Документы и Печать · 13 мин
Как добавить дополнительную информацию в счет в 1С
Способы добавить дополнительную информацию в счет в 1С: дополнительные реквизиты, комментарии, макеты печатных форм. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Заказчики регулярно просят указать в счете на оплату что-то сверх стандартного набора: номер договора и его дату, условия оплаты, реквизиты для связи, срок действия счета, текст о включенном НДС или банковские реквизиты конкретного филиала. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Управление нашей фирмой) для этого предусмотрено несколько механизмов, и выбор зависит от того, где именно должна появиться информация — только в базе для внутреннего учета или в печатной форме для контрагента.
Главная развилка проста: если текст нужен только менеджерам и бухгалтеру, достаточно стандартных полей «Комментарий» и «Дополнительная информация». Если сведения должны попасть в печатный счет, потребуется либо типовой механизм дополнительных реквизитов с доработкой макета, либо редактирование печатной формы через подсистему «Печать», либо внешняя печатная форма. Попытка решить задачу «в лоб» — вписать всё в поле комментария и надеяться, что оно выведется на печать — чаще всего заканчивается разочарованием: в типовых макетах комментарий по умолчанию не печатается.
Перед началом работы определитесь с конфигурацией и её режимом. В конфигурациях с поддержкой (типовых, не снятых с замка) прямая правка макета в конфигураторе приведет к сложностям при обновлении. Безопасный путь — внешние печатные формы и дополнительные реквизиты, которые переживают обновления без потерь.
Определяем, где должна отображаться информация
Первый шаг — ответить на три вопроса: кто увидит информацию (только сотрудники или контрагент), должна ли она выводиться в печатную форму и в файл PDF, нужно ли по ней потом искать и строить отчеты. От ответов зависит выбор инструмента, и ошибка на этом этапе приводит к переделкам.
Для внутренних заметок (например, «счет выставлен по устной договоренности с директором») достаточно поля «Комментарий» в документе. Для данных, которые должны попасть клиенту — срок действия счета, условия оплаты, номер спецификации, — потребуется вывод в макет. Для аналитики (источник лида, проект, направление) правильнее использовать дополнительные реквизиты, потому что по ним можно строить отчеты и отборы в списках.
Как выбрать способ
Поле «Комментарий» и «Дополнительная информация» в документе
Самый быстрый способ — штатное поле «Комментарий», которое есть в документе «Счет на оплату покупателю» практически во всех конфигурациях. В «1С:Бухгалтерии 8» оно расположено внизу формы документа, в «Управлении торговлей 11» и «Управлении нашей фирмой» — на вкладке «Дополнительно» вместе с другими служебными полями.
Комментарий сохраняется в базе, виден при открытии документа и в некоторых конфигурациях выводится в журнале документов всплывающей подсказкой. Важное ограничение: в типовых макетах счета комментарий на печать, как правило, не выводится. В «Управлении нашей фирмой» есть отдельная настройка вывода комментария в печатную форму, но в «Бухгалтерии» и «Управлении торговлей» для этого придется править макет.
Практический прием: многие компании используют комментарий как служебное поле с согласованным форматом, например «Проект: Меридиан / Ответственный: Иванова». Это работает, но поиск по такому тексту ненадежен — полнотекстовый поиск найдет документ, а вот отбор в списке и отчет по фрагменту комментария построить сложно. Для систематической аналитики комментарий не подходит.
Дополнительные реквизиты и дополнительные сведения
Механизм дополнительных реквизитов и сведений — типовой способ расширить документ без изменения конфигурации. Разница между ними принципиальная: дополнительный реквизит хранится в самом документе, виден на его форме и доступен для отборов, а дополнительное сведение хранится отдельно и предназначено в основном для справочной информации.
Чтобы добавить дополнительный реквизит в счет, откройте раздел «Администрирование» → «Общие настройки» и включите флажок «Дополнительные реквизиты и сведения». Затем перейдите по ссылке «Дополнительные реквизиты», в левой части окна найдите вид документа «Счет на оплату покупателю» (или «Счет на оплату» в зависимости от конфигурации) и нажмите «Добавить» → «Новый». Укажите наименование, например «Срок действия счета», и тип значения — строка, дата, число или ссылка на справочник.
