Как добавить договор в 1С:Документооборот

Договоры в 1С:Документооборот хранятся как документы вида «Внутренний документ» — с карточкой, реквизитами, приложенными файлами и регистрационным номером. Такой подход позволяет вести номенклатуру дел, запускать процессы согласования и утверждения, контролировать сроки действия и связывать договор с контрагентом, статьёй ДДС и ответственными лицами.

Добавление договора состоит из нескольких этапов: выбор нужного вида документа, заполнение обязательных реквизитов, прикрепление файла (скана или текста договора), регистрация и, при необходимости, запуск процесса согласования. Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных ошибок и способов проверить результат.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Документооборот (редакции КОРП и ПРОФ). Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от версии и настроек прав доступа в конкретной организации.

Подготовка: что проверить перед созданием карточки договора

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в системе настроены базовые справочники. Во-первых, в справочнике «Виды внутренних документов» должен существовать вид «Договор» или его разновидности (договор поставки, договор аренды, дополнительное соглашение и т. п.). В типовой поставке такие виды уже есть, но администратор мог их переименовать или расширить.

Во-вторых, проверьте, что контрагент, с которым заключается договор, заведён в справочнике «Контрагенты». Если его нет, создайте карточку контрагента заранее — это избавит от прерывания работы на полпути. То же касается организации от своей стороны, ответственного сотрудника и, при использовании делопроизводства, номенклатуры дел.

В-третьих, уточните свои права. Если кнопка «Создать» в списке внутренних документов недоступна или нужный вид документа не отображается, обратитесь к администратору: возможно, вашей роли запрещено создание документов данного вида или настроены ограничения доступа по подразделениям.

Создание карточки договора: пошаговая инструкция

Откройте раздел «Документы и файлы» и перейдите в список «Внутренние документы». Нажмите кнопку «Создать». Если в системе настроено несколько видов документов, программа предложит выбрать вид — укажите «Договор» или нужный подвид. Откроется пустая карточка нового документа.

Заполните поля карточки. Минимальный набор обычно включает: заголовок (краткое наименование, например «Договор поставки № 15 с ООО "Вектор"»), контрагента, организацию, подразделение и ответственного. Если вид документа настроен с учётом договорных реквизитов, появятся поля «Сумма», «Валюта», «Срок действия», «Дата начала» и «Предмет договора» — заполните их по тексту документа.

1. 1
   Откройте «Документы и файлы» → «Внутренние документы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид документа «Договор» или нужный подвид
3. 3
   Заполните заголовок, контрагента, организацию, сумму и срок действия
4. 4
   Приложите файл договора на вкладке файлов или перетащите его в карточку
5. 5
   Укажите папку документа и при необходимости статью ДДС, гриф доступа
6. 6
   Сохраните карточку кнопкой «Записать» и проверьте корректность данных
7. 7
   Зарегистрируйте документ или отправьте его на согласование по принятому порядку

После заполнения нажмите «Записать». Карточка сохранится в базе, документ появится в списке внутренних документов. На этом этапе у него ещё нет регистрационного номера — он присваивается отдельным действием.

Как приложить файл договора к карточке

Карточка без файла — это только описание. Чтобы прикрепить сам текст договора, откройте в карточке область файлов (обычно это отдельная вкладка или панель «Файлы») и нажмите «Добавить» → «Файл с диска», либо просто перетащите файл мышью в окно карточки. Поддерживаются типовые форматы: PDF, Word, сканы в виде изображений.

Если договор подписывается электронной подписью внутри системы, важно не изменять файл после подписания — любая правка сделает подпись недействительной. Для сканов подписанного бумажного оригинала рекомендуется хранить файл в формате PDF и помечать его как «Оригинал» в реквизитах файла, чтобы отличать от редактируемой версии.

Допустимо прикладывать несколько файлов: например, текст договора в Word, подписанный скан и приложения к договору. Каждый файл хранится отдельно и может иметь собственные версии, что удобно при доработке проекта договора в ходе согласования.

Регистрация договора и присвоение номера

Регистрация — это присвоение документу официального номера по нумератору, настроенному для вида «Договор». В карточке документа нажмите команду «Зарегистрировать» (в ряде версий — кнопка с изображением карандаша рядом с полем регистрационного номера). Программа подставит номер автоматически по шаблону, который может включать индекс подразделения, год и порядковый номер.

Если договор уже имеет номер, присвоенный контрагентом или полученный из другой системы, используйте поля «Входящий номер» и «Входящая дата» — не подменяйте ими собственный регистрационный номер. Это важно для корректного поиска и учёта: внутренний номер отражает вашу регистрацию, входящий — нумерацию другой стороны.

