Документы и Печать · 8 мин
Как из 1С отправить счет на оплату по электронной почте
Пошаговая инструкция: как настроить почту в 1С и отправить клиенту счет на оплату по электронной почте из документа, списка или обработкой массово.
Отправка счета на оплату прямо из 1С избавляет менеджера от ручной работы: не нужно сохранять PDF на диск, открывать почтовый клиент, прикреплять файл и набирать текст письма. Программа формирует печатную форму, вкладывает её в письмо и отправляет контрагенту на адрес, указанный в карточке. Ниже разобраны настройка почтового аккаунта, отправка из документа и массовая рассылка, а также типичные ошибки.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP. Названия команд в разных версиях могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала настраивается учетная запись почты, затем из счета вызывается команда отправки.
Что понадобится перед отправкой
Для работы потребуется корпоративный или обычный почтовый ящик, с которого будут уходить письма, и данные для подключения: адрес, пароль, а для ручной настройки — адреса и порты серверов SMTP и IMAP/POP3. Эти параметры публикуются в справке вашего почтового провайдера (Яндекс, Mail.ru, Google, корпоративный Exchange и т.д.).
У пользователя 1С должны быть права на использование учетной записи электронной почты и на печать документов. Если кнопка отправки неактивна или почтовые настройки недоступны, обратитесь к администратору базы — в типовых конфигурациях это регулируется профилями групп доступа.
Также проверьте, что в карточке контрагента заполнен email. Именно оттуда 1С подставляет адрес получателя в письмо. Если адресов несколько, программа предложит выбрать нужный.
Настройка учетной записи электронной почты
В типовых конфигурациях перейдите в раздел «Администрирование» → «Органайзер» (или «Общие настройки») → «Настройки электронной почты». Включите опцию использования почты и создайте новую учетную запись. Укажите адрес отправителя и имя, которое увидит получатель, например «ООО Ромашка, отдел продаж».
Для популярных сервисов 1С определяет параметры серверов автоматически — достаточно ввести адрес и пароль. Если автонастройка не сработала, переключитесь на ручной режим и укажите сервер исходящей почты (SMTP), порт и тип шифрования (обычно SSL/TLS), а при необходимости — сервер входящей почты.
После сохранения обязательно выполните проверку: в форме учетной записи есть команда «Проверить настройки» или отправка тестового письма самому себе. Успешная проверка означает, что логин, пароль и параметры серверов указаны верно.
- 1Откройте «Администрирование → Органайзер → Настройки электронной почты»
- 2Создайте учетную запись: адрес, имя отправителя, пароль приложения
- 3При необходимости укажите вручную SMTP-сервер, порт и шифрование
- 4Нажмите «Проверить настройки» и дождитесь успешного результата
- 5Отметьте учетную запись как используемую для отправки документов
Отправка счета из документа
Откройте проведенный документ «Счет на оплату покупателю». На командной панели формы найдите кнопку с изображением конверта — «Отправить по электронной почте», либо откройте меню «Ещё» и выберите аналогичную команду. В некоторых конфигурациях она находится внутри меню «Печать».
1С сформирует печатную форму счета, вложит её в письмо (обычно в формате PDF) и откроет окно нового сообщения. Адрес получателя подставится из карточки контрагента, тема и текст — из шаблона по умолчанию. При необходимости отредактируйте текст, добавьте получателей в копию или дополнительные вложения.
Нажмите «Отправить». Письмо уйдет через настроенную учетную запись, а в документе или в журнале взаимодействий сохранится факт отправки — это удобно для контроля, кому и когда выставлялся счет.
Отправка сразу после печати
Если вы сначала формируете печатную форму через кнопку «Печать», в окне предварительного просмотра тоже есть команда отправки по почте (значок конверта на панели табличного документа). Так можно отправить любую печатную форму, включая счета с индивидуальными макетами.
Отправка из списка документов
В журнале счетов выделите один или несколько документов, нажмите «Ещё → Отправить по электронной почте» (или кнопку конверта на панели списка). Программа сформирует отдельное письмо по каждому счету и подставит адреса соответствующих контрагентов.
