Документы и Печать · 12 мин
Как делать акты в 1С: практическое руководство
Как создать акт выполненных работ, сверки и списания в 1С: пошаговые инструкции, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт в 1С — это документ, которым фиксируют факт выполнения работ, оказания услуг, сверки расчётов, списания или передачи материалов. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ) название и расположение документа отличаются, но общая логика одинакова: документ заполняется, проводится и при необходимости распечатывается по унифицированной или собственной форме.
Чаще всего пользователи имеют в виду акт выполненных работ (оказанных услуг) — он создаётся в разделе продаж или покупок и формирует выручку либо расходы. Реже требуются акт сверки взаиморасчётов, акт списания и акт инвентаризации. Каждый из них оформляется отдельным видом документа со своими проводками и печатными формами.
Ниже разобраны основные сценарии: где искать нужный документ, как его заполнить, провести без ошибок, распечатать и исправить, если акт уже проведён. Инструкции ориентированы на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3, но логика применима и к другим решениям на платформе 1С:Предприятие 8.
Какие виды актов есть в 1С и когда какой использовать
Прежде чем создавать документ, определите его назначение. От этого зависит, какие проводки сформируются и какая печатная форма выведется. Путаница между видами актов — одна из самых частых причин ошибок в учёте.
Основные варианты в типовой 1С:Бухгалтерии:
- Реализация (акты, накладные) — акт выполненных работ или оказанных услуг покупателю. Формирует выручку, НДС и задолженность покупателя.
- Поступление (акты, накладные) — акт от поставщика. Формирует расходы и входящий НДС.
- Акт сверки взаиморасчётов — не влияет на учёт, служит для согласования задолженности с контрагентом.
- Списание материалов / Требование-накладная — для списания материалов в расход.
- Инвентаризация — документы инвентаризационной описи с выводом расхождений.
Если задача — выставить заказчику документ на оказанные услуги, нужен именно документ реализации с видом операции «Услуги (акт)». Если нужно просто согласовать долг с контрагентом без изменения учёта — используйте акт сверки, он не создаёт проводок.
Как выбрать нужный документ
Как создать акт выполненных работ (оказанных услуг)
Это самый востребованный сценарий. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт на услуги создаётся в разделе «Продажи». Последовательность действий:
- Откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные).
- Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид операции «Услуги (акт)».
- Укажите дату документа, контрагента и договор. Договор должен иметь вид «С покупателем».
- На вкладке «Услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру с типом «Услуга», укажите количество, цену и ставку НДС.
- Проверьте счета учёта (счёт доходов, счёт расчётов) — обычно они подставляются автоматически из настроек.
- Нажмите «Провести», затем «Печать → Акт об оказании услуг».
Номенклатура с типом «Услуга» обязательна: если выбрать товар, программа потребует склад и изменит логику документа. Если нужная услуга отсутствует в справочнике, создайте её прямо из документа, указав наименование, единицу измерения и ставку НДС.
Содержание услуги, которое попадёт в печатную форму, можно уточнить в колонке «Содержание» табличной части. Именно этот текст увидит заказчик в акте, поэтому формулируйте его так, как принято в договоре: например, «Оказание консультационных услуг по договору № 15 от 12.01 за январь».
- 1Продажи → Реализация (акты, накладные) → кнопка «Реализация» → «Услуги (акт)»
- 2Заполните контрагента, договор и дату
- 3Добавьте услуги в табличную часть, проверьте цены и НДС
- 4Проверьте счета учёта и счёт-фактуру при необходимости
- 5Проведите документ и распечатайте акт
- 6Сверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Как оформить акт сверки взаиморасчётов
Акт сверки не делает проводок и не меняет учёт — он только выводит данные о расчётах с контрагентом за период. Создаётся он в разделе «Покупки» или «Продажи» (в зависимости от версии — «Расчёты с контрагентами → Акты сверки взаиморасчётов»).
Порядок заполнения: укажите организацию, контрагента, период сверки и валюту. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов за выбранный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты. На вкладках «По данным организации» и «По данным контрагента» можно скорректировать суммы, если у второй стороны данные отличаются.
После проверки распечатайте акт по кнопке «Печать». Внизу формы автоматически выводится итоговое сальдо и расхождение, если оно есть. Если расхождение не равно нулю, перед отправкой контрагенту найдите причину: непроведённый документ, разница в датах оплаты или неотражённый счёт.
Акт списания и другие складские акты
Для списания материалов в расход в 1С:Бухгалтерии используется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Укажите склад, добавьте списываемые материалы с количеством, на вкладке «Счёт затрат» выберите счёт расходов и аналитику (подразделение, статью затрат). После проведения доступна печатная форма по форме М-11 или акт списания.
Если нужен акт на списание основных средств, используйте документ «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА». Он формирует печатную форму ОС-4 и закрывает остаточную стоимость объекта в учёте.
Для инвентаризации сначала создаётся «Инвентаризация товаров на складе» (фиксируются учётные остатки и вносятся фактические), затем на её основании автоматически формируются документы оприходования излишков и списания недостач. Печатные формы — ИНВ-3, ИНВ-19 и сличительная ведомость ИНВ-18.
