Документы и Печать · 10 мин
Как выгрузить акт сверки из 1С в Excel
Как выгрузить акт сверки взаиморасчётов из 1С в Excel: стандартная печать, сохранение в табличный формат, настройки в 1С:Бухгалтерии, типичные ошибки и проверка результата.
Акт сверки взаиморасчётов — один из самых часто выгружаемых документов из 1С: его запрашивают контрагенты, банки, аудиторы и налоговые органы. Во всех типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Управление нашей фирмой) акт сверки формируется как печатная форма, а печатную форму всегда можно сохранить в файл Excel без дополнительных программ.
Есть два рабочих способа: сохранить готовую печатную форму через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра либо вывести акт в табличный документ и экспортировать его в формат XLSX. Первый вариант подходит, когда нужен файл «как на бумаге» для отправки контрагенту, второй — когда с данными нужно работать: фильтровать, считать, вставлять в отчётность.
Ниже разобраны оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, отличия для других конфигураций, типичные ошибки при выгрузке и способы проверить, что файл сформировался корректно.
Где в 1С находится акт сверки
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки создаётся в разделе «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов» или через «Покупки» → «Акты сверки расчётов». Откроется список ранее созданных документов; чтобы сделать новый, нажмите «Создать».
В документе укажите организацию, контрагента, договор (при необходимости) и период сверки. Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта» — программа подтянет все проводки по счетам расчётов (60, 62, 66, 67, 76) за выбранный период. Перед выгрузкой в Excel убедитесь, что табличная часть заполнена: пустой акт выгрузится пустым.
В 1С:ERP и 1С:Комплексной автоматизации акт сверки находится в разделе «Казначейство» или «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов», а в 1С:Управление нашей фирмой — в разделе «Продажи» или «Покупки». Логика везде одинаковая: документ формирует печатную форму, которую можно сохранить в файл.
Способ 1: сохранить печатную форму в Excel
Это самый простой путь, когда нужен готовый документ для отправки контрагенту. Откройте сформированный акт сверки и нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Откроется окно предварительного просмотра печатной формы.
В окне предпросмотра нажмите кнопку «Сохранить» — иконку дискеты в верхнем левом углу, либо команду меню «Файл» → «Сохранить копию». В диалоге сохранения укажите имя файла, папку и в поле «Тип файла» выберите «Лист Excel (.xlsx)» или «Лист Excel 97 (.xls)». Нажмите «Сохранить» — файл появится в выбранной папке.
Важно понимать, что при таком сохранении в Excel попадает именно «картинка» печатной формы: с объединёнными ячейками, шапкой, подписями и форматированием. Для визуальной отправки это идеально, но для дальнейших расчётов в Excel такой файл менее удобен — данные придётся «расчищать» от объединений.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и создайте документ
- 2Укажите организацию, контрагента и период, нажмите «Заполнить по данным учёта»
- 3Проверьте табличную часть и нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов»
- 4В окне предпросмотра нажмите «Сохранить» (иконка дискеты)
- 5Выберите тип файла «Лист Excel (*.xlsx)», укажите папку и сохраните
- 6Откройте файл в Excel и проверьте, что данные совпадают с печатной формой
Способ 2: выгрузка через отчёт для дальнейшей обработки
Если цель — не красивая печатная форма, а данные для анализа, удобнее использовать отчёт. В 1С:Бухгалтерии откройте «Отчёты» → «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», установите период, счёт расчётов (например, 62) и отбор по контрагенту.
Сформированный отчёт — это тоже табличный документ, и его можно сохранить тем же способом: кнопка «Сохранить» в панели инструментов формы отчёта → формат XLSX. Если кнопки не видно, используйте главное меню программы: «Файл» → «Сохранить копию» — команда сохраняет активный табличный документ.
Альтернативный вариант — выделить нужную область табличного документа мышью, скопировать (Ctrl+C) и вставить в открытый лист Excel (Ctrl+V). Это быстро, но при большом объёме строк вставка может «потерять» форматирование чисел, поэтому для итоговых документов надёжнее сохранение в файл.
Сравнение вариантов выгрузки
Подходит для отправки контрагенту: файл выглядит как бумажный документ. Ограничение — объединённые ячейки мешают фильтрации и формулам.
Подходит для анализа и проверки расчётов: данные идут ровными строками. Ограничение — нет реквизитов сторон и подписей, как в официальном акте.
Быстрый способ для небольших фрагментов. Ограничение — возможны сбои форматов чисел и дат при вставке.
Настройка формата и параметров сохранения
При сохранении табличного документа платформа 1С предлагает несколько форматов: XLSX, XLS (старый Excel), MXL (родной формат 1С), PDF, ODS, HTML, TXT. Для Excel выбирайте XLSX — он поддерживается всеми современными версиями Excel и LibreOffice. Формат XLS имеет ограничение в 65 536 строк, что критично только при очень длинных актах сверки за несколько лет.
