Документы и Печать · 11 мин
Как сделать доверенность в 1С: пошаговое руководство
Как создать и распечатать доверенность в 1С: пошаговая инструкция для Бухгалтерии и Управления торговлей, заполнение реквизитов, МЧД и типичные ошибки.
Доверенность в 1С оформляется в двух разных ситуациях: когда сотруднику компании нужно получить товарно-материальные ценности от поставщика, и когда организация или ИП выдаёт машиночитаемую доверенность (МЧД) для электронного документооборота. Оба сценария реализованы в типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, — но находятся в разных разделах и работают по-разному.
Классическая «бумажная» доверенность на получение ТМЦ создаётся как отдельный документ, заполняется по данным контрагента и печатается по унифицированной форме М-2 или в свободной форме. Машиночитаемая доверенность формируется через сервис 1С-ЭДО, подписывается электронной подписью и регистрируется в распределённом реестре ФНС.
Ниже разобраны оба пути: где находится документ, какие справочники нужно заполнить заранее, как проверить результат и какие ошибки чаще всего приводят к тому, что доверенность не принимают поставщик или налоговая.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
В 1С:Бухгалтерии 8 журнал доверенностей открывается через раздел «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, проверьте настройку видимости разделов: иногда журнал скрыт настройками интерфейса конкретного пользователя. В Управлении торговлей доверенности находятся в разделе «Закупки» → «Документы закупки» → «Доверенности на получение товаров».
Быстрый альтернативный путь — создать доверенность на основании документа. Откройте «Заказ поставщику» или «Поступление товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» → «Доверенность». Программа автоматически подставит контрагента, организацию и перечень товаров из исходного документа — это исключает расхождения между заказом и доверенностью.
В некоторых конфигурациях доверенность доступна и из карточки сотрудника или через общий список документов: «Все функции» → «Документы» → «Доверенность». Режим «Все функции» включается через главное меню → «Сервис» → «Параметры».
Подготовка: какие данные должны быть в справочниках
До создания доверенности проверьте три справочника — от полноты их заполнения зависит корректность печатной формы. Во-первых, карточка организации: должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и данные руководителя, так как доверенность подписывается от имени организации. Во-вторых, карточка сотрудника (физического лица): ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), должность. Именно эти сведения попадут в строку «Доверенность выдана».
В-третьих, карточка контрагента-поставщика: полное наименование, ИНН, адрес. Если доверенность создаётся на основании счёта или договора, убедитесь, что реквизиты документа-основания (номер и дата) указаны — поставщик сверяет доверенность с выставленным счётом.
Отдельно проверьте срок действия. По общему правилу доверенность на получение ТМЦ выдаётся на разумный срок под конкретную операцию; типовая практика — 10–15 дней. В 1С срок задаётся датой «Действительна до» в шапке документа.
- 1Откройте карточку организации и проверьте ИНН, КПП, адрес, руководителя
- 2Откройте карточку сотрудника и внесите паспортные данные и должность
- 3Проверьте карточку контрагента-поставщика: наименование, ИНН, адрес
- 4Убедитесь, что документ-основание (счёт, заказ, договор) имеет номер и дату
Как создать доверенность на получение ТМЦ пошагово
Откройте «Покупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента-поставщика и сотрудника, которому выдаётся доверенность. Поле «Действительна до» заполните датой окончания срока — программа контролирует, чтобы дата не была раньше даты выдачи.
На вкладке со списком ценностей добавьте позиции: наименование товара или материала, единицу измерения, количество. Если доверенность создана на основании заказа или счёта, табличная часть заполнится автоматически — проверьте количество, оно должно совпадать с основанием. В поле «Документ-основание» укажите счёт или договор, по которому получаются ценности.
Запишите и проведите документ. Номер доверенности присваивается автоматически по нумератору; при необходимости его можно изменить вручную, но следите за уникальностью — дубликаты номеров вызывают вопросы при проверках. После проведения нажмите «Печать» → «Доверенность (М-2)» или выберите произвольную форму, если она добавлена в вашу конфигурацию.
Распечатанную доверенность подписывает руководитель и главный бухгалтер (или уполномоченные лица), ставится печать организации при её наличии. Корешок доверенности (при использовании формы М-2) остаётся в бухгалтерии для учёта выданных бланков.
Печатные формы: М-2, М-2а и произвольная форма
Унифицированные формы М-2 и М-2а перестали быть обязательными — организация вправе разработать собственный бланк, но типовые формы остаются в конфигурациях и привычны поставщикам. М-2 применяется при разовой выдаче, М-2а — при массовой выдаче доверенностей (с журналом учёта). В 1С выбор формы происходит в меню «Печать» документа.
Если стандартная форма не устраивает — например, нужно добавить текстовые условия или логотип, — используйте механизм внешних печатных форм: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Внешнюю печатную форму в формате .epf подключает администратор или специалист по 1С.
Сравнение вариантов
Стандартный бланк с отрывным корешком. Подходит для разовых доверенностей, привычна большинству поставщиков.
Используется при регулярной выдаче доверенностей с ведением журнала учёта. Удобна, когда доверенности выдаются ежедневно.