Печать и подписание акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в проведённом документе. Для акта услуг доступны варианты: «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ», а при подключённых внешних формах — дополнительные макеты. Подписи и печать в форму подставляются из карточки организации: проверьте, что в разделе «Главное → Реквизиты организации» заполнены руководитель, главный бухгалтер и полномочия подписантов.
Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт можно отправить прямо из документа кнопкой «ЭДО → Отправить». Подписанный электронный акт юридически равнозначен бумажному при соблюдении требований к обмену документами.
Нумерация актов ведётся автоматически в пределах года. Если нужен особый префикс или формат номера, он задаётся в настройках нумерации, но менять его в середине периода не рекомендуется — возможны дубли номеров.
Перед массовой печатью актов в конце месяца удобно воспользоваться обработкой групповой печати: в журнале «Реализация (акты, накладные)» выделите нужные документы списком и вызовите печать для всех сразу. Это заметно быстрее, чем открывать каждый акт по отдельности.
Как проверить результат и исправить ошибки
После проведения акта откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») и убедитесь, что сформировались ожидаемые записи: для реализации услуг это обычно Дт 62.01 — Кт 90.01.1 на сумму выручки и Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС. Если проводок нет или счета неверные, проверьте счета учёта в документе и настройки счетов для номенклатуры.
Дополнительная проверка — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 или «Анализ субконто» по контрагенту: задолженность покупателя должна увеличиться на сумму акта. Для акта сверки контроль простой: сальдо в акте должно совпадать с сальдо по счетам расчётов в ОСВ.
Если акт проведён ошибочно, есть два пути. Документ текущего периода можно распровести, исправить и провести заново. Документ закрытого периода лучше не трогать: внесите исправление корректировочным документом («Корректировка реализации») или сторнирующей операцией в текущей дате — так сохраняется аудиторский след.
Как проверить результат
Есть записи по выручке и НДС с корректными счетами
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Задолженность выросла на сумму акта
Сальдо не изменилось — документ не проведён
Заполнены подписанты, реквизиты, суммы совпадают с документом
Пустые поля подписантов или расхождения сумм
Сальдо в акте равно сальдо по счетам расчётов
Расхождение — есть непроведённые или пропущенные документы
Типичные ошибки при работе с актами
Большинство проблем с актами связано не с самой программой, а с организационными моментами: неверно выбранным договором, датой документа или типом номенклатуры. Разберём самые частые.
Отдельного внимания заслуживает дата документа. Акт должен быть датирован фактическим периодом оказания услуг. Если выставить акт «задним числом» в уже закрытый квартал, программа предложит перепровести документы, а НДС и выручка сместятся — это почти всегда означает уточнённую отчётность.
Ещё одна распространённая ситуация — дубли актов, когда один и тот же документ создают дважды (например, вручную и загрузкой из ЭДО). Перед созданием акта проверьте журнал реализаций по контрагенту за период: возможно, документ уже существует.
Часто задаваемые вопросы
Как создать акт на основании счёта или заказа покупателя?
Откройте исходный документ (счёт на оплату или заказ покупателя) и нажмите кнопку «Создать на основании → Реализация (акты, накладные)». Программа перенесёт контрагента, договор и табличную часть автоматически — останется проверить дату, цены и провести документ.
Можно ли изменить проведённый акт?
Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Учтите, что если акт уже отправлен контрагенту или по нему выставлен счёт-фактура, изменения нужно согласовать со второй стороной и при необходимости выставить исправленный счёт-фактуру.
Почему в печатной форме акта пустые поля подписантов?
Данные подписантов берутся из карточки организации. Откройте «Главное → Реквизиты организации» и проверьте поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер» на вкладке подписей. После заполнения переформируйте печатную форму — данные подтянутся автоматически.
Как выставить акт без НДС?
В табличной части документа в колонке «НДС» выберите ставку «Без НДС». В этом случае счёт-фактура, как правило, не формируется, а в печатной форме акта в графе налога будет указано «Без НДС». Убедитесь, что применение ставки соответствует вашей системе налогообложения.
Чем акт сверки отличается от акта выполненных работ?
Акт выполненных работ — учётный документ: он формирует выручку, НДС и задолженность. Акт сверки — справочный документ для согласования взаимных расчётов, он не создаёт проводок и не влияет на учёт. Использовать акт сверки вместо акта выполненных работ для отражения выручки нельзя.
Как распечатать сразу несколько актов?
В журнале «Реализация (акты, накладные)» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl или Shift, затем нажмите «Печать» и выберите форму акта. Программа сформирует один общий печатный документ со всеми актами, который можно отправить на принтер или сохранить в PDF.
Что важно запомнить
Акт услуг создаётся документом «Реализация (акты, накладные)» с операцией «Услуги»: заполните контрагента, договор и табличную часть, проведите и распечатайте. Акт сверки — отдельный справочный документ без проводок. Перед печатью проверяйте проводки по «Дт/Кт» и заполнение подписантов, а документы закрытых периодов исправляйте корректировками, а не прямым редактированием.