Как сделать товарную накладную в 1С

Товарная накладная в 1С не создаётся отдельной кнопкой «ТН» — она формируется на основе документа отгрузки: «Реализация (акты, накладные)» в 1С:Бухгалтерии или «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей и ERP. После заполнения документа накладную ТОРГ-12 или УПД выводят на печать одной кнопкой. Понимание этой связки «документ учёта → печатная форма» избавляет от главной ошибки новичков — попытки нарисовать накладную вручную вне учётной системы.

Корректно оформленная накладная одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и создаёт проводки по выручке и НДС. Ошибка в документе потянет за собой ошибки в отчётности, поэтому важны не столько печатная форма, сколько правильно заполненные реквизиты: контрагент, договор, склад, номенклатура, цены и ставки НДС.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки справочников до печати ТОРГ-12 и проверки результата. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как самую распространённую конфигурацию, с отметками, где поведение отличается в УТ и ERP.

Подготовка: что проверить до создания накладной

До оформления первой накладной убедитесь, что база содержит актуальные справочники. В карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический и грузополучательный адреса — именно отсюда данные попадут в печатную форму. Если покупатель новый, создайте его через раздел «Справочники → Контрагенты» и проверьте автозаполнение по ИНН, если сервис подключён.

Второй обязательный элемент — договор с контрагентом. В 1С:Бухгалтерии договор определяет валюту расчётов и порядок учёта взаиморасчётов. Откройте карточку контрагента, перейдите на вкладку «Договоры» и убедитесь, что есть действующий договор с видом «С покупателем». Без договора документ реализации либо не проведётся, либо создаст его автоматически с настройками по умолчанию, что не всегда корректно.

Третья зона проверки — склад и номенклатура. Товары, которые вы отгружаете, должны быть заведены в справочнике «Номенклатура» с указанием единицы измерения и ставки НДС. Если учёт ведётся по складам, проверьте фактические остатки отчётом «Остатки товаров на складах»: отгрузка в минус — типичный источник ошибок в учёте.

Контрольные точки

Что проверить перед оформлением

Карточка контрагента

Норма

ИНН, КПП и адреса заполнены

Тревожный признак

Пустые реквизиты попадут в ТОРГ-12

Договор

Норма

Есть договор «С покупателем» в нужной валюте

Тревожный признак

Договор отсутствует или с неверным видом

Остатки на складе

Норма

Товара хватает на отгружаемое количество

Тревожный признак

Отгрузка уйдёт в минус по складу

Создание документа реализации

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Продажи → Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать». В поле вида документа выберите «Товары (накладная)» — именно этот вариант соответствует товарной накладной без акта. Если отгружаете и товары, и услуги одновременно, выберите «Товары, услуги, комиссия».

В шапке документа последовательно заполните: дату отгрузки (от неё зависят проводки и период НДС), контрагента, договор и склад. Поле «Организация» подставляется автоматически, если в базе одна организация; при нескольких — выберите нужную вручную. Обратите внимание на переключатель «НДС включен в стоимость / сверху» в настройках цен — он влияет на итоговые суммы документа.

В 1С:Управление торговлей путь аналогичный: «Продажи → Реализации товаров и услуг → Создать». Если отгрузка идёт по ранее выставленному заказу клиента, создавайте реализацию на его основании кнопкой «Создать на основании» — тогда товары, цены и контрагент подтянутся автоматически, а вручную останется проверить количество.

1. 1
   Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид «Товары (накладная)»
3. 3
   Заполните дату, контрагента, договор и склад
4. 4
   Добавьте товары в табличную часть с количеством и ценами
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и НДС
6. 6
   Нажмите «Провести»
7. 7
   Выведите печатную форму через «Печать → Товарная накладная (ТОРГ-12)»

Заполнение табличной части с товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» (массовый выбор из справочника с остатками и ценами). Для накладных с десятками позиций подбор удобнее: он показывает свободный остаток и позволяет сразу указать отгружаемое количество. После переноса в документ проверьте каждую строку: количество, цену, ставку НДС.

Цены подставляются из типа цен, указанного в договоре или настройках документа, либо из последней цены продажи. Если цена нулевая или явно устарела — исправьте вручную до проведения. Ставка НДС берётся из карточки номенклатуры; для товаров с разными ставками (например, 10% и 20%) проверьте каждую строку отдельно — ошибка в ставке исказит счёт-фактуру.

Если организация ведёт партионный учёт, при проведении программа автоматически спишет себестоимость по методу, заданному в учётной политике (ФИФО или средняя). Вмешиваться в это вручную не нужно, но помните: корректная себестоимость возможна только при актуальных остатках и своевременном оприходовании поставок.