После записи реквизит появится в документе: в «Бухгалтерии» — по кнопке «Ещё» или на отдельной закладке, в «Управлении торговлей» — на вкладке «Дополнительно». Значения можно использовать в отборах списка документов и выводить в отчеты через «Расширенную настройку». Это правильный способ для данных вроде «Номер спецификации», «Условия оплаты», «Менеджер проекта».
- 1Откройте «Администрирование» → «Общие настройки» и включите «Дополнительные реквизиты и сведения»
- 2Перейдите в «Дополнительные реквизиты» и выберите вид документа «Счет на оплату»
- 3Нажмите «Добавить» → «Новый», задайте имя и тип значения (строка, дата, число)
- 4Запишите реквизит и откройте любой счет — поле появится в форме документа
- 5Заполните значение, проведите документ и проверьте отбор по реквизиту в списке счетов
Дополнительные сведения настраиваются аналогично через ссылку «Дополнительные сведения», но в форме документа они открываются отдельной командой и в отборах списка участвуют хуже. Для счетов их применяют редко — чаще для контрагентов и номенклатуры.
Вывод информации в печатную форму счета
Если дополнительный текст должен видеть контрагент, недостаточно заполнить поле — его нужно вывести в макет печатной формы. Здесь есть три пути разной сложности и разной устойчивости к обновлениям.
Простой текст через настройки организации
Часть «дополнительной информации» в счете — это на самом деле реквизиты организации: телефон, email, адрес, дополнительные банковские реквизиты. Они подтягиваются в печатную форму из карточки организации автоматически. Проверьте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (в «Бухгалтерии») или справочник «Организации» в других конфигурациях: возможно, нужный текст достаточно внести туда, и он появится в шапке или подвале счета без всякой доработки.
Редактирование макета печатной формы
В конфигурациях с подсистемой «Печать» (Библиотека стандартных подсистем) макет счета хранится в конфигурации, и для его изменения в пользовательском режиме в некоторых конфигурациях доступна команда изменения макета: в форме печати документа нажмите «Ещё» → «Изменить макет» (или аналогичную команду — наличие зависит от конфигурации и прав пользователя). Откроется табличный документ, куда можно добавить строку с текстом или параметром типа [СрокДействия].
Однако параметр в макете сам по себе данные не подтянет: заполнение параметров происходит в программном коде формирования печатной формы. Если вы добавили область с параметром, который код не заполняет, на печати будет пустое место. Поэтому вывод значения дополнительного реквизита в макет — задача на стыке: макет правите вы, а выборку данных дорабатывает программист либо используется внешняя печатная форма, где и макет, и код в одном месте.
Внешняя печатная форма
Внешняя печатная форма — это файл с расширением .epf, который содержит собственный макет и код его заполнения. Она подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки» (флажок должен быть включен). После добавления файла в списке печати счета появится новая кнопка с вашей формой, а типовая останется нетронутой.
Внутри внешней формы разработчик выводит любые данные документа, включая дополнительные реквизиты, комментарий и связанные документы (например, номер договора из основания). Это самый гибкий и безопасный для обновлений способ. Готовые внешние формы счетов с расширенным составом полей есть в открытых каталогах, но любой скачанный файл перед подключением в рабочую базу следует проверить на тестовой копии: обработка выполняет код с полными правами.
Сравнение способов вывода на печать
Подходит для телефона, email, адреса. Настраивается без программиста, но выводит только предусмотренные макетом поля
Подходит для статичного текста (условия оплаты, примечания). Ограничение: новые параметры без доработки кода не заполнятся
Подходит для любых данных, включая дополнительные реквизиты. Требует разработчика или готового проверенного файла
Полный контроль, но ломает обновления. Оправдана только в сильно доработанных базах с собственной командой поддержки
Добавление информации в табличную часть и спецификацию
Отдельная задача — дополнительные сведения по каждой строке счета: артикул поставщика, примечание к позиции, срок поставки конкретного товара. Здесь комментарий к документу не поможет, нужны механизмы уровня табличной части.
