Документы и Печать · 13 мин
Как делать накладные в 1С:Предприятие
Как создать, заполнить и провести накладную в 1С:Предприятие: приходные и расходные документы, печать, исправление ошибок и типичные проблемы.
Накладная в 1С:Предприятие — это документ, который фиксирует движение товаров: поступление от поставщика, отгрузку покупателю или перемещение между складами. От того, насколько корректно оформлена накладная, зависят остатки на складе, взаиморасчёты с контрагентами и данные бухгалтерского учёта. Ошибка в одном документе может привести к расхождениям при инвентаризации и претензиям при сверке.
Работа с накладными строится по одному принципу во всех типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «Комплексная автоматизация», ERP. Меняются названия документов и состав полей, но логика одинакова: создать документ, заполнить шапку, добавить табличную часть с товарами, проверить итоги, провести и при необходимости распечатать.
Ниже разобран полный цикл: от выбора нужного вида накладной до печати и исправления ошибок. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации на управляемых формах; в отраслевых и доработанных решениях расположение кнопок может отличаться, но последовательность действий сохраняется.
Какие виды накладных есть в 1С и какую выбрать
Прежде чем создавать документ, определите хозяйственную операцию. В типовых конфигурациях накладные делятся на три основные группы:
- Приходные — «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии) или «Приобретение товаров и услуг» (в Управлении торговлей). Оформляют приём товара от поставщика.
- Расходные — «Реализация товаров и услуг» или «Реализация (акты, накладные)». Фиксируют отгрузку покупателю и одновременно формируют задолженность клиента.
- Внутренние — «Перемещение товаров», «Оприходование», «Списание». Не затрагивают контрагентов и взаиморасчёты, меняют только складские остатки.
Частая ситуация: пользователь ищет документ с названием «Накладная» и не находит его в списках. Это нормально — в 1С документы называются по хозяйственной операции, а печатная форма ТОРГ-12 или товарная накладная формируется уже на основании реализации или поступления.
Какую накладную оформить
Где находятся накладные в меню конфигурации
В «1С:Бухгалтерии» приходные документы расположены в разделе «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», расходные — в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». В «Управлении торговлей» структура похожа: разделы «Закупки» и «Продажи» содержат журналы соответствующих документов.
Если нужного раздела нет на панели навигации, откройте главное меню (кнопка с тремя полосами или оранжевым кругом) и посмотрите пункт «Все функции» — там перечислены все документы конфигурации. Также проверьте настройки видимости разделов: в некоторых базах часть разделов скрыта администратором для конкретных пользователей.
Отсутствие права создавать документ — отдельная ситуация. Если кнопка «Создать» неактивна или документ не проводится с сообщением о нарушении прав, обратитесь к администратору базы: самостоятельно менять роли и права без понимания модели доступа небезопасно.
Создание расходной накладной: пошагово
Рассмотрим самый востребованный сценарий — отгрузку покупателю через документ «Реализация товаров и услуг».
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите контрагента из справочника — договор и организация часто подставятся автоматически
- 3Укажите склад отгрузки, если он не заполнился по умолчанию
- 4Добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цену
- 5Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
- 6Нажмите «Провести» — документ спишет остатки и сформирует задолженность
- 7Через кнопку «Печать» сформируйте ТОРГ-12 или товарную накладную
При заполнении табличной части удобнее использовать кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где можно искать товар по названию, артикулу или штрихкоду. Если работаете со сканером штрихкодов, товары добавляются сканированием прямо в таблицу документа.
Цены подставляются из установленного вида цен (например, «Оптовая» или «Розничная»), если в программе ведётся ценообразование. Если цена не подставилась — проверьте, установлена ли она для номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры», либо введите вручную. Вручную введённая цена не изменит прайс, она действует только в этом документе.
Признак корректного проведения: документ появился в журнале без значка непроведённого (карандаша), остаток по складу уменьшился, а в карточке расчётов с контрагентом появилась задолженность на сумму накладной.
Создание приходной накладной от поставщика
Приходная накладная оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары»). Ключевое отличие от реализации — обязательно заполнение реквизитов входящего документа: номера и даты накладной поставщика. Эти данные попадут в книгу покупок и понадобятся для вычета НДС.
Заполняйте документ строго по бумажной накладной поставщика: количество, цены и суммы должны совпадать с оригиналом. Если фактическое количество отличается от документального (недовложение, бой), сначала решите с поставщиком, как будет оформляться расхождение, и только потом проводите документ — исправлять проведённое поступление сложнее.
Если поставщик прислал электронный документ (УПД через оператора ЭДО), не создавайте поступление вручную — загрузите его из раздела электронного документооборота. Программа сама сопоставит номенклатуру и создаст документ с заполненными реквизитами, что исключает ошибки ручного ввода.
Проведение документа и проверка результата
Кнопка «Провести» — это не просто сохранение: в момент проведения документ формирует движения по регистрам (остатки товаров, взаиморасчёты, партии, а в бухгалтерской конфигурации — проводки). Документ, который записан, но не проведён, ни на что не влияет — это черновик.
Если проведение завершилось ошибкой, программа выведет сообщение внизу окна. Типичные причины: не заполнено обязательное поле (склад, договор, организация), недостаточно остатков на складе при отгрузке, дата документа попадает в закрытый период. Текст сообщения обычно кликабелен — двойной щелчок подсветит проблемное поле.
