Документы и Печать · 11 мин
Как из 1С распечатать конверт
Как из 1С распечатать конверт: стандартные макеты, печать адреса контрагента, настройка шаблона в Word и типичные ошибки при выводе на принтер.
Печать конвертов напрямую из 1С избавляет от ручного переписывания адресов контрагентов и снижает число ошибок в почтовой корреспонденции. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) готовой кнопки «Печать конверта» чаще всего нет, но задача решается несколькими рабочими способами: через встроенные печатные формы, через шаблон в Word или через внешнюю обработку.
Выбор способа зависит от того, сколько конвертов нужно печатать и как часто. Для разовой отправки проще всего скопировать адрес из карточки контрагента в готовый шаблон. Для регулярной рассылки имеет смысл один раз настроить внешнюю печатную форму — тогда конверт будет формироваться в два клика прямо из документа или справочника.
Ниже разобраны все основные варианты: от самого простого до автоматизированного, а также настройка принтера под нестандартный формат бумаги и типичные ошибки, из-за которых адрес печатается криво или не на той стороне конверта.
Какие способы печати конверта из 1С существуют
Перед настройкой определите, какой сценарий вам нужен. Способов четыре, и у каждого свои условия применения:
- Копирование адреса в шаблон Word. Подходит для разовой отправки, не требует настройки 1С вообще.
- Печатная форма на основе макета табличного документа. Требует доработки конфигурации или внешней обработки, зато работает в один клик.
- Шаблон в формате Word, подключённый к документу. В ряде конфигураций (например, с механизмом печати по шаблонам) можно добавить свой макет без изменения конфигурации.
- Внешняя печатная форма (epf). Оптимально для регулярной массовой печати: подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки».
Сравнение вариантов
Разовая отправка; минус — адрес копируется вручную, возможны опечатки
Регулярная печать; требует одноразовой разработки или готовой обработки
Полный контроль; недоступно при запрете изменения конфигурации и на поддержке
Подготовка: откуда 1С берёт адрес для конверта
Конверт печатается на основе адреса, хранящегося в карточке контрагента. Если адрес не заполнен или заполнен в свободной форме, на печать выйдет пустое место или неструктурированная строка, которую почта может не принять. Поэтому сначала проверьте данные.
Откройте справочник «Контрагенты», выберите нужную организацию и перейдите в блок «Адреса» или «Контактная информация». Убедитесь, что заполнен именно почтовый адрес (или фактический, если почтовый не задан) и что он введён по полям: индекс, регион, город, улица, дом. В типовых конфигурациях адрес вводится через классификатор ФИАС/КЛАДР — это гарантирует корректную структуру.
Также проверьте наименование получателя: на конверт должно попадать полное или сокращённое официальное наименование организации, а не рабочее сокращение вроде «ООО Ромашка (поставщик)». При необходимости используйте поле «Полное наименование».
Как проверить данные контрагента
Заполнен по полям, есть индекс
Пусто или адрес одной строкой без индекса
Официальное полное наименование
Произвольное сокращение с пометками
Указан почтовый или фактический
Заполнен только юридический, а отправка идёт на другой
Способ 1: печать через шаблон Word без доработки 1С
Самый быстрый вариант для разовой задачи. Создайте в Word документ размером с конверт (например, C5 — 229×162 мм или евроконверт E65 — 220×110 мм): «Макет → Размер → Другие размеры бумаги». Расположите на странице поля для адреса получателя (правый нижний блок) и отправителя (левый верхний угол).
Затем откройте в 1С карточку контрагента, скопируйте наименование и адрес и вставьте в соответствующие поля шаблона. Сохраните файл как шаблон — в следующий раз останется только заменить данные.
Если в вашей конфигурации поддерживается печать документов по шаблонам Word (механизм «Печать по шаблонам» в документах, где есть такая кнопка), можно подключить файл-конверт как шаблон к документу «Счёт на оплату» или «Реализация товаров и услуг» — тогда адрес подставится автоматически из реквизитов документа.
- 1Создайте в Word страницу с размерами конверта
- 2Разместите блоки адреса получателя и отправителя
- 3Скопируйте адрес из карточки контрагента в 1С
- 4Вставьте данные в шаблон и проверьте переносы строк
- 5Напечатайте пробный экземпляр на обычном листе и приложите к конверту для проверки позиции
Способ 2: внешняя печатная форма конверта
Для регулярной печати удобнее подключить внешнюю обработку. Она добавляет в меню «Печать» справочника контрагентов или документов пункт «Конверт», и форма формируется автоматически из данных базы.
Порядок подключения в типовых конфигурациях на управляемых формах: «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки» → включите флажок «Дополнительные отчеты и обработки» → откройте список «Дополнительные отчеты и обработки» → «Создать» → укажите файл обработки (.epf). После загрузки задайте размещение — объекты, из которых будет вызываться печать (справочник «Контрагенты», документы).