В «Управлении торговлей 11» для строк счета доступны дополнительные колонки, которые настраиваются через состав колонок табличной части, а характеристики номенклатуры выводятся автоматически, если ведется учет по характеристикам. В «Управлении нашей фирмой» у строк есть поле «Содержание», которое печатается в счете, — туда можно вписать произвольное описание позиции вместо стандартного наименования.
В «1С:Бухгалтерии» состав строк счета жестко привязан к номенклатуре, и добавить произвольную колонку без доработки нельзя. Обходной путь — вести расширенное описание в поле «Содержание» услуги или в наименовании номенклатуры для печати (полное наименование), которое и выводится в форму. Это неудобно для массового ввода, но работает без программирования.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки обязательно проверьте полный цикл: создайте тестовый счет, заполните новые поля, проведите документ и сформируйте печатную форму. Смотрите не только на экран, но и на сохраненный PDF — именно его получит контрагент, и переносы строк или обрезка длинного текста видны только в финальном файле.
Как проверить результат
Поле видно, значение сохраняется после записи и проведения
Поле пропадает или очищается — проверьте, что реквизит создан именно для нужного вида документа
Новый текст виден в предпросмотре и в PDF, не обрезан
Пустое место вместо значения — параметр макета не заполняется кодом
Документ находится отбором по значению реквизита
Реквизита нет в настройках отбора — использовано доп. сведение вместо реквизита
Внешняя печатная форма работает, реквизиты на месте
Изменения пропали — признак прямой правки типового макета
Еще одна частая проблема — права доступа. Если пользователь не видит добавленный реквизит или кнопку изменения макета, проверьте его профиль групп доступа: работа с дополнительными реквизитами и изменение печатных форм требуют соответствующих прав, обычно есть у администратора или старшего менеджера.
Частые вопросы
Почему комментарий из счета не печатается?
Типовой макет счета в большинстве конфигураций не содержит области для комментария. Чтобы текст попал на печать, нужно добавить область в макет и обеспечить её заполнение — проще всего через внешнюю печатную форму. В «Управлении нашей фирмой» проверьте настройки печати документа: там вывод комментария иногда включается штатно.
Чем дополнительный реквизит отличается от дополнительного сведения?
Реквизит хранится в самом документе, отображается на его форме и доступен для отборов в списках и отчетах. Сведение хранится в отдельном регистре и предназначено для справочных данных, которые не нужны в аналитике. Для счетов почти всегда правильный выбор — реквизит.
Пропадут ли дополнительные реквизиты при обновлении 1С?
Нет. Дополнительные реквизиты и сведения — пользовательские данные, они хранятся в базе и не затрагиваются обновлением конфигурации. Пропадают только изменения, внесенные прямой правкой типовых объектов в конфигураторе.
Как вывести в счет номер и дату договора?
Если договор указан в документе, его реквизиты можно вывести в макет печатной формы обращением к данным договора — в типовом счете «Управления торговлей» и УНФ это часто уже предусмотрено. В «Бухгалтерии» номер договора обычно включается в текст основания счета автоматически, если договор заполнен в документе.
Можно ли добавить одинаковый текст во все счета сразу?
Да. Постоянный текст (условия оплаты, срок действия, примечание о НДС) разумнее разместить прямо в макете печатной формы как фиксированную строку, а не заполнять в каждом документе. При изменении текста правится один макет, а не сотни счетов.
Нужен ли программист для добавления информации в счет?
Для комментария, дополнительных реквизитов и реквизитов организации — нет, всё настраивается в режиме предприятия. Программист понадобится, если данные должны выводиться в печатную форму через новый параметр макета или если требуется внешняя печатная форма с нестандартной логикой.
Что важно запомнить
Для внутренних заметок используйте комментарий, для аналитики — дополнительные реквизиты, для вывода контрагенту — доработку макета или внешнюю печатную форму. Не правьте типовую конфигурацию напрямую: внешние формы и дополнительные реквизиты сохраняются при обновлениях, а прямые изменения макетов — нет. Перед внедрением проверяйте результат на тестовом счете вплоть до сохраненного PDF.