Как проверить результат
После реализации остаток уменьшился на отгруженное количество, после поступления — увеличился
Остатки не изменились или ушли в минус без контроля
Появилась задолженность на сумму накладной по нужному договору
Долг повис на другом договоре или не сформировался
По кнопке «Дт/Кт» видны корректные счета и суммы
Проводок нет или счета учёта не соответствуют виду операции
В ТОРГ-12 заполнены организация, грузополучатель, все строки и итоги
Пустые графы, неверный контрагент или расхождение сумм с документом
Для контроля остатков используйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (в Бухгалтерии). Сверяйте не только итог, но и конкретную номенклатуру из накладной.
Печать накладной: ТОРГ-12 и товарная накладная
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме и выберите нужную форму. В типовых конфигурациях доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Накладная на отпуск материалов (М-15)» для внутренних операций и упрощённая «Товарная накладная» без унифицированной структуры.
Унифицированные формы не обязательны к применению — организация вправе использовать собственный бланк, утверждённый в учётной политике, при наличии обязательных реквизитов первичного документа. В типовой конфигурации макет печатной формы можно изменить через механизм «Изменение макетов» (если он включён администратором), но глубокую доработку макетов лучше поручить специалисту — ошибка в макете проявится на всех печатаемых документах.
Если в печатной форме пустые графы (например, нет подписантов или ГРЗ транспорта), проверьте: заполнены ли ответственные лица организации в её карточке, указан ли грузополучатель и грузоотправитель в документе, выбран ли правильный договор. Большинство «пропавших» реквизитов берётся из карточек организации и контрагента, а не из самой накладной.
Исправление и отмена накладных
Мелкую ошибку в непроведённом документе исправьте прямым редактированием. С проведённым документом действуйте аккуратнее: откройте его, внесите изменения и перепроведите. Программа перезапишет движения по регистрам автоматически.
Если накладная ошибочна целиком, есть два пути. Первый — пометить документ на удаление: он останется в базе, но перестанет влиять на учёт. Второй — распровести и оставить как черновик. Пометка на удаление предпочтительнее, чтобы документ случайно не провели повторно.
Для исправления ошибок поставщика или покупателя в типовых конфигурациях предусмотрены специальные документы: «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации». Они создаются на основании исходной накладной и корректно отражают изменения в учёте НДС, включая корректировочные счета-фактуры. Исправлять исходный документ «задним числом» вместо корректировки — распространённая ошибка, которая приводит к расхождению книг покупок и продаж.
Если накладных много, используйте ввод на основании: из заказа покупателя или счёта создавайте реализацию кнопкой «Создать на основании». Табличная часть, контрагент и договор заполнятся автоматически, а связь документов сохранится в структуре подчинённости — это упрощает сверку и поиск цепочки «заказ — накладная — оплата».
Ввод на основании и связанные документы
Механизм «Создать на основании» — главный инструмент ускорения работы. Из заказа покупателя создаётся реализация, из реализации — счёт-фактура, корректировка или возврат товаров от покупателя, из поступления — счёт-фактура полученный и возврат поставщику. Скопированные данные всегда можно отредактировать до проведения.
Связанные документы видны по кнопке «Структура подчинённости» (или «Связанные документы») в форме накладной. Перед удалением или исправлением накладной обязательно откройте эту структуру: если по документу есть оплата, счёт-фактура или корректировка, их придётся обрабатывать вместе с исходным документом.
Что важно запомнить
Накладная в 1С — это документ поступления, реализации или перемещения. Заполняйте шапку и таблицу по первичным документам, проводите и проверяйте результат по остаткам и взаиморасчётам. Ошибки исправляйте корректировочными документами, а документы закрытых периодов не трогайте без согласования с бухгалтером.
Частые вопросы
Почему документ не проводится с ошибкой «Недостаточно товара на складе»?
Программа контролирует остатки: отгружаемое количество превышает доступное. Проверьте отчётом по остаткам, заведено ли поступление этого товара, на тот ли склад оформлен приход и нет ли резервов под другие заказы. Если прихода не было — сначала оформите поступление, затем перепроведите реализацию.
Как изменить номер накладной?
Номер документа присваивается автоматически, но его можно отредактировать вручную в поле «Номер» до проведения. Учтите: ручная нумерация может нарушить последовательность автонумерации — следующие документы продолжат нумероваться от введённого вами значения. Входящие номера накладных поставщика указываются в отдельных полях и на автонумерацию не влияют.
Чем ТОРГ-12 отличается от УПД?
ТОРГ-12 — только товарная накладная, она не заменяет счёт-фактуру. УПД (универсальный передаточный документ) объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. В типовых конфигурациях УПД формируется из реализации через кнопку печати при условии, что счёт-фактура выписан в том же документе или создан на его основании.
Можно ли загрузить накладные из Excel?
Да, в типовых конфигурациях есть встроенная загрузка табличных частей из файла: в форме документа откройте меню таблицы товаров и выберите «Загрузить из файла» (в УТ) или используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в Бухгалтерии). Перед загрузкой приведите файл к шаблону, который предлагает программа, и проверьте сопоставление колонок.
Что делать, если накладную провели не на ту организацию?
Если период открыт и документов-оснований нет, откройте накладную, смените организацию и перепроведите — движения перезапишутся. Если по документу уже есть оплата или счёт-фактура, сначала разберитесь с ними: в платёжке тоже указана организация, и после смены в накладной взаиморасчёты разойдутся. В закрытом периоде такую ошибку исправляют только через бухгалтера.
Как распечатать сразу несколько накладных?
В журнале документов выделите нужные строки (с зажатой клавишей Ctrl или Shift), затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели журнала и выберите форму — программа сформирует печатные бланки по всем выделенным документам. Непроведённые документы в печать обычно не включаются либо печатаются с пометкой, в зависимости от настроек конфигурации.