Документы и Печать · 11 мин
Как сделать доверенность в 1С:Предприятие
Как создать и распечатать доверенность на получение ТМЦ в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация: реквизиты, печатная форма, типичные ошибки.
Доверенность в 1С чаще всего оформляется на сотрудника, который получает товарно-материальные ценности у поставщика. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность» (или «Доверенность на получение ТМЦ»), из которого можно сразу распечатать унифицированную форму М-2 или произвольный бланк организации.
Логика работы простая: документ хранит реквизиты доверителя (организации), доверенного лица (сотрудника), поставщика и перечень получаемых ценностей. После заполнения доверенность печатается и подписывается руководителем, а уникальный номер и дата фиксируются в базе — это упрощает учёт выданных доверенностей и поиск при спорных ситуациях.
Ниже разобраны конкретные шаги для типовых конфигураций, отличия между версиями, способы печати и типичные ошибки, из-за которых доверенность приходится переоформлять.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Управление торговлей 11 доверенность обычно доступна в разделе «Продажи» → «Доверенности на получение товаров» или в разделе «НСИ и администрирование» через полный список документов. В 1С:Комплексной автоматизации и 1С:ERP документ ищут через «Продажи» или «Закупки» — группу «Оформление документов».
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа «Доверенность» в свежих релизах может не быть: форму М-2 там часто печатают из документа поступления или через внешнюю печатную форму. Если в меню документ не виден, откройте «Все функции» (или «Операции» → «Документы») и найдите «Доверенность» в алфавитном списке — иногда команда просто не выведена на панель разделов.
Быстрый способ проверить наличие документа — воспользоваться строкой поиска в программе (лупа в правом верхнем углу) и набрать «доверенность». Если документ есть в метаданных, система покажет и список, и команду создания.
Заполнение шапки документа
Создайте новый документ кнопкой «Создать» в списке доверенностей. Номер и дата присваиваются автоматически, но дату можно скорректировать — именно она станет датой выдачи доверенности. Поле «Организация» заполните, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам: от имени этой организации будут подставлены реквизиты доверителя.
В поле «Сотрудник» (или «Физическое лицо», «Доверенное лицо») выберите сотрудника из справочника. Программа подтянет из карточки физлица паспортные данные: серию, номер, кем и когда выдан документ. Если паспортные данные не заполнены в справочнике «Физические лица», в печатной форме окажутся пустые строки — проверьте их заранее в карточке сотрудника на вкладке «Документы» или «Личные данные».
Поле «Контрагент» (поставщик) определяет, у кого сотрудник получает ценности. В некоторых конфигурациях рядом есть поле «По документу» — туда указывают основание: номер и дату счёта, договора или накладной поставщика. Эта строка выводится на печать в строке «Доверенность выдана на получение материальных ценностей по…».
Срок действия и перечень ценностей
Срок действия доверенности задаётся либо датой «Действительна до», либо количеством дней — в зависимости от конфигурации. Законодательно максимальный срок для доверенностей организаций не ограничен, но на практике выдают на короткий период под конкретную поставку. Не оставляйте срок пустым: пустое поле в печатной форме — повод для поставщика отказать в отпуске товара.
Табличная часть «Товары» (или «Материальные ценности») заполняется номенклатурой, количеством и единицами измерения. Если доверенность создана на основании заказа, таблица уже заполнена — достаточно проверить количество. При ручном заполнении добавляйте строки кнопкой «Добавить» и подбирайте позиции из справочника «Номенклатура».
Если перечень большой или поставщик отпускает товар «по накладной», во многих формах допустимо указать в таблице одну строку вида «Товарно-материальные ценности по счёту № … от …». Но такая формулировка должна быть согласована с поставщиком: часть складов требует точный перечень с количеством.
- 1Откройте список «Доверенности» и нажмите «Создать» (или создайте на основании заказа поставщику)
- 2Заполните организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
- 3Проверьте паспортные данные сотрудника, подтянувшиеся из справочника
- 4Укажите срок действия и документ-основание (счёт или договор)
- 5Заполните табличную часть перечнем ценностей и количеством
- 6Запишите и проведите документ, затем нажмите «Печать» и выберите форму М-2 или шаблон организации
- 7Проверьте распечатанный бланк: номер, дату, паспорт, перечень — и передайте на подпись руководителю
Печать доверенности: форма М-2 и произвольные шаблоны
После записи документа нажмите кнопку «Печать» на командной панели. В типовых конфигурациях доступна унифицированная форма М-2 (с отрывной корешковой частью) или М-2а — для многократного получения ценностей. Хотя применение унифицированных форм не обязательно, многие поставщики по привычке требуют именно их.
Если организация использует собственный бланк, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Файл обработки (.epf) разрабатывается программистом под ваш макет и после регистрации появляется в меню «Печать» рядом со стандартными командами.
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте все поля: ФИО сотрудника полностью, паспортные данные, наименование поставщика без сокращений, перечень ценностей. Исправить ошибку после подписания доверенности нельзя — документ придётся переоформлять новым номером.
