проверьте, что колонки не слиплись: иногда объединённые ячейки шапки мешают дальнейшей обработке. В таком случае перед сохранением упростите шапку отчёта в настройках или обработайте файл вручную.
Как проверить результат
Количество строк совпадает с числом работающих сотрудников по данным учёта
В списке есть уволенные или отсутствуют недавно принятые сотрудники
У каждого сотрудника указана актуальная должность из последнего кадрового приказа
Пустые ячейки или устаревшие должности после переводов
Все колонки помещаются на страницу, шапка повторяется на каждом листе
Таблица разрывается, часть колонок уходит на отдельные страницы
Что делать, если данных в отчёте нет или они неверны
Пустой отчёт чаще всего означает, что не совпадают отборы: проверьте организацию, дату и отбор по подразделению. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на просмотр кадровых данных — при ограниченных правах отчёт формируется пустым без предупреждений.
Устаревшие должности сигнализируют о том, что кадровые переводы не проведены или проведены более поздней датой. Откройте карточку сотрудника и проверьте историю кадровых документов: приказ о переводе должен быть проведён и датирован раньше даты отчёта.
Если сотрудник отображается дважды с разными должностями, вероятно, у него несколько рабочих мест (основное и совместительство) — это нормальное поведение отчёта. При необходимости добавьте в настройки группировку по сотруднику или отбор по виду занятости «Основное место работы».
Что важно запомнить
Для печати списка сотрудников с должностями используйте отчёт «Список сотрудников» или «Штатную расстановку» из раздела кадровых отчётов: укажите дату и организацию, проверьте отбор по уволенным, сформируйте и отправьте на печать. Нестандартные формы собирайте через универсальный отчёт, а настройки сохраняйте как вариант для повторного использования.
Частые вопросы
Как распечатать список сотрудников только одного подразделения?
Откройте отчёт «Список сотрудников», перейдите в «Настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» и выберите нужное подразделение. После этого сформируйте отчёт — в него попадут только сотрудники выбранного подразделения на указанную дату.
Можно ли вывести список на прошедшую дату?
Да. В отчёте «Список сотрудников» укажите нужную дату в поле периода — программа выберет сотрудников и должности по состоянию на этот день с учётом кадровых приказов. Справочник «Сотрудники» для этого не подходит, он показывает только текущее состояние.
Почему в списке нет колонки «Должность»?
Состав колонок зависит от варианта настроек отчёта. Откройте «Настройки» в режиме «Расширенная», на закладке «Поля» найдите поле «Должность» и добавьте его в структуру, затем пересформируйте отчёт. Альтернатива — отчёт «Штатная расстановка», где должность выводится всегда.
Как исключить уволенных сотрудников из списка?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю, отвечающему за статус работы (например, «Работает» или условие по дате увольнения). Во многих типовых вариантах отчёта такой отбор уже установлен — проверьте закладку «Отбор» и при необходимости включите его.
Как сохранить список в Excel для дальнейшей обработки?
После формирования отчёта выберите «Файл» → «Сохранить копию» и укажите формат «Лист Excel» (xlsx). Если в файле мешают объединённые ячейки шапки, упростите заголовки в настройках отчёта перед выгрузкой — так таблица будет удобнее для фильтрации и сортировки.
Отчёт формируется пустым, хотя сотрудники в базе есть. В чём причина?
Проверьте три вещи: выбрана ли правильная организация, не противоречат ли друг другу условия отбора и есть ли у вашей учётной записи права на просмотр кадровых данных. При ограниченных правах отчёт может формироваться пустым без сообщений об ошибке — тогда обратитесь к администратору системы.