Собственный бланк организации. Требует разработки и подключения внешней печатной формы, даёт свободу в содержании.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) в 1С
Машиночитаемая доверенность — это XML-файл установленного формата, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. Она нужна, чтобы сотрудники могли подписывать электронные документы от имени организации без выдачи им отдельной подписи руководителя, а также для подтверждения полномочий в ЭДО и при сдаче отчётности.
В 1С:Бухгалтерии МЧД создаётся через «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Машиночитаемые доверенности» (в ряде релизов — через раздел настроек ЭДО или из карточки сотрудника). Укажите доверителя (организацию), доверенное лицо (сотрудника с ИНН и СНИЛС), срок действия и перечень полномочий. Программа сформирует XML, предложит подписать его сертификатом руководителя и отправить на регистрацию в распределённый реестр ФНС.
После регистрации МЧД получает статус «Действует» — проверить его можно в журнале доверенностей. До этого статуса использовать доверенность в ЭДО нельзя: оператор отклонит документы, подписанные с незарегистрированной МЧД.
Как проверить результат
«Действует» или «Зарегистрирована»
«Ожидает регистрации» долго не меняется или «Ошибка регистрации»
Заполнены организация, сотрудник с паспортом, поставщик, срок, список ценностей
Пустые строки в паспортных данных или в перечне товаров
Дата окончания позже даты выдачи и покрывает дату получения ценностей
Срок истёк или дата окончания раньше даты выдачи
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема бумажной доверенности — пустые паспортные данные сотрудника. Пользователь создаёт документ, а печатная форма выходит с прочерками вместо серии и номера паспорта: поставщик такую доверенность не примет. Лечится заполнением карточки физического лица до создания документа.
Вторая типичная ситуация — расхождение перечня ценностей с накладной поставщика. Если в доверенности указано 10 единиц, а отпускают 12, лишние две единицы сотрудник получить не вправе. Создавайте доверенность на основании заказа или счёта, чтобы количество совпадало автоматически.
По МЧД основные ошибки — неверный ИНН или СНИЛС доверенного лица (реестр отклоняет регистрацию), просроченный сертификат подписи руководителя и попытка использовать доверенность до завершения регистрации. Также помните: при увольнении сотрудника МЧД нужно отозвать через тот же журнал доверенностей, иначе полномочия формально сохранятся до конца срока.
Проверка результата и учёт выданных доверенностей
После оформления сверьте печатную форму с исходными данными: организация, сотрудник, поставщик, срок, перечень ценностей. Подписи руководителя и главного бухгалтера должны стоять до передачи доверенности сотруднику. Корешок формы М-2 подшивается в журнал учёта.
Когда сотрудник вернулся с товаром, доверенность вместе с накладной передаётся в бухгалтерию и подшивается к документам поступления. В учёте важно проконтролировать, что все выданные доверенности либо использованы, либо возвращены и погашены — «висящие» доверенности являются зоной риска при инвентаризации расчётов с подотчётными лицами.
Что важно запомнить
Бумажная доверенность создаётся в разделе «Покупки» → «Доверенности» или на основании заказа; перед созданием заполните карточки организации, сотрудника и контрагента. Для ЭДО используйте машиночитаемую доверенность и дождитесь её регистрации в реестре. При увольнении сотрудника доверенности аннулируйте.
Частые вопросы
Можно ли оформить доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?
Технически в 1С доверенность выдаётся элементу справочника физических лиц или сотрудников. Если получатель не работает в организации, заведите его как физическое лицо с паспортными данными — тогда документ сформируется корректно. Юридически такая доверенность допустима, но расширяет риски, поэтому на практике выдачу ограничивают штатными сотрудниками.
Что делать, если в меню нет пункта «Доверенности»?
Проверьте три причины: видимость команды в настройках навигации раздела «Покупки», права пользователя (роль на чтение и добавление доверенностей) и возможность открыть документ через «Все функции» → «Документы». Если документ недоступен даже администратору, уточните версию конфигурации — в старых или отраслевых решениях объект может называться иначе.
Обязательно ли регистрировать МЧД в реестре ФНС?
Для доверенностей от организаций в электронном документообороте и при взаимодействии с налоговой регистрация в распределённом реестре обязательна — без неё доверенность не имеет силы в этих процессах. Доверенности от физических лиц регистрируются в нотариальном реестре. Проверяйте актуальный статус в журнале МЧД в 1С.
Как отозвать машиночитаемую доверенность?
Откройте журнал машиночитаемых доверенностей, выберите действующую МЧД и выполните команду отзыва (аннулирования). Отзыв подписывается электронной подписью руководителя и отправляется в реестр — после обработки статус сменится на «Отозвана». До подтверждения отзыва доверенность формально продолжает действовать.
Можно ли изменить распечатанную доверенность после подписания?
Нет. Любые исправления в подписанной доверенности недопустимы — поставщик и проверяющие трактуют их как подделку. Если обнаружена ошибка, создайте в 1С новый документ с правильными данными, а ошибочный бланк уничтожьте и сделайте отметку в журнале учёта.
Нужна ли печать организации на доверенности?
Если организация использует печать (её наличие зафиксировано в уставе), оттиск ставится. Организации, официально отказавшиеся от печати, заверяют доверенность подписями уполномоченных лиц. Практическая рекомендация: уточните требования ключевых поставщиков — некоторые по внутренним регламентам просят бланк с печатью.