Если в акте много строк и при открытии в Excel колонки «съезжают», проверьте настройку масштаба печатной формы: перед сохранением в окне предпросмотра установите масштаб 100% и отключите автоподбор ширины. Это снизит количество объединённых ячеек и лишних пустых столбцов в файле.
Обратите внимание на числовые форматы: суммы в 1С выводятся с разделителем разрядов (пробелом). В Excel такие значения иногда распознаются как текст. Если после выгрузки суммы не складываются формулами, выделите столбец и используйте в Excel «Найти и заменить» — замените неразрывный пробел на пустоту, затем преобразуйте значения в числа.
Как проверить результат после выгрузки
Откройте сохранённый файл в Excel и сверьте ключевые значения с печатной формой в 1С: сальдо на начало периода, итоговые обороты по дебету и кредиту, конечное сальдо. Эти четыре цифры должны совпадать до копейки.
Проверьте, что в файле не обрезались длинные наименования контрагентов и номера документов — при узких колонках Excel показывает символы #### вместо чисел. Расширьте столбцы или включите автоподбор ширины перед отправкой файла.
Если акт сверки предназначен для подписания, помните: файл Excel — это не юридически значимый документ. Для официальной сверки распечатайте акт, подпишите обеими сторонами или используйте электронный документооборот. Excel-файл уместен как рабочее приложение или для предварительного согласования сумм.
Как проверить результат
Совпадает до копейки с печатной формой в 1С
Расхождение — проверьте период и отбор по договору
Числа складываются формулой СУММ
Суммы хранятся как текст, формула даёт 0
Все документы из табличной части акта присутствуют
Часть строк потеряна — проверьте, не обрезан ли диапазон при копировании
Файл XLSX открывается в Excel и LibreOffice
Файл в формате MXL — контрагент не может его открыть
Особенности для разных конфигураций и версий
В файловых и клиент-серверных базах механизм сохранения одинаковый — различий в кнопках нет. Отличия есть только в расположении самого документа «Акт сверки»: в 1С:Бухгалтерии это разделы «Продажи»/«Покупки», в ERP и КА — «Казначейство» или «Финансы», в УНФ — «Продажи».
В веб-клиенте 1С сохранение работает иначе: при нажатии «Сохранить» браузер скачивает файл в папку загрузок, а диалог выбора папки не появляется. Формат по-прежнему выбирается в окне сохранения. Убедитесь, что браузер не блокирует скачивание файлов с адреса сервера 1С.
Если акт сверки нужно выгружать регулярно и по многим контрагентам, ручное сохранение каждого файла занимает время. В таком случае имеет смысл обратиться к специалисту по 1С для настройки групповой печати и автоматического сохранения или отправки актов по электронной почте прямо из программы.
Частые вопросы
Почему кнопка «Сохранить» в окне печати неактивна?
Обычно это происходит, когда печатная форма ещё не сформирована или окно предпросмотра открыто в режиме без редактирования табличного документа. Закройте предпросмотр, заново нажмите «Печать» и проверьте, что форма построилась. Также убедитесь, что у вас есть права на вывод и сохранение печатных форм — при ограниченных правах команда может быть недоступна.
Можно ли выгрузить акт сверки в Excel без установленного Excel на компьютере?
Да. Сохранение в формат XLSX выполняется самой платформой 1С и не требует установленного Excel. Открыть такой файл можно в LibreOffice, Google Таблицах или Excel на другом компьютере.
Как выгрузить акты сверки сразу по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях в списке документов можно выделить несколько актов и использовать команду печати для выделенных документов — сформируется общий табличный документ, который сохраняется в один файл. Для регулярной массовой выгрузки в отдельные файлы потребуется доработка или внешняя обработка.
Почему в Excel суммы отображаются как текст и не считаются?
Причина — неразрывный пробел как разделитель разрядов в числах, выгруженных из 1С. В Excel выделите столбец, откройте «Найти и заменить», в поле поиска вставьте неразрывный пробел (скопируйте его из ячейки), замените на пустое значение, затем преобразуйте столбец в числовой формат.
Можно ли сразу отправить акт сверки по email из 1С?
Да, если в программе настроена учётная запись электронной почты (раздел «Администрирование» → «Органайзер» → настройки почты). Тогда в окне печатной формы доступна кнопка «Отправить», и акт уйдёт контрагенту вложением в выбранном формате, включая XLSX или PDF.
Чем отличается сохранение в XLSX и в PDF для акта сверки?
XLSX подходит, когда получатель будет работать с данными: фильтровать, сверять, считать. PDF лучше для фиксации документа — его нельзя случайно изменить, он одинаково отображается на любых устройствах. Для официальной сверки чаще отправляют PDF, для рабочего согласования сумм — Excel.
Что важно запомнить
Акт сверки выгружается из 1С в Excel через кнопку «Сохранить» в окне печатной формы с выбором формата XLSX. Перед выгрузкой заполните документ по данным учёта и проверьте период. После сохранения сверьте сальдо с печатной формой и убедитесь, что суммы в Excel распознаются как числа.