Запуск согласования и утверждения договора

После заполнения карточки договор обычно отправляется на согласование. В карточке документа нажмите «Запустить процесс» (или перейдите на закладку «Процессы и задачи») и выберите процесс «Согласование». Система предложит шаблон, если он настроен для данного вида документов, — тогда список согласующих подставится автоматически.

Проверьте список участников и при необходимости скорректируйте его: добавьте юриста, финансиста или руководителя подразделения. После запуска каждый участник получит задачу в своём списке «Мои задачи», а вы сможете отслеживать ход согласования на закладке процессов в карточке договора.

После согласования аналогично запускается процесс «Утверждение». Утверждённый договор переводится в состояние «Действует», и по нему начинают работать контрольные механизмы: напоминания об окончании срока действия, связь со статьями ДДС и отчёты по договорам.

Если договор возвращается с замечаниями, не создавайте новую карточку — доработайте файл в существующем документе и запустите согласование повторно. Так сохранится вся история: кто, когда и какие замечания высказывал.

Связи договора: дополнительные соглашения и связанные документы

Дополнительные соглашения, приложения, спецификации и акты оформляются отдельными внутренними документами и связываются с основным договором. Для этого в карточке дополнительного соглашения укажите вид связи «Внесение изменений» (или аналогичный) и выберите основной договор. В карточке самого договора на закладке «Связи» появится перечень всех связанных документов.

Такая связность критична на практике: при проверке договора вы сразу видите, какие изменения в него вносились, какие акты подписаны и какие письма отправлены контрагенту. Не пренебрегайте установкой связей даже в небольших организациях — восстановить картину задним числом значительно труднее.

Проверка результата и типичные ошибки

После завершения всех шагов убедитесь, что договор оформлен корректно: откройте его из списка внутренних документов и сверьте ключевые признаки. Правильно оформленный договор имеет заполненные обязательные реквизиты, приложенный файл, регистрационный номер (если регистрация предусмотрена) и корректное состояние.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отображение в списке

Норма

Договор находится поиском по номеру или контрагенту

Тревожный признак

Документ не находится — возможно, не записан или ограничены права доступа

Регистрационный номер

Норма

Номер присвоен по шаблону нумератора и не повторяется

Тревожный признак

Номер пустой или дублирует существующий — регистрация не выполнена

Приложенный файл

Норма

Файл открывается из карточки, версия актуальна

Тревожный признак

Файл отсутствует, не открывается или приложена устаревшая редакция

Состояние документа

Норма

Состояние соответствует этапу: «Проект», «На согласовании», «Действует»

Тревожный признак

Состояние не меняется после завершения процессов — процесс завершён с ошибкой

Часто задаваемые вопросы

Можно ли загрузить договор в 1С:Документооборот простым перетаскиванием файла?

Да. Если перетащить файл в список внутренних документов, программа создаст карточку документа и приложит файл автоматически. Однако вид документа, контрагента и прочие реквизиты придётся заполнить вручную — перетаскивание лишь ускоряет создание черновика карточки.

Что делать, если нужного вида договора нет в списке выбора?

Вид документа создаёт администратор в справочнике «Виды внутренних документов». Обратитесь к нему с просьбой добавить нужный вид или проверить настройки: возможно, вид существует, но для вашей роли ограничен к нему доступ либо вид не включён в подсистему.

Как исправить ошибку в зарегистрированном договоре?

Реквизиты карточки (сумму, срок, контрагента) можно скорректировать, если у вас есть права на редактирование и документ не утверждён. Регистрационный номер менять не следует. Если ошибка критична и документ уже утверждён, корректный путь — оформить дополнительное соглашение или аннулировать договор по внутреннему регламенту.

Нужно ли регистрировать дополнительное соглашение отдельно?

Да, дополнительное соглашение — самостоятельный внутренний документ со своим регистрационным номером. Оно создаётся по тому же алгоритму, что и договор, но дополнительно связывается с основным договором через механизм связей, чтобы сохранить целостность договорной работы.

Как найти все договоры по конкретному контрагенту?

Откройте карточку контрагента и перейдите на закладку связанных документов, либо в списке внутренних документов установите отбор по полю «Контрагент». Дополнительно можно фильтровать по виду документа и состоянию, чтобы видеть только действующие договоры.

Можно ли настроить автоматическое создание договора из шаблона?

Да, если администратор настроил шаблоны внутренних документов и шаблоны файлов. Тогда при создании договора по шаблону реквизиты заполняются предустановленными значениями, а файл формируется автозаполнением из реквизитов карточки. Настройка выполняется в разделе администрирования и требует прав настройщика.