Шаблоны писем и текст по умолчанию
Чтобы не набирать сопроводительный текст каждый раз, настройте шаблон. В разделе «Администрирование» → «Шаблоны сообщений» (в некоторых конфигурациях — «Печатные формы, отчеты и обработки → Шаблоны писем») создайте шаблон для документа «Счет на оплату» с темой и текстом, например: «Добрый день! Направляем счет № [Номер] от [Дата] на сумму [Сумма]».
Шаблоны поддерживают автоподстановку параметров из документа: номер, дата, сумма, наименование контрагента. Это снижает риск ошибок и ускоряет работу менеджеров, особенно при массовой рассылке.
Держите в шаблоне просьбу подтвердить получение счета и укажите телефон ответственного менеджера. Это сокращает цепочку писем «не дошло / пришлите еще раз» и ускоряет оплату.
Массовая отправка счетов
Когда счетов много, используйте групповую отправку из списка документов: выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl или Shift и выполните команду отправки. В части конфигураций есть отдельная обработка рассылки документов контрагентам, где можно отобрать счета за период и по ответственному менеджеру.
Учитывайте ограничения почтовых сервисов на количество писем в час и в день. При превышении лимита провайдер может временно заблокировать отправку. Для регулярных больших рассылок лучше использовать корпоративную почту с повышенными лимитами или согласовать условия с провайдером.
Проверка результата и типичные ошибки
После отправки убедитесь, что письмо действительно ушло: в форме взаимодействий по документу появится запись об отправленном письме, а в почтовом ящике — копия в папке «Отправленные». Если письмо зависло, проверьте папку «Исходящие» и журнал ошибок учетной записи.
Частые проблемы: неверный пароль приложения (письмо не отправляется с ошибкой аутентификации), пустой email в карточке контрагента (поле «Кому» остается пустым), блокировка вложения антиспам-фильтром получателя. В последнем случае попросите клиента добавить ваш адрес в белый список или отправьте счет альтернативным каналом.
Как проверить результат
Проверка завершена успешно, письмо пришло в ящик
Ошибка аутентификации или подключения к серверу
Подставлен актуальный email контрагента
Поле пустое или адрес устаревший
PDF со счетом открывается, номер и сумма верны
Файл не открывается или содержит другой документ
Запись в журнале взаимодействий, письмо в «Отправленных»
Письмо висит в «Исходящих», ошибок нет, но клиент не получил
FAQ
Кнопки «Отправить по электронной почте» нет в документе. Что делать?
Проверьте, включена ли функциональность работы с почтой в настройках программы и настроена ли хотя бы одна учетная запись. Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на использование почты — при их отсутствии команда скрывается. Настройки прав меняет администратор базы.
В каком формате 1С прикладывает счет к письму?
По умолчанию печатная форма сохраняется во вложение в формате PDF — его удобно открывать на любом устройстве и нельзя случайно изменить. В ряде конфигураций формат вложения можно изменить в настройках отправки или шаблона.
Можно ли отправлять счета с разных email-адресов для разных менеджеров?
Да. Создайте отдельную учетную запись для каждого менеджера и назначьте доступ к ним соответствующим пользователям. При отправке 1С подставит учетную запись текущего пользователя, если она настроена как используемая по умолчанию для него.
Письмо отправлено, но клиент говорит, что не получил. Как проверить?
Сначала посмотрите папку «Отправленные» в почтовом ящике — там должна быть копия письма. Затем проверьте, не вернулось ли письмо с ошибкой доставки (отлуп). Если письмо ушло успешно, попросите клиента проверить папку «Спам» и добавить ваш адрес в исключения фильтра.
Как отправить счет, если у контрагента несколько email-адресов?
В форме письма нажмите на поле «Кому» и выберите нужный адрес из списка контактной информации контрагента либо введите адрес вручную. Можно указать несколько получателей через точку с запятой, включая адреса в копии.
Что важно запомнить
Настройте учетную запись почты один раз (для большинства сервисов нужен пароль приложения), заполните email в карточках контрагентов и отправляйте счета кнопкой с конвертом из документа или списка. Перед массовой рассылкой обязательно выполните тестовую отправку и проверьте адреса получателей.