Проведение документа и проверка проводок

Кнопка «Провести» фиксирует документ в учёте: списывает товар, начисляет выручку и НДС. Стандартные проводки в 1С:Бухгалтерии — Дт 62.01 Кт 90.01.1 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02.1 Кт 41.01 (себестоимость). Посмотреть их можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

Если документ не проводится, программа выдаёт сообщение о причине. Самые частые: не заполнен склад, отсутствует договор, недостаточно товара на складе (при запрете отрицательных остатков) или закрыт период датой запрета редактирования. Устраните причину, а не отключайте контроль — запрет отгрузки в минус защищает учёт от искажений.

После проведения сверьте итоги: сумма документа должна совпадать с ожидаемой, а остаток по складу — уменьшиться на отгруженное количество. Для контроля удобен отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» — там появится дебиторская задолженность покупателя.

Печать ТОРГ-12 и УПД

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Для отгрузки товара доступны формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и «Транспортная накладная». ТОРГ-12 — классическая форма для случаев, когда счёт-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе.

В форме печати проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, плательщик, основание (номер и дата договора). Номер накладной программа присваивает из нумератора документа — не меняйте его вручную, чтобы не нарушить сквозную нумерацию первичных документов.

Если требуется подпись ответственных лиц, проверьте, что в карточке организации заполнены руководитель, главный бухгалтер и сотрудник, ответственный за отпуск груза. Эти данные подставляются в строки «Отпуск груза разрешил» и «Отпуск груза произвёл». Для отправки покупателю в электронном виде используйте кнопку «Сохранить» с выбором формата PDF.

ТОРГ-12 или УПД

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Подходит, когда покупатель требует классический комплект или счёт-фактуру оформляют на несколько накладных сводно

УПД

Один документ вместо двух, ускоряет документооборот; не подходит, если контрагент принимает только ТОРГ-12 по своему регламенту

Исправление и отмена накладной

Пока документ не закрыт периодом, его можно перепровести после исправления. Откройте накладную, внесите изменения и снова нажмите «Провести» — проводки перезапишутся. Если накладную нужно отменить полностью, используйте «Пометить на удаление»: документ перестанет влиять на учёт, но останется в базе для истории.

Когда покупатель вернул часть товара или обнаружилась расхождение по количеству, оформляйте не ручную правку прошлого периода, а корректировочный документ: «Корректировка реализации» (создаётся на основании накладной) или «Возврат товаров от покупателя». Это сохраняет хронологию и корректно отражает операции в книге продаж и покупок.

Изменение документов закрытого периода, по которому сдана отчётность, — отдельная процедура. Она требует корректировочных счетов-фактур и, возможно, уточнённых деклараций. Такие операции лучше согласовать с главным бухгалтером до внесения правок.

Частые вопросы

Чем товарная накладная отличается от транспортной?

Товарная накладная (ТОРГ-12) подтверждает передачу товара от продавца покупателю и является основанием для бухгалтерских проводок. Транспортная накладная оформляет перевозку груза и нужна, когда доставку выполняет перевозчик. В 1С это разные печатные формы, но формируются они из одного документа реализации.

Можно ли сделать накладную без счёта-фактуры?

Да. Счёт-фактура в 1С создаётся отдельно кнопкой «Выписать счёт-фактуру» в документе реализации. Если работаете без НДС (например, на УСН), счёт-фактура не нужен, и достаточно ТОРГ-12. Альтернатива — УПД, который объединяет оба документа.

Почему в печатной форме пустые поля грузополучателя?

Данные грузополучателя берутся из адресов в карточке контрагента. Откройте карточку покупателя и заполните фактический адрес доставки; если груз получает третье лицо, в документе реализации укажите грузополучателя отдельным полем, если оно доступно в вашей конфигурации.

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В форме предварительного просмотра печати укажите количество копий в параметрах принтера — стандартно для ТОРГ-12 печатают два экземпляра: один остаётся у продавца, второй передаётся покупателю. Оба экземпляра должны быть подписаны обеими сторонами.

Что делать, если документ не проводится из-за даты запрета?

Дата запрета редактирования устанавливается администратором для закрытых периодов. Проверьте дату документа: возможно, вы случайно указали прошлый квартал. Если отгрузка действительно относится к закрытому периоду, обратитесь к пользователю с правами администратора — самостоятельно снимать запрет не следует.

Как оформить накладную на перемещение между своими складами?

Отгрузка покупателю и перемещение между складами — разные операции. Для внутреннего перемещения используйте документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»), а не реализацию: он не создаёт выручку и НДС, а только переносит остатки между складами.