Если готовой обработки нет, её пишет программист 1С: макет конверта — это обычный табличный документ с областями «Получатель», «Индекс», «Отправитель», заполняемый из реквизитов. Разработка такой формы — задача на несколько часов, включая индекс крупным шрифтом в специальном стиле.
Настройка принтера под конверт
Даже идеальный макет напечатается криво, если принтер не настроен под нестандартный носитель. Конверт — это плотная бумага нестандартного размера, часто с клеевым клапаном, поэтому есть нюансы.
В диалоге печати 1С нажмите «Свойства принтера» и выберите тип бумаги «Конверт» или «Плотная», а размер — соответствующий формату (C5, E65/DL). Если конверт подаётся вручную, укажите ручной лоток. Ориентация почти всегда альбомная.
Перед печатью партии сделайте пробу: напечатайте макет на обычном листе, наложите конверт и посмотрите на просвет, попадают ли блоки в нужные зоны. Учитывайте непечатаемую область принтера — обычно 3–5 мм от краёв, у кромки с клапаном отступ должен быть больше.
Массовая печать конвертов для рассылки
Если нужно распечатать десятки или сотни конвертов (например, для новогодней рассылки клиентам), разумно формировать не по одному, а пакетно. Во внешней обработке для этого добавляют отбор по группе контрагентов и вывод всех конвертов в один табличный документ — каждый конверт на отдельной странице.
Альтернатива без программирования — слияние в Word (Mail Merge): выгрузите из 1С список контрагентов с адресами в Excel (правой кнопкой по списку → «Вывести список» → сохранить), затем в Word используйте «Рассылки → Начать слияние → Конверты» и подключите Excel-файл как источник данных. Word сам сформирует конверт на каждую строку таблицы.
Перед массовой рассылкой отфильтруйте в списке контрагентов записи без почтового адреса и дубликаты — иначе часть конвертов уйдёт в брак, а часть клиентов получит письмо дважды. Проверка списка из 200 строк занимает меньше времени, чем перепечатка.
Типичные ошибки и их устранение
Большинство проблем при печати конвертов из 1С сводится к нескольким повторяющимся ситуациям.
Если после исправления данных печатная форма всё равно выводит старый адрес, проверьте, не закэширована ли форма: закройте и заново откройте документ или карточку, а при использовании внешней обработки убедитесь, что подключена актуальная версия файла.
Когда стоит обратиться к программисту 1С
Самостоятельно можно обойтись шаблоном Word и ручным копированием — этого достаточно при объёме до нескольких конвертов в месяц. Но есть признаки, что дешевле заказать доработку: конверты печатаются еженедельно, нужен вывод индекса в почтовом стандарте, требуется печать из нескольких видов документов или нужна пакетная обработка по списку.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Готовой кнопки «Конверт» в типовых 1С обычно нет: для разовой печати используйте шаблон Word с адресом из карточки контрагента, для регулярной — внешнюю печатную форму. Перед печатью проверьте структуру адреса в базе, настройте в принтере формат и тип бумаги «Конверт» и сделайте пробный оттиск на обычном листе.
Часто задаваемые вопросы
Есть ли в 1С:Бухгалтерии стандартная печатная форма конверта?
В типовой поставке отдельной формы «Конверт» как правило нет. Используют шаблон Word, слияние из выгруженного списка или подключаемую внешнюю печатную форму — она добавляет нужный пункт в меню «Печать» без изменения конфигурации.
Можно ли печатать конверт прямо из документа «Счёт на оплату»?
Да, если подключить внешнюю печатную форму с размещением для этого вида документов — обработка возьмёт покупателя и его адрес из реквизитов счёта. Без доработки останется вариант скопировать адрес из карточки контрагента в шаблон Word.
Почему адрес печатается не по полям, а одной строкой?
Значит, адрес в карточке контрагента введён вручную в свободной форме. Откройте редактирование адреса и введите его через адресный классификатор — по полям индекс, регион, город, улица, дом. После этого макеты смогут корректно разложить адрес по строкам конверта.
Какой формат конверта выбрать в настройках принтера?
Ориентируйтесь на фактический конверт: для писем А4, сложенных втрое, обычно используют E65 (DL, 220×110 мм), для листа, сложенного пополам, — C5 (229×162 мм). В свойствах принтера выберите соответствующий размер и тип бумаги «Конверт», иначе печать сместится.
Как распечатать конверты сразу для сотни контрагентов?
Выгрузите список контрагентов с адресами из 1С в Excel, затем в Word выполните «Рассылки → Начать слияние → Конверты», подключите файл как источник данных и расставьте поля слияния. Word сформирует отдельный конверт на каждую строку таблицы.
Опасно ли подключать скачанную из интернета обработку печати конверта?
Файл внешней обработки исполняет программный код с вашими правами доступа к базе, поэтому источник должен быть доверенным. Безопасный порядок: сначала проверить обработку на копии базы и убедиться, что она не выполняет ничего, кроме формирования печатной формы.