Особенности для разных конфигураций
В 1С:Управление торговлей 11 доверенность создаётся из карточки заказа поставщику: «Создать на основании» → «Доверенность на получение товаров». Документ попадает в журнал «Доверенности» раздела «Закупки», а статус выдачи можно отслеживать по связанным документам заказа.
В 1С:Бухгалтерии 8 штатной доверенности в актуальных релизах нет. Варианты обхода: печатать форму М-2 из внешней обработки, вести доверенности в отдельном самописном документе (для доработанных конфигураций) или оформлять бланк вне программы и прикладывать скан к документу поступления. Для бухгалтерии важнее сам факт поступления ТМЦ, который оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)».
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации доверенность связана с подсистемой закупок: документ можно вывести в список рабочего места кладовщика или менеджера по закупкам, настроить права так, чтобы создавать доверенности могли только уполномоченные сотрудники.
Сравнение вариантов оформления
Подходит для УТ 11, КА, ERP. Номер и дата учитываются в базе, печать М-2 из коробки. Ограничение: в БП 8 документа может не быть.
Подходит, когда нужен фирменный бланк или доверенность в БП 8. Ограничение: требует разработки макета и подключения обработки.
Допустимо при разовой выдаче. Ограничение: нет учёта номеров в базе, сложнее контролировать выданные доверенности.
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — незаполненные паспортные данные сотрудника в справочнике «Физические лица». На печать выходит бланк с пустыми строками «паспорт серия, номер», и такую доверенность склад поставщика не примет. Проверяйте карточку физлица до печати, а не после.
Вторая ошибка — расхождение наименования поставщика в доверенности и в сопроводительных документах. Если в доверенности указано сокращённое или устаревшее название контрагента, а в накладной — полное, отпуск товара могут задержать. Обновляйте данные контрагента из официальных источников перед оформлением.
Третья типичная ситуация: доверенность оформлена на сотрудника, который в день получения отсутствует, и товар пытается получить другой человек. Доверенность персональна и непередаваема — переоформите документ на фактического получателя, это займёт несколько минут.
Проверка результата и учёт выданных доверенностей
После печати сверьте бланк по контрольным точкам: номер и дата совпадают с документом в базе, организация-доверитель указана с ИНН и адресом, ФИО и паспорт сотрудника читаются полностью, перечень ценностей соответствует заказу. Доверенность подписывает руководитель (или лицо с правом подписи) и заверяет печатью организации, если она используется.
В журнале доверенностей удобно вести контроль: отбор по сотруднику покажет все выданные ему документы, отбор по контрагенту — доверенности конкретному поставщику. Если конфигурация поддерживает пометку использования, отмечайте исполненные доверенности, чтобы видеть «висящие» неиспользованные.
Как проверить результат
Совпадают с документом в базе
Расхождение — перепечатайте из правильного документа
Серия, номер, кем выдан — все строки заполнены
Пустые поля — заполните карточку физлица и перепечатайте
Позиции и количество совпадают с заказом или счётом
Лишние или отсутствующие позиции — отредактируйте табличную часть
Подпись руководителя и оттиск на месте до выдачи сотруднику
Бланк без подписи — доверенность недействительна
Часто задаваемые вопросы
Нет документа «Доверенность» в меню. Что делать?
Откройте «Все функции» (через главное меню или Shift+Ctrl+F в тонком клиенте) и найдите «Доверенность» в списке документов. Если документа нет и там — в вашей конфигурации он не предусмотрен (типично для 1С:Бухгалтерии): используйте внешнюю печатную форму или оформляйте бланк отдельно.
Можно ли распечатать доверенность без проведения документа?
В большинстве конфигураций печать доступна после записи документа, проведение не обязательно — у доверенности часто нет движений по регистрам. Но записать документ нужно, иначе команда «Печать» будет недоступна.
Как оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?
Типовой документ рассчитан на одно доверенное лицо. Для нескольких сотрудников создайте отдельную доверенность на каждого — это быстрее через кнопку «Скопировать» в журнале документов с заменой сотрудника.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет, организация вправе разработать собственный бланк с обязательными реквизитами первичного документа. Однако многие поставщики привыкли к М-2, поэтому типовая форма снижает риск отказа в отпуске товара.
Что делать, если данные сотрудника изменились после выдачи доверенности?
Напечатанную доверенность исправлять нельзя. Обновите паспортные данные в справочнике «Физические лица», создайте новый документ с новым номером, а старый бланк уничтожьте или пометьте как аннулированный.
Можно ли отправить доверенность поставщику в электронном виде?
Скан-копию поставщик обычно принимает только для предварительной проверки. При получении товара, как правило, требуется оригинал с подписью. Условия уточняйте у конкретного контрагента.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С оформляется одноимённым документом: организация, сотрудник, поставщик, срок и перечень ценностей — затем печать формы М-2 или своего шаблона. Ключевые контрольные точки: заполненные паспортные данные сотрудника, точное наименование контрагента, актуальный срок действия и отсутствие ручных исправлений на бланке.